एक व्यापार निरंतरता योजना क्या है और आप एक कैसे बनाते हैं?

अपने छोटे व्यवसाय के लिए एक व्यापार निरंतरता योजना कैसे तैयार करें

एक व्यापार निरंतरता योजना क्या है?

एक योजना जो अप्रत्याशित घटनाओं के मामले में व्यापार में व्यवधान के खिलाफ गार्ड करती है। या, यदि आप चाहें, "... किसी संगठन के व्यावसायिक चक्र के समय पर और व्यवस्थित रूप से बहाली सुनिश्चित करने के लिए नियोजित प्रक्रियाएं समय-संवेदी व्यवसाय या सेवा संचालन में न्यूनतम या कोई रुकावट के साथ योजनाओं को निष्पादित करने की क्षमता के माध्यम से" ( सुविधा प्रबंधन जर्नल)।

व्यापार निरंतरता योजना के उद्देश्यों में शामिल हैं:

• सभी कर्मियों के स्वास्थ्य और सुरक्षा सुनिश्चित करना
• अपने उत्पादों और / या सेवाओं को प्रदान करने की व्यवसाय की क्षमता में बाधाओं को कम करना
• वित्तीय नुकसान को कम करना
• किसी आपदा के बाद निर्दिष्ट समय के भीतर महत्वपूर्ण परिचालनों को फिर से शुरू करने में सक्षम होना

एक अच्छी तरह से सोचा व्यापार निरंतरता योजना का मतलब आपदा के हमले होने पर आपके व्यापार के अस्तित्व और विफलता के बीच का अंतर हो सकता है। आग, बाढ़, हार्ड ड्राइव विफलता या डेटा चोरी - इनमें से कोई भी या सभी आपके व्यवसाय को कमीशन से बाहर कर सकता है। एक व्यापार निरंतरता योजना को एक साथ रखने के लिए समय लेना यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि आपका व्यवसाय कम से कम संभव समय में परिचालन शुरू करने में सक्षम है।

एक व्यापार आकस्मिक योजना बनाने के लिए:

1) निर्धारित करें कि आपके छोटे व्यवसाय के लिए मुख्य जोखिम क्या हैं।

क्या यह डेटा चोरी है? बाढ़? भूकंप? यह पता लगाने के लिए कि किस प्रकार की आपदाएं सबसे अधिक संभावनाएं हैं, आपको अपनी निरंतरता योजना पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी और ऐसा कुछ भी नहीं होगा जो ऐसा होने की संभावना नहीं है।

भूकंप से ठीक होने के तरीके की योजना बनाने में कोई बात नहीं है, उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय भूकंप क्षेत्र में स्थित नहीं है। लेकिन बढ़ते जोखिमों को न भूलें जिन्हें अक्सर साइबर हमलों, हैकर गतिविधि और तबाही जैसे छोटे व्यवसायों द्वारा अनदेखा किया जाता है।

2) तय करें कि आपके छोटे व्यवसाय के लिए फिर से परिचालन शुरू करने के लिए क्या आवश्यक होगा यदि कोई व्यवसाय आपदा आपको बंद कर दे और यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाए कि वे आवश्यक रूप से उपलब्ध होंगे।

इन आवश्यक कार्यों में कर्मियों, डेटा, उपकरण, वित्तीय आवंटन और बुनियादी ढांचे की सुरक्षा शामिल हो सकती है।

कौन से लोग आपके परिचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं? अपने महत्वपूर्ण उत्पादों और / या सेवाओं को उत्पन्न करने और वितरित करने के लिए आपको कौन से उपकरण की आवश्यकता है? शायद एक और व्यवसाय के साथ एक व्यवस्था की जा सकती है जिसमें आपके लिए आवश्यक उपकरण हैं। क्या आपूर्ति आवश्यक है? अग्रिम रूप से पता लगाएं कि वैकल्पिक सप्लायर या शिपर्स यदि आपकी वर्तमान व्यवस्था कार्यात्मक नहीं हो सकती है। आय का प्रवाह बंद होने पर आपका व्यवसाय कितना समय तक काम कर सकता है? इसे जारी रखने के लिए आपको पैसे कहाँ मिलेगा?

2) शारीरिक आपदा के मामले में एक निकासी योजना तैयार करें।

कर्मियों के साथ इस पर जाएं और इसे अपने व्यावसायिक परिसर में स्पष्ट रूप से पोस्ट करें। कर्मियों को कैसे पता चलेगा कि उन्हें खाली करने की जरूरत है? जब उन्हें निकासी के बारे में अधिसूचित किया जाता है तो उन्हें क्या करना चाहिए? इमारत के बाहर कौन से मार्ग उपलब्ध हैं? लोगों को इमारत के बाहर कहाँ मिलना चाहिए? यह देखने के लिए जिम्मेदार कौन है कि हर कोई सुरक्षित रूप से बाहर है?

3) एक संचार प्रशंसक प्रणाली बनाएँ।

अगर आपके व्यवसाय में कुछ हुआ, तो वहां काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को सूचित करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा? सुनिश्चित करें कि फोन और ईमेल संपर्क सूचियां अद्यतित हैं और दूसरों से संपर्क करने के लिए ज़िम्मेदार लोगों ने सूचियां मुद्रित की हैं क्योंकि सभी तकनीक जल्द या बाद में और आमतौर पर सबसे असुविधाजनक समय में विफल हो जाती हैं।

यह भी तय करें कि जनता के साथ संवाद करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा और कैसे ( व्यवसाय वेबसाइट अपडेट करना, सोशल मीडिया पर पोस्ट करना, प्रेस विज्ञप्ति, खिड़कियों में संकेत, रेडियो घोषणा आदि)

4) सुनिश्चित करें कि आपकी ऑन-साइट आपातकालीन किट पूर्ण और अद्यतित हैं।

सेंट जॉब एम्बुलेंस के इन कार्यस्थल फर्स्ट एड किट चेकलिस्ट्स दिखाते हैं कि विभिन्न आकार के व्यवसायों के लिए प्राथमिक चिकित्सा किट कर्मचारियों की संख्या के आधार पर क्या होनी चाहिए। आपके क्षेत्र में किस तरह की आपदाएं हो सकती हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आप अन्य आपूर्तियां जोड़ना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, प्रति व्यक्ति प्रति व्यक्ति एक गैलन खुदरा स्टोर के लिए आपातकालीन आपूर्ति की इस सूची में अनुशंसित आपूर्ति में से एक है।

5) अपने व्यापार डेटा की सुरक्षा के लिए अब कदम उठाएं।

आपका व्यावसायिक डेटा आपकी सबसे मूल्यवान संपत्ति है। अगर इसे चोरी या नष्ट कर दिया गया था, तो क्या आपका व्यवसाय जल्दी से उठने और फिर से चलने या यहां तक ​​कि आगे बढ़ने में सक्षम होगा?

सफल डेटा बैकअप के 3 चरण बताते हैं कि आप अपने व्यवसाय डेटा को जानने के मन की शांति कैसे प्राप्त कर सकते हैं और फिर से पहुंच योग्य हो जाएगा। डेटा सुरक्षा क्लाउड कंप्यूटिंग में आपके व्यवसाय को स्विच करने के कई फायदों में से एक है।

6) सुनिश्चित करें कि आपके व्यवसाय में पर्याप्त बीमा है।

अग्नि बीमा वह प्रकार है जो स्प्रिंग्स को ध्यान में रखता है, लेकिन आग निश्चित रूप से एकमात्र संभावित आपदा नहीं है जो आपके छोटे व्यवसाय का अनुभव कर सकती है। बाढ़ या हवा की क्षति जैसी अन्य स्पष्ट शारीरिक आपदाओं के अलावा, चोरी के परिणामस्वरूप होने वाली क्षति पर विचार करें। और फिर संभावित देयता कारक है यदि आपका छोटा व्यवसाय उन गतिविधियों में लगा हुआ है जो आपको मुकदमे तक खुल सकते हैं।

अपने जोखिमों को कवर करने के लिए उचित प्रकार के बीमा का चयन करना और अच्छा, अद्यतित बीमा कवरेज होने से आपदा का हमला होने पर अपने छोटे व्यवसाय को फिर से चलाने और फिर से चलाने की दिशा में लंबा रास्ता तय होगा।

8) अपने पड़ोसियों को जानना।

आपके आस-पास के व्यवसाय मालिकों के साथ संचार की रेखाएं खोलना वास्तव में आपके व्यापार निरंतरता योजना को लाभ पहुंचा सकता है। उन्हें बताएं कि आप क्या करने की उम्मीद कर रहे हैं और देखें कि क्या आप उन्हें शामिल कर सकते हैं। आप निरंतरता योजना से संबंधित कुछ खर्चों की लागत साझा करने में सक्षम हो सकते हैं या आपदा के मामले में एक-दूसरे की मदद करने के लिए टाइट-टैट व्यवस्था कर सकते हैं। समन्वयित आपातकालीन योजनाएं उन व्यवसायों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं जो आस-पास की जगह जैसे स्ट्रिप मॉल या शहर की सड़कों पर साझा करती हैं।

9) स्थानीय कार्यक्रमों और संसाधनों की जांच करें।

आपके शहर, शहर या व्यवसाय में कार्य समिति में आकस्मिक योजनाएं / आपदा प्रतिक्रिया योजनाएं हो सकती हैं या संसाधन प्रदान कर सकती हैं जो आपके लिए अपनी योजना को एक साथ रखना आसान बनाती हैं। उदाहरण के लिए, ओटावा शहर ओटावा व्यवसायों के लिए आपातकालीन तैयारी के बारे में जानकारी प्रदान करता है, और इस विषय पर प्रशिक्षण कार्यशालाएं प्रदान करता है। अपनी खुद की व्यवसाय आपदा योजना लिखना शुरू करने से पहले अपने शहर में क्या उपलब्ध है देखें।

10) इसे सब एक साथ रखो।

जैसे ही आप अपनी निरंतरता योजना के माध्यम से काम करते हैं, सभी टुकड़ों को प्रिंट फॉर्म में एक साथ रखें। (डिजिटल प्रतियां अच्छी होती हैं लेकिन अगर बिजली बाहर जाती है और / या डिजिटल उपकरणों का उपयोग नहीं किया जा सकता है तो बहुत उपयोगी नहीं है।) एक तीन-अंगूठी बांधने वाला यंत्र अच्छी तरह से काम करता है। अपने व्यापार की निकासी योजना, संचार योजना, आपातकालीन किट और बीमा पॉलिसियों, डेटा सुरक्षा उपायों और परिचालन आवश्यकताओं के बारे में जानकारी, साथ ही चीजों को रखने या फिर से चलाने और चलाने के लिए किए गए किसी भी व्यवस्था के ब्योरे को शामिल करें।

11) अपने व्यापार आकस्मिक योजना को आसान रखें।

अंतिम लेकिन कम से कम नहीं, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपनी आपदा योजना को आसानी से सुलभ जगह पर रखें और सुनिश्चित करें कि हर किसी को यह पता होना चाहिए कि यह कहां स्थित है। व्यवसाय आपदा को परिसर छोड़ने की आवश्यकता होने पर आपको व्यवसाय आकस्मिक योजना को पकड़ने के लिए एक व्यक्ति और एक सेकंड भी असाइन करना चाहिए।

12) अपनी व्यावसायिक वेबसाइट और सोशल मीडिया का प्रयोग करें

फेसबुक , लिंक्डइन और ट्विटर जैसी आपकी व्यावसायिक वेबसाइट और सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म आपात स्थिति के मामले में ग्राहकों और व्यापार सहयोगियों के साथ संवाद करने के उत्कृष्ट तरीके हैं। अपने ग्राहकों को आश्चर्य न दें कि आप खुले हैं या नहीं जब आपदा हो जाती है - फेसबुक पर एक त्वरित पोस्ट उन्हें अद्यतित रख सकता है।

व्यापार निरंतरता योजना का भुगतान करता है

व्यापार निरंतरता योजना को बंद करना आसान है। हमेशा तत्काल "संकट" होते हैं जो हमारे ध्यान की मांग करते हैं। लेकिन वास्तव में उन घटनाओं की तुलना में कितनी महत्वपूर्ण है जो आपके व्यवसाय को घंटों, दिनों या हफ्तों तक बंद कर देते हैं? एक व्यापार निरंतरता योजना तैयार करने के लिए समय लेना यदि आपदा कभी भी हमला करता है तो एक बड़ा भुगतान होगा।