अपनी फाइलिंग सिस्टम मास्टर!
अपना फाइलिंग सिस्टम व्यवस्थित करने के लिए समय लेना महत्वपूर्ण है। जबकि सभी को पेपरलेस कार्यालय होना अच्छा लगेगा, वास्तविकता यह है कि कई छोटे व्यवसायों को अभी भी चालान , रसीद इत्यादि जैसे कागजात दस्तावेजों को स्टोर करने की आवश्यकता होती है और आवश्यकता होने पर उन्हें आसानी से पुनर्प्राप्त करने में सक्षम होते हैं।
फाइलिंग रसीद ठीक से महत्वपूर्ण है; एक गैर-मौजूद या गन्दा फाइलिंग सिस्टम आयकर समय पर अतिरिक्त प्रयास के दिन जोड़ सकता है क्योंकि आप लापता रसीदों के कारण कर कटौती पर ध्यान नहीं देना चाहते हैं।
और यदि आपका व्यवसाय किसी ऑडिट के अधीन है और आप अपने खर्चों के समर्थन में आवश्यक दस्तावेज तैयार करने में असमर्थ हैं तो आपके दावों को खारिज कर दिया जाएगा और आपकी कर वापसी का फिर से मूल्यांकन किया जाएगा ।
एक छोटे से व्यवसाय के मालिक के रूप में , आपको अपने डेस्क पर तेज़ी से और आसानी से काम करने में सक्षम होना चाहिए। हालांकि एक पेपर फाइलिंग सिस्टम स्थापित करना मुश्किल लगता है, यह अपेक्षाकृत आसान काम है जिसे कुछ फाइलिंग युक्तियों और चालों से आसान बनाया जा सकता है।
अपनी फाइलिंग सिस्टम कैसे व्यवस्थित करें
(1) कुछ मिनटों के लिए अपनी मेज पर बैठें और पता लगाएं कि आप सहजता से चीजों की तलाश करेंगे।
मेरे वर्कस्टेशन के दाईं ओर एक दराज है। जब मैंने पहली बार अपनी फाइलिंग प्रणाली स्थापित की, तो मेरे पास इसमें कुछ भी नहीं था। जब मैं पेन, पेपरक्लिप्स या मेरे स्टेपलर की तलाश करता था, तो यह पहली जगह थी जिसे मैं देखता था, भले ही मुझे पता था कि यह खाली था। तो स्वाभाविक रूप से मैंने उस दराज में पेन, पेपरक्लिप्स और स्टेपलर डाला। मेरे लिए, यह उन वस्तुओं के लिए प्राकृतिक घर था।
हर कोई इस दृष्टिकोण से अलग होगा और एक व्यक्ति के लिए क्या काम करता है वह दूसरे के लिए काम नहीं कर सकता है। अपने प्राथमिक कार्यक्षेत्र पर बैठने के लिए कुछ मिनट लें और उपकरण, आपूर्ति और फ़ाइलों तक पहुंचें। यह आपको व्यक्तिगत रूप से उन वस्तुओं को दर्ज करने के लिए आदर्श स्थान स्थापित करने में आपकी सहायता करेगा।
(2) अब जब आप जानते हैं कि आप स्वाभाविक रूप से जानकारी की तलाश करेंगे, तो आपको यह निर्धारित करना होगा कि वर्णमाला, संख्यात्मक या विषय फाइलिंग सिस्टम आपके लिए सबसे अच्छा काम करेगा या नहीं।
आप अपने कागजी कार्य को श्रेणियों को दर्ज करने में कैसे व्यवस्थित करेंगे (यानी व्यय, वित्तीय, विपणन )?
आप बैंक व्यय, उपयोगिता बिल, कार्यालय व्यय रसीदें, वाहन लाभ लॉग इत्यादि जैसे व्यवसाय व्यय से संबंधित कागजी कार्य कैसे प्राप्त करते हैं? ग्राहक की जानकारी के बारे में क्या - क्या आप क्लाइंट के नाम के अनुसार चीजों की खोज करते हैं? संदर्भ संख्या से? यह एक महत्वपूर्ण कदम है, क्योंकि यह निर्धारित करेगा कि आप अपनी फाइलिंग प्रणाली कैसे रखेंगे। एक बार जब आप यह निर्धारित कर लें कि आप कौन सी श्रेणियों का उपयोग करेंगे, तो तय करें कि आपको आगे जाने और उपश्रेणियां बनाने की आवश्यकता है या नहीं। अपने फाइलिंग सिस्टम के लिए कुछ भी खरीदने से पहले ऐसा करें।
(3) अगला, मोटे तौर पर अपनी भंडारण आवश्यकताओं को निर्धारित करें।
क्या आपके पास दैनिक आधार पर बड़ी संख्या में फाइलें हैं? क्या आप केवल अपनी फाइलों को साप्ताहिक एक्सेस करते हैं? जवाब निर्धारित करेंगे कि आपको डेस्कटॉप फ़ाइल धारक की आवश्यकता है, जो आपके डेस्क के करीब दो दराज फाइलिंग कैबिनेट या कमरे में चार दराज पार्श्व फाइलिंग कैबिनेट की आवश्यकता है।
सावधानी से चुनें। फाइलिंग अलमारियों को देखते समय विकास के लिए अनुमति दें - उन फ़ाइलों को दो बार समायोजित करने के लिए कुछ खरीदें जो आपको लगता है कि अब आपके पास होगा। यह आपके फाइलिंग सिस्टम का सहारा लेना और पुनर्गठन करने की संख्या को सीमित करेगा।
(4) स्पष्टता और आसान पहुंच के लिए एक अच्छी लेबलिंग प्रणाली में निवेश करें।
फ़ाइल लेबल को पढ़ने में सक्षम होने के कारण स्पष्ट लगता है, लेकिन लेबलिंग में स्पष्टता आपको कल्पना करने की तुलना में अधिक फाइलिंग समय बचाएगी ।
अधिकांश कंपनियां जो लेबल बनाती हैं वे टेम्पलेट प्रदान करती हैं जो सबसे लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत होती हैं। आप छोटे लेबल बनाने वाले सिस्टमों में से एक पर विचार करना चाह सकते हैं जो अब व्यक्तिगत मेलिंग लेबल प्रिंट कर सकते हैं। डबल ड्यूटी करने वाले आइटम आमतौर पर एक बुद्धिमान निवेश होते हैं।
(5) अब आप फाइल फ़ोल्डर्स खरीदने के लिए तैयार हैं।
सबसे अच्छा निवेश रंगीन हैंगिंग फ़ोल्डरों को खरीदना है (सुनिश्चित करें कि प्लास्टिक लेबल टैब शामिल हैं) और सादा मनीला फ़ाइल फ़ोल्डर्स। रंगीन हैंगिंग फ़ोल्डर्स दो कारणों से सबसे अच्छे हैं:
- वे आसानी से उपलब्ध हैं
- वे श्रेणियों को पहचानना आसान बनाते हैं
उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी सभी क्लाइंट फ़ाइलों को पीले हैंगिंग फ़ोल्डर्स में डालते हैं, ब्लू फ़ोल्डरों में वित्तीय जानकारी और लाल फ़ोल्डर्स में मार्केटिंग से संबंधित कुछ भी, तो आप आसानी से देख सकते हैं कि आपको किसी विशेष फ़ाइल के लिए कहां खोजना चाहिए।
सरल सबसे अच्छा है
केआईएसएस सिद्धांत एक फाइलिंग सिस्टम स्थापित करने के लिए लागू होता है जिसका उपयोग करना आसान है और साथ बढ़ना आसान है। इसे सरल प्रेमी रखें! विस्तृत विषय श्रेणियां आपको बढ़ने के साथ ही नई फ़ाइलों को आसानी से जोड़ने की अनुमति देगी, और नियमित रूप से आपके फाइलिंग सिस्टम को अपग्रेड या पुनर्गठित करने की आवश्यकता को खत्म कर देगी।
इसे सरल रखना आपके समग्र दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के हिस्से के रूप में आपके पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को एकीकृत करना भी आसान बना देगा।
जहां संभव हो पेपरलेस जाओ
यदि आप अपने व्यवसाय को हरा करने और "पेपरलेस कार्यालय" में बदलाव करने की कोशिश कर रहे हैं तो आप व्यय रसीदों को स्कैन कर सकते हैं और उन्हें अपनी अन्य डिजिटल एकाउंटिंग जानकारी के साथ स्टोर कर सकते हैं। कुछ नए क्लाउड-आधारित एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन मोबाइल ऐप के जरिए इसकी सुविधा प्रदान करते हैं जो आपको एक व्यय रसीद का मोबाइल फोन स्नैप लेने और फ्लाई पर रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है ( कनाडाई छोटे व्यवसायों के लिए सर्वश्रेष्ठ लेखा सॉफ्टवेयर देखें)।
ध्यान रखें कि पेपर प्रतियां या व्यय रसीदों की डिजिटल छवियां आम तौर पर कनाडा राजस्व एजेंसी (सीआरए) को स्वीकार्य होती हैं बशर्ते वे स्पष्ट रूप से सुस्पष्ट हों। यदि नहीं, तो सीआरए दस्तावेज के लिए लेखापरीक्षा या नियमित अनुरोध के दौरान मूल कागजात दस्तावेजों को देखने की मांग कर सकता है, इसलिए मूल हमेशा निर्धारित समय के लिए रखा जाना चाहिए। (देखें कि मुझे अपने व्यवसाय के रिकॉर्ड कब तक रखना है? अधिक जानकारी के लिए।)