आपके द्वारा दाखिल करने के समय पर कटौती करने के 5 तरीके
लेकिन दुर्भाग्यवश, इससे नफरत है या नहीं, जब आप एक छोटा व्यवसाय चलाते हैं, तो फाइलिंग करनी होती है, या आप जल्द ही अपने डेस्क को ढेर रखने वाले सभी कागज़ के वजन के नीचे गिरने लगेंगे। करने के लिए दाखिल करने का एक नफरत क्या है?
समस्या के दो दृष्टिकोण हैं जो मदद कर सकते हैं।
आप अपना समय जितना संभव हो सके फाइलिंग करने की कोशिश कर सकते हैं (एक विधि जिसे मैंने लगभग एक कार्यालय चलाने के वर्षों में लगभग पूरा किया है) या अपना समय जितना संभव हो उतना मजेदार दर्ज करना (कुछ जो मैं पूरा करने की कोशिश करता हूं)। आइए आप वास्तव में पहली बार दाखिल करने में कितना समय बिताते हैं, उसे कम करने के लिए युक्तियों को देखें।
जब संभव हो तो श्रेय और रीसायकल
आपके द्वारा दर्ज किए जाने वाले पेपर के किसी भी टुकड़े के बारे में पहला सवाल दायर करने का इंतजार कर रहा है, "क्या इस दस्तावेज़ को दायर करने की आवश्यकता है?"
मेल में आने वाले बहुत से दस्तावेज़ सीधे श्रेडर में जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, अन्य कंपनियों से विज्ञापनों या सूचना पत्रों को दर्ज करने में क्या बात है? जब आप मेल से काम कर रहे हों, तो मेल का एक टुकड़ा एक बार पढ़ें, तय करें कि आपको इसे अब से एक साल की आवश्यकता होगी और तदनुसार फ़ाइल या श्रेय दें।
संभावनाएं अच्छी हैं कि आप दस्तावेजों की बहुत सारी हार्ड कॉपी भी दर्ज कर रहे हैं जिन्हें आपको फाइल करने की आवश्यकता नहीं है - और पहले स्थान पर प्रिंटिंग भी नहीं करनी चाहिए।
चालान या अक्षरों की पेपर प्रतियां दर्ज करने की कोई आवश्यकता नहीं है, उदाहरण के लिए, यदि आपकी इलेक्ट्रॉनिक फाइलें व्यवस्थित हैं और आप उचित बैकअप प्रक्रियाओं का पालन कर रहे हैं।
तो जब आप फाइलिंग के उस ढेर से निपट रहे हैं, तो "पेपर जो आप बिना रह सकते हैं" को तोड़ दिया।
एक फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करें जो अन्य कार्यालय के काम को आसान बनाता है, कठिन नहीं।
मुझे जिस पेपर को दाखिल करने की आवश्यकता है, वह व्यवसाय करने की प्रक्रिया से संबंधित है - और इन दस्तावेजों को उनके साथ कुछ और करने से पहले लेखा प्रणाली में प्रवेश करने की आवश्यकता है।
तो प्रिंटर टोनर कारतूस के लिए उस रसीद को लेने और इसे मेरे मुख्य फाइलिंग सिस्टम में "पी" के तहत दर्ज करने के बजाय, मैं इसे "पहली" फाइलिंग सिस्टम में दर्ज करता हूं, जो महीने और वर्ष के लेबल वाले फ़ोल्डरों की एक श्रृंखला है।
उदाहरण के लिए, अगर मैंने सितंबर 2017 में टोनर कारतूस खरीदा है, तो वह उस फाइल के भीतर आने वाले सभी अन्य बिलों, प्राप्तियों और अन्य व्यावसायिक दस्तावेजों के साथ ही फाइल है। फिर महीने के अंत में फ़ोल्डर के माध्यम से काम करना एक आसान मामला है और सभी लेखांकन प्रविष्टियों को बनाने की आवश्यकता है (या यदि आप इसे स्वयं नहीं कर रहे हैं, मासिक फ़ोल्डर को अपने एकाउंटेंट या बुककीपर पर सौंपने के लिए) ।
ध्यान दें कि हम खुदरा व्यवसाय नहीं, एक सेवा व्यवसाय चलाते हैं, इसलिए महीने में एक बार काम करने के बाद बैठे और खातों पर काम करना। आपको मासिक खातों के विचार को तदनुसार संशोधित करने की आवश्यकता होगी यदि आपको अपने खातों को अधिक बार अद्यतित करने की आवश्यकता है।
फ़ाइल करने से पहले सोचें
लेखांकन करने के लिए मासिक फ़ोल्डर का उपयोग करने के बाद क्या होता है? दस्तावेजों को "मुख्य" फाइलिंग सिस्टम पर ले जाने की आवश्यकता है । लेकिन अपने शीर्षक के आधार पर प्रत्येक दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से दर्ज करने के बजाय, मैं समूह के अनुसार तर्कसंगत रूप से फ़ाइल करता हूं, एक फाइलिंग प्रक्रिया जो मुझे बहुत तेज़ी से मिलती है।
आइए प्रिंटर टोनर कारतूस के उदाहरण पर एक और नज़र डालें।
प्रिंटर टोनर कारतूस के लिए "पी" के तहत इस रसीद को दाखिल करने के बजाय, मैं इसे कार्यालय आपूर्ति - रसीदों के तहत फाइल करूंगा, वही जगह जहां मैं पोस्ट-नोट नोट्स या प्रिंटर के लिए रसीद के लिए रसीद जैसे दस्तावेज फाइल करूंगा कागज। यह न केवल तेजी से फाइलिंग करता है बल्कि दस्तावेज़ों को बाद में ढूंढना बहुत आसान बनाता है।
अपने फाइल फ़ोल्डर लेबल पर पूरे शब्द और वाक्यांशों का प्रयोग करें, केवल अक्षरों पर नहीं
ऐसा कोई नियम नहीं है जो कहता है कि आप अपने फाइलिंग सिस्टम के डिवीजन बनाते समय केवल एक ही अक्षरों तक ही सीमित हैं। और यदि आप करते हैं, तो आप अपनी फाइलिंग अनावश्यक रूप से धीमी और जटिल बना रहे हैं। अपने फाइलिंग सिस्टम को कस्टमाइज़ करें ताकि आप किसी समूह द्वारा फाइल करने से लाभ उठा सकें और दस्तावेज़ को और अधिक तेज़ी से रखने के लिए सही स्थान ढूंढ सकें।
उदाहरण के लिए, "सी" लेबल वाले मेरे फाइलिंग सिस्टम के केवल एक अनुभाग के बजाय, मेरे पास "क्लाइंट फ़ाइलें" लेबल वाला एक अनुभाग भी है।
"क्लाइंट फाइल" के अंदर की फाइलें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित होती हैं। इस तरह से आपके फाइलिंग सिस्टम को अनुकूलित करने की सुंदरता यह है कि यदि आपको आवश्यकता हो तो इसे हमेशा विभाजित और संगठित किया जा सकता है। तो एक प्रमुख ग्राहक के पास "क्लाइंट फाइल" अनुभाग के भीतर उसके नाम से लेबल किए गए फाइल सिस्टम डिवाइडर को आसानी से संबंधित दस्तावेज़ ढूंढने के लिए हो सकता है।
इस उदाहरण में, फिर, फाइलिंग सिस्टम पर लेबल "बी", "सी", "क्लाइंट फाइल", "डी" पढ़ेंगे ... देखें कि आपकी फाइलिंग कितनी आसान हो जाती है?
अपनी फाइलिंग को तेज करने के लिए एक और फाइलिंग टिप: वर्णमाला को भी कस्टमाइज़ करना न भूलें। केवल "एम" अनुभाग होने के बजाय, एक "मैक" लेबल भी करें।
अपनी "पहली" फाइलिंग प्रणाली को करीबी और सुविधाजनक रखें
दो स्टेज फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करने के बारे में दूसरी बड़ी बात यह है कि मैंने ऊपर वर्णित किया है कि यह आपके फाइलिंग सिस्टम (मासिक फ़ोल्डर्स) के पहले चरण को आपके वर्कस्पेस के करीब शारीरिक रूप से रखना आसान हो जाता है। यदि आपके पास फ़ाइल करने के लिए एक करीबी, संगठित जगह है तो आप उन्हें ढेर करने की बजाय तुरंत कागजात फ़ाइल करने के इच्छुक होंगे।
तो अपने आखिरी, वर्तमान, और अगले महीने के मासिक फ़ोल्डर्स को ट्रे में डालें या कॉन्सर्टिना फ़ाइल का उपयोग करें और इसे अपने वर्कस्पेस में बांह की लंबाई में रखें। आपके फाइलिंग सिस्टम का बड़ा हिस्सा ("मुख्य" फाइलिंग सिस्टम, जैसा कि हमने इसे ऊपर कहा है, कमरे में या यहां तक कि एक अलग कमरे में भी हो सकता है, लेकिन समय बचाने के हित में, आपको उठना नहीं चाहिए अपना पहला चरण फाइलिंग करें।
फाइलिंग मज़ा कैसे बनाएं
आपके द्वारा अब तक की गई फाइलिंग टिप्स आपको फाइलिंग करने और मस्तिष्क को स्थिर करने में समय बिताने में मदद करनी चाहिए। लेकिन अपना समय अधिक मजेदार दाखिल करने के बारे में क्या?
सच में, एकमात्र रणनीति जो मैं यहां आ गई है वह पूरी तरह से रिश्वत है, अगर मैं एक निश्चित समय के लिए फाइल करता हूं तो मुझे कुकी के साथ पुरस्कृत किया जाता है। यह काम करेगा लेकिन यदि आपके पास बहुत कुछ करने के लिए फाइलिंग है तो बहुत सारे पाउंड डालने का कारण बन सकता है।
या आप अपने फ़ाइल फ़ोल्डरों के लिए सभी अलग-अलग रंगों का उपयोग करके और लेबल के लिए असामान्य फोंट या सुलेख का उपयोग करके अधिक कलात्मक दृष्टिकोण ले सकते हैं। चाहे यह आपके फाइलिंग को अधिक मजेदार बनाता है या नहीं, यह निश्चित रूप से इसे और अधिक आकर्षक बना देगा।
और कौन जानता है? हो सकता है कि सिर्फ यह तथ्य कि आपका फाइलिंग इतना तेज़ है कि यह इतना व्यवस्थित है कि यह करने के लिए और अधिक मजेदार होगा।