छोटे व्यवसायों के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कैसे बनाएं
कई व्यवसायों के लिए, दस्तावेज़ प्रबंधन का ध्यान संगठनों और दस्तावेजों के भंडारण पर है। वे दस्तावेजों को संगठित और सुरक्षित तरीके से स्टोर करने में सक्षम होना चाहते हैं जो अभी भी दस्तावेजों को आसानी से ढूंढने की अनुमति देता है।
यह आलेख आपको दिखाएगा कि दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कैसे बनाएं, जो वास्तव में करता है।
यदि आप किसी भी खोज इंजन में "दस्तावेज़ प्रबंधन" टाइप करते हैं, तो आपको दस्तावेज़ प्रबंधन "समाधान" की लंबी सूचियां मिलेंगी, जिनमें कई सॉफ्टवेयर या ऐप्स शामिल हैं जो पेपरलेस कार्यालय रखने के फायदों का विज्ञापन करते हैं।
दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर या ऐप्स, हालांकि, आपके व्यवसाय के इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को संभालने में सुधार के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। समस्या यह है कि कई छोटे व्यवसायों को पेपर और इलेक्ट्रॉनिक फाइलों पर पुराने फैशन वाले डेटा के मिश्रणों से निपटना पड़ता है - और कुछ मामलों में, पेपर डेटा का अनुपात बहुत बड़ा होता है।
मिश्रित डेटा वातावरण रखने की समस्या का एक समाधान एक दस्तावेज़ इमेजिंग सिस्टम का उपयोग करना होगा ताकि आपके सभी व्यवसाय के दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित किया जा सके। लेकिन यह बहुत छोटे व्यवसायों के लिए बहुत महंगा और समय लेने वाला है।
अच्छी खबर यह है कि आप किसी विशेष सॉफ्टवेयर को खरीदने या थोक दस्तावेज़ इमेजिंग के माध्यम से बिना दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की मूल बातें डाल सकते हैं।
प्रणाली जटिल नहीं है; आपको बस योजना बनाने और इसे लागू करने में कुछ समय निवेश करना होगा।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कैसे बनाएं
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की स्थापना में तीन कदम शामिल हैं;
- एक दस्तावेज़ प्रबंधन योजना बनाना,
- दस्तावेज़ प्रबंधन योजना को लागू करना,
- और के माध्यम से पालन करें।
पहला कदम, योजना बनाने में, इन चार सवालों का जवाब देना शामिल है:
दस्तावेज़ बनाने के नियम क्या हैं?
चालान , भुगतान अनुस्मारक पत्र, बिक्री ब्रोशर, ईमेल, बैलेंस शीट्स , स्प्रेडशीट्स, रिपोर्ट - सभी व्यवसाय व्यवसाय करने और ट्रैक करने के दौरान विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ बनाते हैं। और चीजों को व्यवस्थित रखने के लिए, सभी व्यवसायों को दस्तावेज़ बनाने के लिए नियम स्थापित करने की आवश्यकता होती है।
उदाहरण के लिए, क्या आपके कुछ मानक व्यावसायिक दस्तावेजों जैसे कि पत्र और चालान, और वे कहां स्थित हैं, के लिए घर के टेम्पलेट्स हैं?
क्या घर में स्टाइल गाइड है जिसके लिए पालन किया जाना चाहिए?
क्या नए दस्तावेजों को दिनांकित किया जाना चाहिए और / या समय-मुद्रित होना चाहिए?
दस्तावेजों को साझा करने या समीक्षा करने के लिए किन प्रक्रियाओं का पालन किया जाना चाहिए?
कुछ छोटे व्यवसायों के लिए, दस्तावेज़ निर्माण के बारे में एकमात्र बिंदु महत्वपूर्ण है जहां विभिन्न व्यावसायिक दस्तावेजों के लिए टेम्पलेट स्थित हैं और उनका उपयोग कैसे करें। लेकिन यदि आपके व्यवसाय के भीतर दस्तावेज़ निर्माण में विभिन्न लोगों को दस्तावेज़ों पर सहयोग करने, समीक्षा करने या अपडेट करने में शामिल किया गया है, तो आपको दक्षता और स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए इन चीजों को कैसे किया जाना चाहिए, यह तय करने में कुछ समय व्यतीत करना होगा।
हम दस्तावेजों को कैसे स्टोर करेंगे?
वास्तव में इस प्रश्न के दो पहलू हैं।
पहले भंडारण के भौतिक पहलुओं को शामिल किया गया है। भले ही आपका छोटा व्यवसाय कैबिनेट दाखिल करने में दस्तावेजों को संग्रहित कर रहा हो, फिर भी भंडारण से जुड़े लागतें हैं; न केवल फाइलिंग कैबिनेट की लागत, बल्कि समय की लागत जब आप और / या आपके कर्मचारी दस्तावेज फाइल करते हैं या उन्हें पुनः प्राप्त करने के लिए जाते हैं। वास्तव में, अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए भंडारण से जुड़ी सबसे बड़ी लागत शायद लोगों की दस्तावेजों की तलाश में बर्बाद होने की लागत है।
दस्तावेजों को संग्रहित करने का दूसरा पहलू संगठनात्मक है; दस्तावेज़ कैसे दायर किए जाएंगे? दस्तावेजों को दाखिल करने की कुंजी अच्छी फ़ाइल प्रबंधन प्रथाओं का पालन करना है।
आपको यह भी जानने की जरूरत है कि आप दस्तावेजों को कैसे संग्रहित करेंगे। आप उन दस्तावेज़ों को कैसे संभालेंगे जो पुराने हैं या बस आपके दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में बैक बर्नर में स्थानांतरित होने के लिए तैयार हैं?
उदाहरण के लिए, प्रत्येक वर्ष की शुरुआत के दौरान, मैं अपने कंप्यूटर पर विभिन्न कार्य-संबंधित फाइलों के माध्यम से जाता हूं, उन लोगों को बाहर निकालता हूं जो अब चालू नहीं हैं, और वर्ष और / या विषय द्वारा लेबल किए गए नए फ़ोल्डरों को बनाते हैं, फ़ाइलों को आवश्यकतानुसार ले जाते हैं।
पेपर फाइलों के साथ भी किया जा सकता है; फ़ाइल फ़ोल्डर और लेबल से पुराने (एआर) दस्तावेज़ों को निकालना मुश्किल नहीं है और शीर्षक में "पुराना" वाला नया खाता बनाएं। कुछ सॉफ्टवेयर स्वचालित संग्रह विकल्प प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक आपको पुराने ईमेल को संग्रहीत करने की अनुमति देता है।
दस्तावेजों को पुनः प्राप्त कैसे किया जा सकता है?
यह प्रश्न आपके दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का दिल है। जेरोक्स कनाडा के लिए लेजर मार्केटिंग द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण में, कनाडाई एसएमबी मालिकों और प्रबंधकों ने औसतन औसतन कहा कि दस्तावेजों को प्रबंधित करने और स्टोर करने और इन दस्तावेजों (ग्लोबैंडमेल.com) की तलाश करने के लिए दिन में लगभग एक घंटे के लिए $ 2,152 खर्च किया गया है।
एक बार फिर, अच्छी फाइलिंग प्रथाएं समस्या को हल करने के लिए एक लंबा रास्ता तय कर सकती हैं। इस साइट पर डेटा प्रबंधन लेख ब्राउज़ करना आपको शुरू कर देगा। यदि आप सख्त नामकरण सम्मेलनों का लगातार अनुसरण करते हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेजों को ढूंढना बहुत आसान होगा।
और चाहे आप एकमात्र मालिक हैं जो कर्मचारियों के साथ एकल या व्यापार मालिक काम करता है, मैं एक फ़ाइल स्थान सूची बनाने की सलाह देता हूं, जो उपयोगकर्ताओं को याद दिलाएगा कि विशेष प्रकार की फाइलें कहां जाती हैं - और विशेष दस्तावेजों को कहां मिलना है। यदि आपका व्यवसाय सबसे अधिक है, तो यह याद रखना याद रखें कि फ़ाइल आपके कंप्यूटर सिस्टम, क्लाउड में एक इन-हाउस सर्वर, या यदि फाइलिंग कैबिनेट जैसे किसी भौतिक स्थान में दायर पेपर फॉर्म में है या नहीं। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप मेरे व्यवसाय में छवियों, वीडियो या यहां तक कि पेपर फोटो का उपयोग करते हैं। आपकी फ़ाइल स्थान सूची में एक प्रविष्टि हो सकती है:
डिजिटल छवियों / वीडियो: कंप्यूटर (या सर्वर) - ड्राइव ई: / फोटो - उपयुक्त विषय फ़ोल्डर में फ़ाइल
पेपर फोटो: फाइलिंग कैबिनेट 3 - तस्वीरें - विषय के आधार पर अल्फा
साझा नेटवर्क या क्लाउड ड्राइव को सामग्री के अनुसार लेबल किया जाना चाहिए क्योंकि कैबिनेट ड्रॉर्स को दर्ज करना चाहिए।
हम अपने दस्तावेज़ों को कैसे सुरक्षित / रख सकते हैं?
दस्तावेज़ सुरक्षा के लिए रक्षा की पहली पंक्ति भौतिक रूप से व्यावसायिक परिसर को सुरक्षित कर रही है। सभी व्यवसायों में सुरक्षा प्रणालियों की आवश्यकता होती है, जैसे कि अलार्म सिस्टम, स्थापित - घर-आधारित व्यवसाय भी ।
व्यवसायों को अन्य सुरक्षा उपकरणों जैसे कि विंडो बार / ग्रिल, सुरक्षा कैमरे और / या गश्त सेवाओं में भी निवेश करना या निवेश करना पड़ सकता है। आप अपनी इलेक्ट्रॉनिक फाइलों की सुरक्षा के प्रयास में पासवर्ड बनाने और फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट करने के दौरान हर समय व्यतीत कर सकते हैं, लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कोई आपके कंप्यूटर में घूम सकता है और हार्ड ड्राइव के साथ चोरी कर सकता है।
सभी फाइलिंग अलमारियाँ लॉक करने योग्य होनी चाहिए और व्यवसाय के घंटों के बाद बंद कर दी जानी चाहिए (और दोपहर के भोजन पर बंद कर दिया गया है यदि कोई भी विश्वसनीय निकटता में नहीं जा रहा है)।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के लिए सामान्य सुरक्षा प्रक्रियाओं में दस्तावेजों का नियमित रूप से बैक अप लेना और दस्तावेज़ हार्ड बैकअप को उसी हार्ड ड्राइव के अलावा कहीं और रखना जहां मूल दस्तावेज स्थित हैं। प्राकृतिक आपदाओं से आपके व्यापार डेटा को खत्म करने के खिलाफ ऑफ-साइट सबसे अच्छा है - फिर भी एक और कारण क्लाउड व्यवसाय के लिए आदर्श है ।
समान कंप्यूटर नेटवर्क साझा करने वाले सहकर्मियों या कर्मचारियों के साथ छोटे व्यवसाय कुछ उपयोगकर्ताओं की पहुंच को प्रतिबंधित करना भी चाहते हैं ताकि वे केवल कुछ नेटवर्क के संसाधनों का उपयोग या देख सकें। उदाहरण के लिए, आपके पास "अकाउंटिंग" नामक एक नेटवर्क या क्लाउड शेयर निर्देशिका हो सकती है, जिसके पास केवल प्रबंधन तक ही पहुंच है, भले ही किसी उपयोगकर्ता को किसी संसाधन को एक्सेस करने की अनुमति हो, जैसे कि एप्लिकेशन, विशेष दस्तावेज़ पासवर्ड सुरक्षित हो सकते हैं। दस्तावेजों की सामग्री भी एन्क्रिप्ट की जा सकती है, जिससे उन्हें केवल उन लोगों तक पहुंचा जा सकता है जिनके पास आवश्यक एन्क्रिप्शन कुंजी है।
कर्मचारी चोरी डेटा सुरक्षा के लिए एक और खतरा है। कर्मचारियों के साथ छोटे व्यवसायों को रिज्यूमे तथ्य की जांच करना चाहिए और कर्मचारियों पर पृष्ठभूमि की जांच करना चाहिए।
आपके दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कार्यान्वित करना
एक बार जब आप उपरोक्त प्रश्नों का उत्तर देकर अपनी दस्तावेज़ प्रबंधन योजना तैयार कर लेंगे, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए तैयार हैं कि आपके सभी कर्मचारियों को आपके व्यवसाय के दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का विवरण पता है और दस्तावेजों को बनाने, संग्रहीत करने और पुनर्प्राप्त करने के दौरान उचित प्रक्रियाओं का पालन कर रहे हैं।
आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि आपके संगठन के भीतर दस्तावेज़ों तक पहुंचने और उनका उपयोग करने वाले प्रत्येक व्यक्ति, दस्तावेजों का नामकरण और भंडारण जैसी चीजें कर रहे हैं। यह जांचने के लिए नियमित आधार पर स्पॉट चेक करें कि क्या विशेष फ़ाइलों को आसानी से पाया जा सकता है और मिसफिलिंग के खिलाफ सुरक्षा के लिए।
आप एक दिन में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली स्थापित कर सकते हैं लेकिन समय के साथ लगातार इसे लागू करना इसकी सफलता की कुंजी होगी। पुरस्कार बहुत बड़े हैं - जब आप इसे और मन की शांति चाहते हैं तो आप जो खोजना चाहते हैं उसे ढूंढने में सक्षम होना।