सीआरए या आईआरएस के लिए आपको कितनी देर तक व्यापार रिकॉर्ड्स रखना चाहिए?

कनाडा और अमेरिका में वर्षों की संख्या अलग है

प्रश्न: मुझे अपने व्यवसाय के रिकॉर्ड कब तक रखना है?

उत्तर:

कर उद्देश्यों के लिए, कनाडा राजस्व एजेंसी (सीआरए) आपके कर रिटर्न की समीक्षा करने और / या अपने छोटे व्यवसाय की ऑडिट करने का फैसला करने के मामले में आपको छह साल तक अपने आयकर रिटर्न और अन्य व्यावसायिक रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता है। ( सीआरए ऑडिट नहीं चाहते हैं? इन 10 लाल झंडे से बचें ।) इसमें पेपर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में रिकॉर्ड शामिल हैं और इसमें कटौती योग्य व्यय के लिए आय और दावों के लिए सभी सहायक दस्तावेज शामिल होना चाहिए।

यूएस कर रिटर्न के लिए, "अपनी मूल वापसी दायर की तारीख से तीन साल के लिए रिकॉर्ड रखें या टैक्स का भुगतान करने की तारीख से दो साल , जो भी बाद में हो, यदि आप अपनी वापसी दर्ज करने के बाद क्रेडिट के लिए दावा करते हैं या धनवापसी करते हैं। यदि आप बेकार प्रतिभूतियों या खराब ऋण कटौती से नुकसान के लिए दावा दायर करते हैं तो सात साल के लिए रिकॉर्ड "(आईआरएस)।

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असल में, कनाडा राजस्व एजेंसी (सीआरए) कहती है कि "यदि आप समय पर अपनी वापसी दर्ज करते हैं , तो कराधान वर्ष के अंत के बाद कम से कम छह साल के लिए अपने रिकॉर्ड रखें, जिसमें वे संबंधित हैं" (जोर दिया गया)। हालांकि, छः वर्ष उस अवधि के अंत से हैं जिसके लिए टैक्स रिटर्न दाखिल किया गया था, इसलिए 2015 में दायर कर रिटर्न के लिए आपको 3121 के 31 दिसंबर तक (सात दिनों से कम एक दिन तक रिकॉर्ड रखना होगा)। ज्यादातर व्यवसाय भ्रम से बचने के लिए अपने रिकॉर्ड सात साल तक रखते हैं।

यदि आपके रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप में हैं तो उन्हें सीआरए द्वारा पठनीय प्रारूप में उपलब्ध होना चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने की आवश्यकताओं के बारे में अतिरिक्त जानकारी के लिए सीआरए परिपत्र आईसी05-1आर 1 इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने की सुविधा देखें।

आईआरएस सबसे लोकप्रिय लेखांकन सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों से इलेक्ट्रॉनिक लेखा रिकॉर्ड स्वीकार कर सकता है और मुद्रित पेपर को कम करने और अनुवर्ती अनुरोधों की आवश्यकता को कम करने के लिए इनसे अनुरोध कर सकता है।

अगर मैं कर निर्णय अपील कर रहा हूं तो क्या होगा?

कनाडाई कर रिटर्न के लिए सीआरए यह भी सावधानी बरतता है कि यदि आपने कर आपत्ति या अपील दायर की है , तो आपको जारी होने तक अपने रिकॉर्ड रखना चाहिए, और जब तक कोई और अपील दायर करने की समय सीमा समाप्त नहीं हो जाती है (जिसका अर्थ है कि किसी के लिए रिकॉर्ड रखना विशेष वित्तीय वर्ष छह साल से अधिक लंबा)।

एक अमेरिकी कर निर्णय अपील करते समय भी लागू होता है - अपील प्रक्रिया पूरी होने तक सभी रिकॉर्ड रखें।

ध्यान दें कि सभी पेपर पत्राचार की प्रतियों को रखने के अलावा कर निर्णय को अपील करते समय आपको तारीख, समय और वार्तालाप के विषय सहित कर अधिकारियों के साथ हर मीटिंग या टेलीफोन वार्तालाप के लिखित रिकॉर्ड भी रखना चाहिए। पूरी तरह से रिकॉर्ड रखने से एक सफल अपील की आपकी बाधाओं में वृद्धि होगी।

क्या मैं छह साल के नियम के लिए अपवाद प्राप्त कर सकता हूं?

यदि आप छः वर्ष की न्यूनतम अवधि समाप्त होने से पहले कनाडा में अपने व्यावसायिक रिकॉर्ड का निपटान करना चाहते हैं, तो आपको अपने कर सेवाओं के कार्यालय के निदेशक से लिखित अनुमति प्राप्त करने की आवश्यकता है। इसके लिए उपयोग करने के लिए फॉर्म टी 137 है, पुस्तकें और रिकॉर्ड्स के विनाश के लिए अनुरोध। कनाडा राजस्व एजेंसी अपवाद नहीं दे सकती है या नहीं। यदि आप सीआरए से अनुमति के बिना छह साल से पहले अपने पेपर या इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को नष्ट करते हैं तो आप अभियोजन पक्ष के अधीन हो सकते हैं।

ध्यान दें कि सीआरए यह भी मांग कर सकता है कि कुछ या सभी रिकॉर्ड एक अतिरिक्त अवधि के लिए बनाए रखा जाए।

अगर मैं अपना व्यवसाय बंद करता हूं तो क्या होगा?

यदि आपका व्यवसाय शामिल नहीं है (उदाहरण के लिए यह एकमात्र स्वामित्व या साझेदारी है ) तो आपको पिछले कर वर्ष के अंत से छह साल तक अपने रिकॉर्ड बनाए रखना होगा। एक निगमित व्यवसाय को निगम के विघटन की तारीख से दो साल के लिए रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए।

क्या होगा यदि मेरे रिकॉर्ड्स खो गए, चोरी हो गए, या नष्ट हो गए (आग, बाढ़, इत्यादि)?

यदि आपने कटौती का दावा किया है लेकिन सीआरए या आईआरएस द्वारा अनुरोध किए जाने पर उचित सहायक दस्तावेज़ीकरण नहीं दे सकता है तो आपके दावों से इनकार किया जा सकता है। यदि रिकॉर्ड भगवान के एक अधिनियम द्वारा चोरी या नष्ट हो गए हैं, या यदि आप चोरी या विनाश के साक्ष्य की आपूर्ति कर सकते हैं, जैसे नुकसान की तस्वीरें, पुलिस की प्रतियां या अग्नि रिपोर्ट इत्यादि।

सीआरए / आईआरएस आपके दावों को अधिक अनुकूलता से देख सकता है। हालांकि, कटौती का दावा करते समय सबूत का बोझ करदाता पर होता है ।

यह सुनिश्चित करने के लिए सभी उचित उपाय करना आपकी ज़िम्मेदारी है कि आपके पेपर / इलेक्ट्रॉनिक किताबें और अभिलेखों की सुरक्षा की जाये , चाहे आपके खुद के व्यावसायिक परिसर में हों या किसी तीसरे पक्ष (जैसे एकाउंटेंट या बुककीपर) द्वारा रखा जाए। बैकअप मीडिया को या बैकअप मीडिया या क्लाउड स्टोरेज पर सुरक्षित संग्रहण या (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए) में रखा जाना चाहिए।

यदि आपके पास बैकअप प्रतियां नहीं हैं तो आपको अपने रिकॉर्ड की प्रतियों के लिए बैंकों, क्रेडिट कार्ड कंपनियों, आपूर्तिकर्ताओं इत्यादि से संपर्क करके अपने रिकॉर्ड पुनर्निर्माण के लिए हर संभव प्रयास करना होगा। आपको सीआरए या आईआरएस के साथ बातचीत करने के लिए कर वकील की सहायता की भी आवश्यकता हो सकती है।

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