बिजनेस प्रोजेक्ट्स बिजनेस प्रोजेक्ट्स के लिए दस्तावेज़
आइए एक उदाहरण लें: एक कंपनी (हम उन्हें ZXYW LLC कहेंगे) ने यूएस में एक साझा सेवा केंद्र में अपने लेखांकन कार्यों को आउटसोर्स करने का निर्णय लिया है। वे एक स्थान खोजने, सेवाओं की स्थापना, भर्ती और प्रबंधन की प्रक्रिया शुरू कर रहे हैं। कर्मचारियों।
यह एक जटिल उपक्रम है और इसे पूरा करने में कई महीने लगेंगे। वे एक टीम के साथ शुरू करते हैं जो एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज तैयार करता है।
व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज क्या है?
एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज का उद्देश्य किसी परियोजना या नई व्यावसायिक योजना की पूरी तस्वीर देना है, इसलिए हर कोई स्पष्ट है कि क्या किया जाना चाहिए और कब।
एक व्यापार आवश्यकता दस्तावेज (बीआरडी) को दो चरणों में माना जा सकता है। एक परियोजना के पहले चरण में, यह एक दस्तावेज है जो परियोजना के लिए सभी आवश्यकताओं को निर्धारित करता है, जिसमें लागत, कार्यान्वयन पर लाभ, अनुमानित लाभ, मील का पत्थर और कार्यान्वयन के लिए समयरेखा शामिल है।
दूसरे चरण में, बीआरडी वास्तव में दोनों पक्षों के बीच एक अनुबंध बन सकता है, औपचारिक रूप से भर्ती कंपनी (इस मामले में जेडएक्सवाईडब्लूएलसी एलएलसी) की आवश्यकताओं को निर्धारित कर सकता है और ठेकेदार काम कर रहा है। आप नीचे अनुबंध भाषा के बारे में अधिक देखेंगे।
बिजनेस प्लान दस्तावेज व्यवसाय योजना से अलग कैसे है?
हालांकि दोनों दस्तावेज़ों में एक ही प्रकार के अनुभाग हो सकते हैं (उदाहरण के लिए एक कार्यकारी सारांश), इरादा अलग है।
एक नया या मौजूदा व्यवसाय को मार्गदर्शन करने के लिए एक व्यापार योजना बनाई गई है, लेकिन अधिकतर इसका उद्देश्य स्टार्टअप या विस्तार को वित्तपोषण के लिए ऋणदाता को पेश करना है।
व्यापार योजना में ऋण और भुगतान वापस करने के लिए राजस्व उत्पन्न करने में सक्षम होने के लिए कंपनी और इसकी योजनाओं और रणनीतियों के बारे में सामान्य जानकारी शामिल है।
वित्तीय विवरण व्यापार योजना का एक प्रमुख हिस्सा हैं, जबकि बीआरडी में वित्तीय दस्तावेज एक विशिष्ट परियोजना पर केंद्रित, काफी भिन्न हो सकते हैं।
व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज प्रस्ताव के लिए अनुरोध से अलग कैसे है?
दो दस्तावेजों के बीच अंतर मामूली है, लेकिन महत्वपूर्ण है। आमतौर पर, प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) विभिन्न विक्रेताओं के प्रस्तावों की मांग के उद्देश्य से बनाया गया है। जेवायएक्सडब्ल्यू के उदाहरण में, एक आरएफपी उन संभावित कंपनियों को भेजी जाती है जो बोलियां मांगने के लिए आउटसोर्सिंग सेवाएं प्रदान करते हैं।
दूसरी तरफ, एक बीआरडी एक विशिष्ट विक्रेता या संयुक्त उद्यम भागीदार के लिए तैयार है जिसे पहले से ही भर्ती कंपनी द्वारा चुना गया है। बीआरडी में परियोजना के अंत में और अंत में मिलने के लिए अधिक विवरण और अधिक विशिष्टताओं और समय सीमाएं शामिल हैं।
जब एक आरएफपी बनाया जाता है, तो यह बोलियां जमा करने के लिए समय सीमा और आवश्यकताओं के साथ आता है। समय सीमा के बाद बोलियों का मूल्यांकन किया जाता है।
व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज में क्या शामिल होना चाहिए?
कुछ तरीकों से एक व्यापार आवश्यकता दस्तावेज अन्य प्रकार के व्यावसायिक प्रस्तावों के समान होता है। बीआरडी में शामिल होना चाहिए:
1 । सारांश विवरण , जिसे कभी-कभी कार्यकारी सारांश कहा जाता है, जो सामान्य रूप से परियोजना आवश्यकताओं को रेखांकित करता है।
बीआरडी पूरा होने के बाद आमतौर पर सारांश विवरण लिखा जाता है।
2. परियोजना के उद्देश्य। ये उद्देश्यों को स्मार्ट प्रारूप में होना चाहिए; विशिष्ट, मापनीय, प्राप्य, यथार्थवादी, और समयबद्ध।
3 । परियोजना के लिए पृष्ठभूमि और एक आवश्यकता बयान या तर्क। यह दस्तावेज़ का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसलिए इसे बाहर मत छोड़ो। यह बताते हुए कि परियोजना की आवश्यकता क्यों है, परियोजना का एक प्राथमिक चालक है, और इसकी सफलता इस बात पर निर्भर करेगी कि यह कितनी अच्छी तरह से आवश्यकता को भरती है।
4. परियोजना का दायरा - क्या शामिल किया जाना है और क्या शामिल नहीं किया जाना चाहिए। ऊपर जेडएक्सवाईडब्ल्यू कंपनी के उदाहरण में, कंपनी ने यह स्पष्ट कर दिया कि दायरे में शीर्ष प्रबंधन को शामिल करना शामिल नहीं था - उन व्यक्तियों को कंपनी द्वारा प्रदान किया जाएगा।
5. वित्तीय विवरण। कंपनी के बैलेंस शीट पर परियोजना के प्रभाव के समग्र दृष्टिकोण और एक विशिष्ट अवधि के दौरान राजस्व के लिए वित्तीय विवरण आवश्यक हैं।
बेशक, कंपनी इस परियोजना को वित्त पोषित करेगी, यहां पर चर्चा करने के लिए भी महत्वपूर्ण है।
6. कार्यात्मक आवश्यकताओं और विशेषताओं। आरेख, संगठन चार्ट और समयरेखा सहित विवरण प्रदान करने के लिए यह जगह है।
7. कार्मिक की जरूरत है। किसके लिए किराए पर लिया जाना चाहिए, और कब। कर्मचारियों की किस श्रेणी की आवश्यकता होगी और उन्हें कैसे भुगतान किया जाएगा। उन्हें कब और कब भुगतान करता है। चूंकि ZXYW लोगों-आधारित सुविधा स्थापित कर रहा है, यह उनके बीआरडी का एक प्रमुख हिस्सा है।
8. अनुसूची, समयरेखा, और समय सीमाएं। परियोजना के चरणों को इस अनुभाग में विस्तृत किया जाना चाहिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी पार्टियां समझें कि क्या आवश्यक है और कब। ZXYW प्रोजेक्ट में, पहला चरण कई संभावित शहरों की खोज सहित एक साइट का चयन था।
9. धारणाएं। दस्तावेज़ का यह हिस्सा अक्सर अनदेखा किया जाता है। धारणाओं को वर्तनी में बाद में समस्याओं से बचने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, उपरोक्त अनुबंध में, कंपनी किराए पर लेना चाहती थी , खरीद नहीं लेती थी , कार्यालय की जगह नहीं थी।
10. लागत और लाभ। एक लागत-लाभ विश्लेषण परियोजना की सभी लागतों की एक विस्तृत सूची है और परियोजना से बचत शामिल की जानी चाहिए।
बिजनेस आवश्यकताएं क्या अनुबंध बनाती हैं?
जैसा ऊपर बताया गया है, शुरुआती चरण में बीआरडी एक प्रस्ताव है। आपने देखा होगा कि उपरोक्त अनुभागों की सूची से कुछ गुम है - प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए भुगतान। ठेकेदार को भुगतान के बयान के बिना और उन भुगतानों के समय के बिना, कोई अनुबंध नहीं है।
दस्तावेज़ पर दो पक्षों के हस्ताक्षर करने से पहले, एक वकील की सहायता से , मानक अनुबंध भाषा को जोड़ा जाना चाहिए
- सेवाओं को प्रदान करने का वादा करने और वादे करने के वादे
- प्रतिबंधित अनुबंध, ठेकेदार को कंपनी के व्यापार रहस्य लेने या दूसरों के साथ साझा करने से रोकते हैं।
- क्या होता है यदि कोई पक्ष अपने आवश्यक दायित्वों को पूरा नहीं करता है (यानी, अनुबंध का उल्लंघन करता है)
- बीमा और क्षतिपूर्ति (हानिरहित पकड़) खंड
- मुकदमा और मध्यस्थता प्रावधान
- और, ज़ाहिर है, उपयुक्त कंपनी और ठेकेदार अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर।