जब समय प्रबंधन की बात आती है, तो यह पता लगाना कि समय का अधिक उत्पादक तरीके से उपयोग करना अक्सर एक चुनौती है। शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह ईमेल प्रबंधन है; यह एक ऐसा क्षेत्र है जो कई छोटे व्यापार मालिकों के लिए समय-हत्यारों की सूची में सबसे ऊपर है।
चूंकि ईमेल संचार का एक सतत रूप है, और हमारे पास आने वाले प्रवाह पर पूर्ण नियंत्रण नहीं है, इसलिए हमें अपनी उत्पादकता में सुधार करने के लिए काम करना होगा कि हम कैसे प्राप्त करते हैं, व्यवस्थित करते हैं, जवाब देते हैं और यहां तक कि ईमेल के बारे में भी सोचते हैं। नीचे दी गई युक्तियां आपको अपने ईमेल को प्रबंधित करने के लिए एक प्रणाली बनाने में मदद करेंगी जिससे उत्पादकता का समर्थन करने के बजाय उत्पादकता का समर्थन किया जा सके।
1. नोटिफिकेशन बंद करें।
ईमेल दिन और रात के हर समय आते हैं, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने दिन में आने वाले संदेशों का प्रवाह कैसे नियंत्रित करते हैं। अपने शेड्यूल में लगातार विकृतियों और बाधाओं को रोकने के लिए अपने कंप्यूटर और स्मार्टफ़ोन दोनों पर नई संदेश सूचनाएं बंद करें, और जब आपके लिए सुविधाजनक हो तो मेल की जांच करें।
2. तय करें कि अपने इनबॉक्स का उपयोग कैसे करें।
जब आपका ईमेल इनबॉक्स प्रबंधित करने की बात आती है तो कई अलग-अलग दर्शन होते हैं। आप अपने इनबॉक्स को कैचॉल के रूप में उपयोग कर सकते हैं, इसे केवल उच्च प्राथमिकता वाले संदेशों तक ही सीमित कर सकते हैं, या इसे कार्य कार्य सूची बना सकते हैं।
कुंजी आपके इनबॉक्स के लिए एक उद्देश्य चुनना और इसके साथ रहना है।
3. ईमेल श्वेतसूची और ब्लैकलिस्ट बनाएं।
अधिकांश ईमेल क्लाइंट और ईमेल प्रदाता उपयोगकर्ताओं को स्पैम पते पर विचार करने के लिए, उन संदेशों को सुनिश्चित करने के लिए सुरक्षित पते की सूचियां बनाने की अनुमति देते हैं, जबकि ब्लैकलिस्टिंग या अवरुद्ध करते हैं। अपने आने वाले ईमेल को साफ रखने के लिए अक्सर इन सूचियों को अपडेट करने के लिए समय निकालें।
4. टाइमर और बैच प्रक्रिया सेट करें।
कुछ छोटे व्यवसाय मालिकों को सिर्फ ईमेल के लिए अपने दिन में समय के जेब होने से लाभ होता है। यदि यह आपके लिए काम करता है, तो संदेशों के जवाब देने के लिए दिन के दौरान एक विशिष्ट समय निकाल दें, अपनी कार्य सूची में एक्शन आइटम ले जाएं, जंक हटाएं और इसके बारे में एक ध्यान दें कि आपको अपना ध्यान किसके लिए चाहिए।
5. प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए नियमों का प्रयोग करें।
ईमेल प्रबंधन प्रक्रिया को और भी व्यवस्थित करने के लिए, अपने ईमेल क्लाइंट में नियमों का उपयोग करें जो आपके संदेशों को क्रमबद्ध करें, ध्वजांकित करें, स्थानांतरित करें और व्यवस्थित करें। हालांकि, नियम बनाने के लिए कुछ समय लगेगा, जिस तरह से आप ईमेल का उपयोग करते हैं, एक बार जब आप उन्हें बनाते हैं, तो आप अपने ईमेल प्रोसेसिंग समय के एक महत्वपूर्ण हिस्से में कटौती कर सकते हैं।
6. अपने स्मार्टफोन से एक सिर शुरू करें।
कई छोटे व्यवसाय मालिकों के पास स्मार्टफ़ोन होते हैं ताकि वे कार्यालय से बाहर होने पर भी संपर्क में रह सकें और काम के शीर्ष पर रह सकें। यदि आप अक्सर अपने मोबाइल डिवाइस पर ईमेल की जांच करते हैं, तो आप मोबाइल होने पर संदेशों को पढ़ने और संसाधित करके महत्वपूर्ण समय बचा सकते हैं। यहां तक कि यदि आप इसे जंक और संदेशों को हटाने की आदत बनाते हैं, जिन्हें आपको सहेजने की आवश्यकता नहीं है, तो आप कार्यालय में वापस आने पर सुव्यवस्थित इनबॉक्स होने से लाभ उठा सकते हैं।
7. यदि आप इसे नहीं पढ़ते हैं, तो सदस्यता छोड़ें!
ईमेल न्यूज़लेटर्स और अन्य ईमेल मार्केटिंग संदेश ग्राहकों, सहयोगियों, भागीदारों और अन्य व्यवसायों से जुड़े रहने के लिए एक शानदार तरीका हो सकते हैं, लेकिन इन संदेशों को जल्दी से ढेर कर सकते हैं।
यदि आपने कई मुद्दों में एक विशेष पुनरावर्ती मेलिंग नहीं पढ़ी है, तो अपनी सदस्यता रोकें। ईमेल न्यूज़लेटर्स और अन्य स्वचालित संदेशों को सीमित करने के लिए जिन्हें आप नियमित रूप से पढ़ते हैं, आपके इनबॉक्स में थोक को कम करने का एक आसान तरीका हो सकता है।
अपने छोटे व्यवसाय में अधिक उत्पादक बनने में आपकी सहायता के लिए और भी टूल्स के लिए, 101 उत्पादकता ऐप्स की इस सूची का पता लगाएं।