डिजिटल फाइलों के लिए फ़ाइल प्रबंधन युक्तियाँ
डेस्कटॉप, लैपटॉप या मोबाइल उपकरणों पर स्थानीय रूप से दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के अलावा अधिक से अधिक व्यवसाय क्लासिक का उपयोग मूल व्यावसायिक अनुप्रयोगों और फ़ाइल संग्रहण के लिए कर रहे हैं। (देखें क्लाउड कंप्यूटिंग क्यों छोटे व्यवसायों और क्लाउड कंप्यूटिंग के 5 नुकसान के लिए आदर्श है । )
भंडारण मुद्दे को और जटिल बनाना कर्मचारियों के बीच दस्तावेज़ साझा करने के लिए कई व्यवसायों की आवश्यकता है।
किसी कार्यालय के भीतर यह आमतौर पर फ़ाइल सर्वर या नेटवर्क संलग्न स्टोरेज डिवाइस (NAS) का उपयोग करके पूरा किया जाता है। यदि साझा मोबाइल एक्सेस की आवश्यकता है, तो क्लाउड में दस्तावेज़ संग्रहीत किए जा सकते हैं और एक्सेस अनुमतियां असाइन करके साझा किए जा सकते हैं। इसका सब कुछ क्लाउड में संग्रहीत किसी व्यक्ति के दस्तावेज़ों और कुछ स्थानीय रूप से, और यहां तक कि व्यक्तिगत दस्तावेज़ केवल एक ही स्थान पर संग्रहीत किए गए फ़ाइल प्रबंधन दुःस्वप्न हो सकते हैं।
संगठन इलेक्ट्रॉनिक फाइल प्रबंधन की कुंजी है
जहां भी दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाते हैं, उन्हें व्यवस्थित और अद्यतित रखना महत्वपूर्ण है। इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल प्रबंधन का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि आप जो भी खोज रहे हैं उसे ढूंढ सकें, भले ही आप इसे सृजन के बाद सालों की तलाश कर रहे हों।
अधिकांश व्यावसायिक लोग एक समय में या दूसरे ग्राहक कॉल करने की शर्मनाक स्थिति में होते हैं और प्रासंगिक चालान या अन्य महत्वपूर्ण ग्राहक दस्तावेज़ों को तुरंत ढूंढने में सक्षम नहीं होते हैं।
समान रूप से कष्टप्रद सालाना अंत में एकाउंटेंट के लिए कंपनी खातों से संबंधित दस्तावेज़ों को खोजने की कोशिश कर रहा है या इससे भी बदतर, करदाता ।
डिजिटल दस्तावेज़ों का उचित संगठन विशेष रूप से साझा वातावरण में महत्वपूर्ण है - यदि आपके कर्मचारियों में से कोई अनुपस्थित है (अस्थायी रूप से या स्थायी रूप से!) तो आप उस व्यक्ति द्वारा बनाए गए या प्रबंधित किए गए किसी दस्तावेज़ को आसानी से ढूंढने में सक्षम होना चाहिए।
(ध्यान दें कि असंतुष्ट, प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों के साथ डेटा समस्याओं का संभावित नुकसान आपके व्यापार डेटा की रक्षा करने का एक और कारण है। बिजनेस डेटा प्रोटेक्शन के 6 नियम देखें)।
ये फ़ाइल प्रबंधन युक्तियाँ आपकी फ़ाइलों को सुलभ रखने में आपकी सहायता करेंगी:
1. प्रोग्राम फ़ाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट स्थापना फ़ोल्डर का उपयोग करें।
एप्लिकेशन प्रोग्राम इंस्टॉल करते समय डिफ़ॉल्ट फ़ाइल स्थानों का उपयोग करें। विंडोज के तहत, सम्मेलन अनुप्रयोग कार्यक्रम फाइलों के तहत (ड्राइव पत्र:) -> प्रोग्राम फ़ाइलें निर्देशिका के अंतर्गत रहते हैं। कहीं और एप्लिकेशन इंस्टॉल करना भ्रमित और अनावश्यक है।
2. सभी दस्तावेजों के लिए एक जगह।
सभी दस्तावेज़ों को एक "रूट" फ़ोल्डर के नीचे रखें। विंडोज वातावरण में एक उपयोगकर्ता के लिए डिफ़ॉल्ट स्थान मेरा दस्तावेज़ फ़ोल्डर है।
फ़ाइल साझा करने वाले वातावरण में ऐसा करने का प्रयास करें। एक रूट रूट फ़ोल्डर बनाएं (उदाहरण के लिए "साझा दस्तावेज़" कहा जाता है) और रूट फ़ोल्डर के अंदर उप फ़ोल्डरों में सभी दस्तावेज़ों को स्टोर करें। सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए एक ही स्थान होने से चीजों को ढूंढना और बैकअप और अभिलेखागार चलाने में आसान बनाता है।
3. लॉजिकल पदानुक्रम में फ़ोल्डर्स बनाएं।
ये आपके कंप्यूटर के फाइलिंग कैबिनेट के दराज हैं, इसलिए बोलने के लिए। अपने फ़ोल्डर्स को नाम देने के लिए सादा भाषा का प्रयोग करें; आप भविष्य में फ़ोल्डरों की इस सूची को देखना नहीं चाहते हैं और सोच रहे हैं कि "टीएफके" या जो भी अन्य दिलचस्प संक्षेप आपने खोजा है उसका मतलब है।
4. फ़ोल्डरों के भीतर नेस्ट फ़ोल्डर।
आवश्यकता के रूप में इन मुख्य फ़ोल्डरों के भीतर अन्य फ़ोल्डर्स बनाएं। उदाहरण के लिए, " चालान " नामक फ़ोल्डर में "2018", "2017" और "2016" नामक फ़ोल्डर्स हो सकते हैं। किसी क्लाइंट के लिए नामित फ़ोल्डर में फ़ोल्डर "ग्राहक डेटा" और "पत्राचार" शामिल हो सकते हैं। लक्ष्य सूचीबद्ध है कि अनाथ फाइलों का समूह गुच्छा करने के बजाए फ़ोल्डर में प्रत्येक फ़ाइल को फ़ोल्डर में रखना है।
हालांकि, जटिल, गहराई से स्तरित फ़ोल्डर संरचनाएं न बनाएं। जहां भी संभव हो इसके बजाय वर्णनात्मक फ़ाइल नामों का उपयोग करें।
5. फाइल नामकरण सम्मेलनों का पालन करें।
कुछ ऑपरेटिंग सिस्टम (जैसे यूनिक्स) रिक्त स्थान को फ़ाइल या फ़ोल्डर नामों में अनुमति नहीं देते हैं, इसलिए यदि आपका कंप्यूटिंग वातावरण मिश्रित है तो इससे बचें। इसके बजाय अंडरस्कोर को एक डिलीमीटर के रूप में उपयोग करें (उदाहरण के लिए Doe_John_Proposal.doc।) अन्य वर्ण जैसे /? <> \: * | "^ विंडोज के तहत फ़ाइल या फ़ोल्डर नामों में भी निषिद्ध हैं।
आसान पहचान और पुनर्प्राप्ति के लिए वर्णनात्मक फ़ाइल नामों का उपयोग करें लेकिन ओवरबोर्ड पर न जाएं - फ़ाइल / पथ नामों की लंबाई सीमाएं हैं जो ऑपरेटिंग सिस्टम के बीच भिन्न होती हैं। विंडोज के तहत फ़ाइल के लिए अधिकतम पूर्ण पथ लंबाई (जैसे ड्राइव अक्षर + फ़ोल्डर नाम + फ़ाइल नाम) 260 वर्ण हैं। जहां भी संभव हो, सामान्य संक्षेपों का प्रयोग करें, जैसे कि जनवरी के लिए जनवरी या कॉर्प फॉर कॉरपोरेशन।
6. विशिष्ट रहें।
इलेक्ट्रॉनिक फाइलों को तार्किक, विशिष्ट नाम दें और यदि संभव हो तो फ़ाइल नामों में तिथियां शामिल करें। फ़ाइलों का नामकरण करने का लक्ष्य यह बताने में सक्षम होना है कि फ़ाइल को खोलने और देखने के बिना फ़ाइल क्या है। इसलिए यदि दस्तावेज़ एक ग्राहक को एक पत्र है जो उसे याद दिलाता है कि भुगतान अतिदेय है, तो इसे "overdue_20180115" जैसे कुछ कहते हैं; "पत्र" जैसे कुछ की बजाय। आप कैसे जानेंगे कि इसे खोलने के बिना पत्र कौन है?
यदि आप ईमेल या पोर्टेबल डिवाइस के माध्यम से फ़ाइलों को साझा कर रहे हैं, तो हो सकता है कि फ़ाइल नाम में अधिक विशिष्ट जानकारी शामिल हो, क्योंकि फ़ोल्डर की जानकारी साझा फ़ाइल के साथ शामिल नहीं की जाएगी। उदाहरण के लिए, यदि आपका दस्तावेज़ मेरे दस्तावेज़ \ चालान \ 2017 \ ग्राहक \ Doe_John_20180416.doc में रहता है और फ़ाइल साझा या ईमेल की जाती है तो सभी प्राप्तकर्ता देखेंगे Doe_John_20170416.doc और यह नहीं बता सकता कि फ़ाइल एक ग्राहक है इसे खोलने के बिना चालान।
7. फ़ाइल के रूप में आप जाओ।
दस्तावेज़ को दर्ज करने का सबसे अच्छा समय तब होता है जब आप इसे पहली बार बनाते हैं। इसलिए अपने दस्तावेज़ को फ़ाइल करने के लिए "इस रूप में सहेजें" संवाद बॉक्स का उपयोग करने के साथ-साथ इसे नाम दें, इसे सही जगह पर सही स्थान पर रखें।
8. अपनी सुविधा के लिए अपनी फाइलें ऑर्डर करें।
यदि फ़ोल्डर्स या फाइलें हैं जिनका आप बहुत उपयोग करते हैं, तो उन्हें फ़ाइल सूची के शीर्ष पर उन्हें एक साथ नामित करके मजबूर करें! या फ़ाइल नाम की शुरुआत में एक एए।
9. नियमित रूप से अपनी फाइलों को खींचें।
कभी-कभी पुराना क्या है ऊपर "चालान" नामक फ़ोल्डर के उदाहरण के रूप में स्पष्ट है। यदि ऐसा नहीं है, तो पुराने फ़ोल्डरों को साफ़ करके अपने फ़ोल्डरों को अनचाहे रखें।
व्यवसाय से संबंधित फ़ाइलों को तब तक न हटाएं जबतक कि आप बिल्कुल निश्चित नहीं हैं कि आपको कभी भी फ़ाइल की आवश्यकता नहीं होगी। इसके बजाय, अपने रूट फ़ोल्डर के नीचे फ़ोल्डरों के अपने मुख्य संग्रह में, "पुराना" या "निष्क्रिय" नामक फ़ोल्डर बनाएं और जब आप उन्हें पार करते हैं तो पुरानी फाइलों को स्थानांतरित करें।
( सीआरए या आईआरएस के लिए आप कितने समय तक व्यापार रिकॉर्ड्स रखना चाहिए ? बताते हैं कि आपको अपने कर दायित्वों को पूरा करने के लिए कितने समय तक व्यवसाय रिकॉर्ड रखना चाहिए।)
10. नियमित रूप से अपनी फाइलों का बैकअप लें।
चाहे आप अपनी फ़ाइलों को किसी अन्य ड्राइव या टेप पर कॉपी कर रहे हों, फिर भी नियमित बैक अप रेजीमेन सेट अप करना और उसका पालन करना महत्वपूर्ण है। एक सफल बैकअप सिस्टम के लिए 3 कदम देखें।
अच्छा फ़ाइल प्रबंधन आपको यह आसान बनाता है कि आप क्या चाहते हैं
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का प्रबंधन करना आपके व्यवसाय के लिए एक समग्र दस्तावेज़ प्रबंधन रणनीति का हिस्सा होना चाहिए। एक उचित दस्तावेज़ प्रबंधन योजना में भंडारण, पुनर्प्राप्ति, बैकअप और सुरक्षा सहित दस्तावेज़ों को संभालने के सभी पहलुओं को शामिल करना चाहिए।
खोज फ़ंक्शन एक अद्भुत चीज़ है लेकिन यह किसी फ़ोल्डर या फ़ाइल पर सीधे जाने में सक्षम होने की आसानी से मेल नहीं खाएगा। यदि आप लगातार इन फ़ाइल प्रबंधन युक्तियों का पालन करते हैं, भले ही आपको पता न हो कि कुछ कहां है, आपको पता है कि यह कहां होना चाहिए - जब आप जो खोज रहे हैं उसे ढूंढने के लिए एक बड़ा फायदा होता है। अच्छी फ़ाइल प्रबंधन प्रथाएं आपके व्यावसायिक समय और धन को बचाएंगी ।