एक पेपरलेस कार्यालय के पेशेवरों और विपक्ष पर एक नजर
यहां पेपरलेस कार्यालय के पेशेवरों और विपक्षों पर एक नज़र डालने के लिए यह तय करने में मदद करने के लिए कि क्या पेपरलेस जा रहा है, अपने छोटे व्यवसाय के लिए एक स्मार्ट निर्णय है।
एक पेपरलेस कार्यालय के पेशेवर
1. पर्यावरण-अनुकूल - द डेली ग्रीन के अनुसार, 25% लैंडफिल कचरे के लिए पेपर खाते हैं, और यदि संयुक्त राज्य अमेरिका ने केवल 10% तक कार्यालय पेपर का उपयोग किया है तो यह 1.6 मिलियन टन ग्रीनहाउस गैसों के उत्सर्जन को रोक देगा। और यह सिर्फ कागज के लिए है, स्याही कारतूस के उत्पादन और निपटान और प्रिंटर द्वारा उपयोग की जाने वाली ऊर्जा को ध्यान में रखते हुए नहीं। पेपरलेस जाना एक पर्यावरण के प्रति जागरूक निर्णय है।
2. लागत प्रभावी - जैसे पर्यावरण के लिए पेपरलेस कार्यालय के लाभ हैं, छोटे व्यापार बजट के लिए भी लाभ हैं। इस बारे में सोचें कि आप पेपर-स्याही कार्यालय का समर्थन करने वाले पेपर, स्याही, डाक और अन्य आपूर्ति पर हर महीने कितना खर्च करते हैं। फिर, अपनी सभी भौतिक आपूर्तियों और वास्तविक दस्तावेजों को स्टोर करने के लिए जो स्थान लेता है उस पर विचार करें। यह काफी महंगा हो सकता है। समय के साथ, पेपरलेस जाकर आपके छोटे व्यवसाय के लिए बड़ी बचत हो सकती है।
3. आसान पहुंच - पेपरलेस होने का मतलब है कि आपके सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज डिजिटलीकृत हैं। आप उन्हें क्लाउड तक वापस ले सकते हैं या दूरस्थ डेस्कटॉप एप्लिकेशन के माध्यम से उन्हें एक्सेस कर सकते हैं, जिससे आप मोबाइल कार्यालय से काम करने की क्षमता दे सकते हैं, या उस मामले के लिए कहीं भी, और उत्पादक रह सकते हैं।
4. फाइल संगठन - यदि आप कभी भी एक असंगठित फाइलिंग कैबिनेट या पेपर के ढेर के माध्यम से जो कुछ ढूंढ रहे हैं उसे ढूंढने के लिए समय बर्बाद कर चुके हैं, तो आप जानते हैं कि कितने बोझिल पेपर दस्तावेज़ प्रबंधित किए जा सकते हैं।
जब आप पेपरलेस कार्यालय बनाते हैं, तो आप एक डिजिटल फाइल सिस्टम बनाते हैं जो समय के साथ व्यवस्थित करना, खोजना और ट्विक करना आसान है। यह एक बार एक खोज करने के रूप में एक दस्तावेज़ खोजने के एक दर्दनाक प्रक्रिया क्या था बनाता है।
एक पेपरलेस कार्यालय का विपक्ष
1. सिस्टम विफलता - डिजिटल त्वरित पहुंच हो सकती है, लेकिन इसका मतलब त्वरित नुकसान भी है। विचार करें कि आपके सिस्टम पर स्थानीय रूप से सहेजे गए आपके सभी व्यावसायिक दस्तावेज़ों का क्या होगा यदि आपका सिस्टम क्रैश हो। आप सबकुछ खो सकते हैं। यह हर छोटे व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है, और विशेष रूप से वे जो पेपरलेस हैं, बैक अप लेने और डेटा ऑफ-साइट की सुरक्षा के लिए एक प्रणाली है।
2. सुरक्षा - फाइल कैबिनेट या कार्यालय के दरवाजे पर लॉक द्वारा डिजिटल फाइलों को संरक्षित नहीं किया जा सकता है, इसलिए दस्तावेजों और संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा पेपरलेस कार्यालयों के लिए एक गंभीर चिंता है। समाधानों में एन्क्रिप्शन, स्थानीय सर्वर और प्रतिबंधित पहुंच शामिल है, जिनके पास अपनी लागत और लाभ हैं। इसके अलावा, कुछ व्यवसायों की प्रकृति और दैनिक आधार पर संभाली गई सामग्रियों की संवेदनशीलता पर विचार करना महत्वपूर्ण है (अपने एकाउंटेंट के बारे में सोचें) बस पेपरलेस जाने के लिए खुद को उधार नहीं देते हैं।
3. प्रक्रियाओं को संशोधित करें - एक पेपरलेस कार्यालय में संक्रमण के भाग में आपकी सभी मौजूदा परिचालन प्रक्रियाओं की समीक्षा करना और पर्याप्त विकल्प ढूंढना शामिल है।
उदाहरण के लिए, आपको इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सेवा, ऑनलाइन चालान-प्रक्रिया और भुगतान सेवाओं , और अन्य दस्तावेजों का उपयोग करना शुरू करना पड़ सकता है जो भौतिक दस्तावेजों की आवश्यकता को प्रतिस्थापित करते हैं। एक बार होने पर आपके सभी कर्मचारियों को भी नई प्रणाली में प्रशिक्षित किया जाना होगा।
4. समय गहन - पेपरलेस जा रहा है रात भर की प्रक्रिया नहीं है; विचार करने के लिए बहुत सारे कारक हैं। कागज की दुनिया को पीछे छोड़ने के सभी प्रभावों पर विचार करने में समय लगता है, और पेपरलेस होने का समर्थन करने वाले आपके परिचालनों में किए गए सभी परिवर्तनों को लागू करने में समय लगता है।
पेपरलेस जाने का निर्णय वह व्यवसाय है जो व्यवसाय से व्यवसाय में भिन्न होता है, और यह निश्चित रूप से एक सार्वभौमिक निर्णय नहीं है जो हर कंपनी के लिए सही है। पेपरलेस जाने का निर्णय लेने का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा आपका शोध कर रहा है ताकि आप यह तय कर सकें कि लाभ चुनौतियों से अधिक है या नहीं।
फिर, एक व्यवस्थित प्रक्रिया बनाएं जो न केवल आपको पेपरलेस होने का लाभ न दे, बल्कि एक ही समय में आपकी उत्पादकता में सुधार करने में मदद करेगी।