अच्छा व्यापार रिकॉर्ड प्रबंधन कम कर समय तनाव का मतलब है
लेकिन हम में से अधिकांश निश्चित रूप से व्यापार रिकॉर्ड प्रबंधन पर विचार करते हैं और इसे कम प्राथमिकता देते हैं, अच्छे रिकॉर्ड प्रबंधन न केवल हमारे कामकाजी जीवन को आसान बनाता है बल्कि कर समय पर हमें वास्तविक तनाव राहत दे सकता है।
रिकॉर्ड प्रबंधन को आसान बनाने के लिए आप यहां क्या कर सकते हैं:
1. अपने व्यापार और व्यक्तिगत व्यय अलग रखें
आसान लगता है, है ना? लेकिन यह रिकॉर्ड प्रबंधन का हिस्सा है जो ज्यादातर लोगों की यात्रा करता है। यदि आप गोल्फ के दौर के लिए संभावित ग्राहक लेते हैं, उदाहरण के लिए, क्या वह व्यक्तिगत व्यय या व्यावसायिक व्यय है? (जवाब निजी है क्योंकि हरी फीस एक कटौती योग्य व्यावसायिक व्यय नहीं है।) वाहन जो आप व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों कारणों से उपयोग करते हैं, वे एक और बारहमासी समस्या हैं। आपको यह जानने की जरूरत है कि वैध व्यावसायिक खर्च के रूप में क्या योग्यता प्राप्त करता है और यह सुनिश्चित नहीं करता कि आपके व्यावसायिक रिकॉर्ड इस सटीक रूप से प्रतिबिंबित हों।
2. सभी व्यावसायिक व्यय के लिए पर्याप्त दस्तावेज़ीकरण प्राप्त करें
कई व्यवसायिक लोग सोचने की गलती करते हैं कि "सूचियां" रिकॉर्ड प्रबंधन उद्देश्यों के लिए पर्याप्त हैं। उदाहरण के लिए, उनके पास उनके क्रेडिट कार्ड विवरणों पर खरीदारियों की एक सूची है और लगता है कि उन खर्चों को व्यावसायिक खर्चों के रूप में दावा करने के मामले में पर्याप्त है।
दुर्भाग्यवश, सीआरए (कनाडा राजस्व एजेंसी) अधिक मांग कर रही है। चालान या रसीद सामान्य रूप से जारी किए जाने पर वे खर्च के लिए पर्याप्त दस्तावेज के रूप में क्रेडिट कार्ड विवरण या रद्द चेक को स्वीकार नहीं करते हैं । आईआरएस अधिक क्षमाशील है और रसीद की अनुपस्थिति में आमतौर पर क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट स्वीकार किए जाते हैं और चेक दावों के प्रमाण के रूप में चेक रद्द कर दिए जाते हैं।
रिकॉर्ड रखने के मामले में, ध्यान में दो अंक हैं:
ए) हमेशा एक रसीद प्राप्त करें । जब भी आप खरीदारी करते हैं तो रसीद मांगने की आदत में जाओ - चाहे कितना छोटा हो। छोटे खर्च भी बढ़ते हैं, और आपको अपने व्यावसायिक रिकॉर्ड के लिए दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है।
बी) यदि आवश्यक हो, तो अपनी रसीदों को लेबल करें । अभी भी उन रसीदों के आस-पास के व्यवसाय हैं जिनके पास आइटम पर खरीदा गया तारीख और कितनी लागत है, इसके अलावा उनके पास कुछ भी नहीं है - जब आप एक रसीद पर घूर रहे हैं तो यह पता लगाने की कोशिश कर रहा है कि क्या प्रश्न में आइटम था और यह किस व्यापार व्यय श्रेणी में फिट बैठता है।
जब आपको रसीद मिलती है , तो इसे देखें और उस पर लापता / प्रासंगिक जानकारी लिखें, जैसे रसीद क्या है और व्यय श्रेणी।
3. अपने व्यापार के लिए एक अलग बैंक खाता प्राप्त करें
जबकि व्यक्तिगत बैंक खातों की तुलना में बिजनेस बैंक खातों की फीस कुख्यात रूप से अधिक है, अच्छे व्यापार रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए एक व्यापार बैंक खाता बिल्कुल जरूरी है। एक व्यापार बैंक खाता आपको अपने व्यवसाय और व्यक्तिगत खर्चों को अलग रखने में मदद करता है। आप अपने सभी व्यावसायिक राजस्व को व्यावसायिक खाते में जमा कर देंगे, और केवल व्यवसाय खाते से किसी भी व्यवसाय से संबंधित खर्च या भुगतान वापस ले लेंगे।
आपको किस तरह का व्यवसाय बैंक खाता मिलना चाहिए? एक चेकिंग खाता - अधिमानतः वह मासिक विवरण देता है और आपके रद्द किए गए चेक देता है।
बिजनेस चेक आपके रिकॉर्ड प्रबंधन को आसान बनाने में मदद करते हैं क्योंकि आप व्यय के व्यावसायिक उद्देश्य को दस्तावेज करने के लिए प्रत्येक चेक के सामने मेमो लाइन का उपयोग कर सकते हैं।
4. व्यवसाय व्यय के लिए एक अलग क्रेडिट कार्ड का उपयोग करें और उपयोग करें
व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अपने व्यक्तिगत क्रेडिट कार्ड का उपयोग करना आपको तेजी से रिकॉर्ड प्रबंधन क्वाग्मियर में छोड़ देगा। एक व्यवसाय क्रेडिट कार्ड आपके व्यक्तिगत और व्यावसायिक खर्चों को अलग रखने में मदद करके आपके व्यापार रिकॉर्ड प्रबंधन को बहुत सरल बनाता है। (यह आपके व्यवसाय को और अधिक पेशेवर बनाने में भी मदद करता है।)
5. अपने व्यापार यात्रा का एक लाभ लॉग रखें
यदि आप व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अपने किसी भी वाहन का उपयोग करते हैं , तो रिकॉर्ड प्रबंधन में एक माइलेज लॉग एक बड़ी सहायता होगी।
वर्ष की शुरुआत में ओडोमीटर पर माइलेज (या किलोमीटर) पढ़ने पर ध्यान दें और फिर जब भी आप व्यवसाय के उद्देश्य के लिए वाहन का उपयोग करते हैं, तब तक माइलेज द्वारा तिथि दर्ज करें। अपने वाहन के दस्ताने बॉक्स में अपना माइलेज लॉग रखना इसे आसान बना देगा। यदि आपके पास व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाने वाले एक से अधिक वाहन हैं, तो प्रत्येक में एक माइलेज लॉग रखें।
6. एक विशेष कर वर्ष के लिए अपने सभी व्यापार रिकॉर्ड्स को एक साथ रखें
पूरे स्थान पर बिखरे हुए अपने व्यवसाय के रिकॉर्ड होने पर वास्तविक समय-बर्बादी होती है जब लेखांकन की बात आती है या आपके करों की तैयारी होती है , और वित्तीय वर्ष तक आपके व्यवसाय रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का आयोजन करना आपको आवश्यक व्यावसायिक रिकॉर्ड ढूंढना बहुत आसान बनाता है उन्हें।
7. समय की सही लंबाई के लिए अपने व्यापार रिकॉर्ड्स रखें
किसी कारण से, इस बारे में बहुत भ्रम लगता है कि आपको अपने व्यवसाय के रिकॉर्ड कब तक रखना है । कर उद्देश्यों के लिए, "यदि आप समय पर अपनी वापसी दर्ज करते हैं, तो कराधान वर्ष के अंत के बाद कम से कम छह साल के लिए अपने रिकॉर्ड रखें, जिसमें वे संबंधित हैं"। लेन-देन के समय से, जब तक आप व्यापार रिकॉर्ड का इस्तेमाल नहीं करते थे, तब से यह छः वर्ष की अवधि शुरू होती है।
यूएस टैक्स रिटर्न के लिए, "जिस दिन आपने अपनी मूल वापसी दायर की थी, या जिस दिन आपने टैक्स चुकाया था, उससे 2 साल के लिए रिकॉर्ड रखें, जो भी बाद में है यदि आप अपनी वापसी दर्ज करने के बाद क्रेडिट के लिए दावा करते हैं या धनवापसी करते हैं। रिकॉर्ड रखें 7 साल के लिए यदि आप बेकार प्रतिभूतियों या खराब ऋण कटौती से हानि के लिए दावा दर्ज करते हैं "।
8. लेखांकन सॉफ्टवेयर इसे आसान बनाता है
उपयोग की आसानी के साथ, मोबाइल उपकरणों से पहुंच, और कम लागत, आज के क्लाउड- आधारित छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेज रिकॉर्ड प्रबंधन को बहुत सरल बना सकते हैं। लगभग $ 10 / माह के लिए सॉफ़्टवेयर विक्रेताओं जैसे कि फ्रेशबुक्स और ज़ोहो फ्रीलांसरों और एकमात्र स्वामित्व के लिए उपयुक्त स्टार्टर पैकेज प्रदान करते हैं, जिनमें चालान , व्यय ट्रैकिंग और सरल रिपोर्टिंग शामिल है। उदाहरण के लिए, सक्षम होने के फायदों के बारे में सोचें, उदाहरण के लिए, सीधे अपने स्मार्टफोन से चालान भेजें, क्लाइंट के साथ दोपहर के भोजन की रसीद की तस्वीर लें और इसे एक व्यय के रूप में रिकॉर्ड करें, या बिल्ट-इन टाइमर के साथ बिल योग्य समय ट्रैक करें।
आपके रिकॉर्ड प्रबंधन को आसान बनाने के लिए आप ये आठ चीजें कर सकते हैं मुश्किल नहीं हैं। व्यवसाय चलाने से संबंधित बहुत से प्रशासनिक व्यवसाय की तरह, उन्हें केवल अच्छी आदतें और दृढ़ता स्थापित करने की आवश्यकता होती है। लेकिन अगर आप इन नियमों को अब लागू करते हैं और आगे बढ़ते हैं, तो आपको अगले कर समय में एक बड़ा अंतर दिखाई देगा और आपका लेखांकन पूरे साल आसान होगा।