आपको बचाने और व्यवस्थित करने की आवश्यकता क्या है
कुछ हद तक, जिन वस्तुओं को आपको फाइलिंग करने की प्रणाली विकसित करने की आवश्यकता होगी, वे आपके व्यवसाय पर निर्भर करती हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक मूर्त उत्पाद बेचते हैं, तो आपको अपनी सूची को ट्रैक करने वाली किसी चीज़ की आवश्यकता होगी। हालांकि, यहां उन वस्तुओं की एक सामान्य सूची दी गई है जिन्हें आपको अपने घर के व्यवसाय में ट्रैक रखने की आवश्यकता होगी:
- व्यापार और विपणन योजनाएं।
- कानूनी दस्तावेज (यानी एलएलसी पेपरवर्क, व्यापार लाइसेंस, और बौद्धिक संपदा पंजीकरण, अनुबंध)
- संपर्क (पेशेवर, ग्राहक, विक्रेता, सेवा प्रदाता, आदि)
- वित्तीय जानकारी (लाभ / हानि बयान, बैलेंस शीट, देय / प्राप्त करने योग्य खाते)
- करों
- व्यापार व्यय (प्राप्तियां)
- परियोजनाओं
इस सूची के साथ, आप अपने व्यवसाय के लिए विशिष्ट आइटम जोड़ना चाहेंगे।
आपके गृह व्यापार को व्यवस्थित करने के लिए सिस्टम
बाधाएं हैं कि आप अपने कागजात और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी को स्टोर और संभालने के लिए विभिन्न विधियों का उपयोग करेंगे। मुख्य कारक एक ऐसी विधि चुनना है जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है। हर किसी के पास सोच और आयोजन का एक अलग तरीका होता है। उदाहरण के लिए, कुछ लोगों के लिए, यह वर्णानुक्रम में फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए अधिक समझ में आता है, लेकिन दूसरों के लिए, उन्हें तिथि के अनुसार व्यवस्थित करना आसान लगता है।
यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करेगा, तो एक प्रयास करें, और यदि आप इसे बनाए रखने के लिए संघर्ष करते हैं, तो एक अलग सिस्टम अपनाने के लिए। अपनी फाइलों और जानकारी को व्यवस्थित करने के तीन तरीके यहां दिए गए हैं:
सरल बांधने की मशीन फाइलिंग सिस्टम
छोटे व्यवसायों के लिए जो बहुत अधिक कागजी काम नहीं करते हैं, बांधने की मशीन एक अच्छी पसंद है।
यह उन लोगों के लिए आदर्श भी है जो एक ही स्थान पर सबकुछ रखना चाहते हैं या जिन्हें उनकी जानकारी मोबाइल होने की आवश्यकता है। बांधने की मशीन प्रणाली एक बड़े तीन अंगूठी बांधने की मशीन, शीट रक्षक, और अनुभाग विभाजक का उपयोग करता है।
लंबित आदेश, पूर्ण आदेश, विभिन्न रूपों की मास्टर प्रतियों जैसे आदि जैसी व्यावसायिक श्रेणियों को व्यवस्थित करने के लिए अनुभाग डिवाइडर का उपयोग करें ... आदि। वहां से, आप शीट रक्षक में फ़ाइलों को इकट्ठा करना शुरू कर देंगे। एक बार बाइंडर भर जाता है - सप्ताह के अंत में, महीने या तीन महीने - यह शुद्ध करने का समय होगा। आप ग्राहक ऑर्डर फाइलों और अन्य ऐतिहासिक अभिलेखों को पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम में स्थानांतरित कर देंगे जो आपके बाइंडर के संगठन को बारीकी से प्रतिबिंबित करता है।
पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम
पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम एक फाइलिंग कैबिनेट, लटकती फाइलें और मनीला फ़ोल्डरों का उपयोग करते हैं। अंततः लगभग हर व्यवसाय को इस प्रकार के फाइलिंग की आवश्यकता होगी क्योंकि उनका व्यवसाय बढ़ता है। समय के साथ उत्पन्न बहुत अधिक पेपरवर्क है जो एक नहीं है। और चूंकि टैक्स रिकॉर्ड सात साल तक बनाए रखने की जरूरत है, इसलिए आपको इन सभी अभिलेखों को स्टोर करने के लिए एक जगह चाहिए। पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम उन वस्तुओं के लिए आदर्श हैं जिन्हें रखने की आवश्यकता है, लेकिन नियमित रूप से उपयोग नहीं किया जाता है, जैसे कि पिछले वर्ष के कर और व्यापार लाइसेंस। ग्राउंड और सफल से अपनी पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम प्राप्त करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
- इस बारे में सोचें कि आप वास्तव में किस प्रकार की प्रणाली का उपयोग करेंगे। आप शीत कार्यालय की आपूर्ति खरीदते हुए पागल हो सकते हैं और दुनिया में सबसे विस्तृत और रंगीन फाइलिंग सिस्टम तैयार कर सकते हैं, लेकिन यदि यह आपकी कार्य शैली में फिट नहीं है, तो यह सेट-अप समय और धन की बर्बादी होगी।
- अपने पेपर को प्रबंधित करने के लिए एक सिस्टम बनाएं जो कम से कम "स्पर्श" की अनुमति देता है। आप कागज के ढेर के निर्माण से बचना चाहते हैं, और प्रत्येक टुकड़े को कई बार से निपटना चाहते हैं। इसके बजाए, इस बारे में निर्णय लेने के लिए काम करें कि कागज़ के टुकड़े को पहली बार छूने की जरूरत है।
- दाखिल करने के लिए समय अलग सेट करें। प्लेग की तरह इस कार्य से बचना आसान है, लेकिन यह आवश्यक है और आपके व्यवसाय को अधिक आसानी से चलाने में मदद करेगा। विशेष रूप से प्राप्तियां और कर वस्तुओं पर उपयोग की जाने वाली अन्य वस्तुओं, इस सामग्री को व्यवस्थित रखने से आपके करों को अधिक आसान बना दिया जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम
डिजिटल दुनिया ने पेपर स्टोरेज की आवश्यकता पूरी तरह से समाप्त नहीं की है, लेकिन इसने सूचना को स्टोर करना बहुत आसान बना दिया है। डिजिटल सिस्टम चालान बना सकते हैं, भेज सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं, और यह आपके घर के व्यापार वित्त को ट्रैक कर सकता है और फिर ई-फाइलिंग के लिए कर सॉफ्टवेयर में आयात किया जा सकता है। आप रसीदों को स्कैन कर सकते हैं और उन्हें अपने कंप्यूटर पर एक फाइल में संग्रहीत कर सकते हैं (हालांकि आपको शायद पेपर संस्करण भी रखना चाहिए)। इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम आपके ग्राहकों, ग्राहक और संभावित जानकारी को ग्राहक रिलेशनशिप प्रबंधन प्रणाली में आसान पहुंच, ईमेलिंग, बिलिंग आदि के लिए स्टोर कर सकते हैं। ऑनलाइन सिस्टम का उपयोग आपके विचारों को सहेजने, परियोजनाओं का प्रबंधन करने, सूचना या अनुसंधान को व्यवस्थित करने में आपकी सहायता के लिए किया जा सकता है।
लेकिन पेपर फाइल सिस्टम की तरह, आपके डिजिटल फाइलिंग सिस्टम में आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत फ़ोल्डर और फ़ाइलों का उपयोग करके संगठनात्मक संरचना होनी चाहिए, या क्लाउड में । सबसे आसान प्रबंधन के लिए, अपने डिजिटल सिस्टम में उसी संरचना और फ़ाइल नामों का उपयोग करें जैसा कि आप अपने पेपर सिस्टम में करते हैं। अपनी डिजिटल फ़ाइलों की सुरक्षा के लिए, उन्हें एक अलग हार्ड ड्राइव या ऑनलाइन स्टोरेज सिस्टम पर बैकअप लें।
उपरोक्त सभी का एक संयोजन
संभावना है कि आपको अपने व्यवसाय में स्टोर करने के लिए आवश्यक सभी डेटा और सामग्री को प्रबंधित करने के लिए एक से अधिक सिस्टम का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। सबसे पहले, आपको यह तय करने की आवश्यकता होगी कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है, और फिर इसे कार्यान्वित करें। उदाहरण के लिए, आपके पास अपने व्यवसाय के दिन-प्रति-दिन प्रबंधन जैसे आपके शेड्यूल, मार्केटिंग और आपके फॉर्म की प्रतियां व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए एक बाइंडर सिस्टम हो सकता है।
आपकी पारंपरिक प्रणाली आपके पिछले दीर्घकालिक कागजात, पूर्व वर्ष के कर, परमिट और व्यापार लाइसेंस, और बौद्धिक संपदा पंजीकरण जैसे हो सकती है। आप अपने विचारों को स्टोर करने के लिए डिजिटल सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं, जैसे Evernote , और ट्रैक प्रोजेक्ट्स।
दूसरी तरफ, आप एक ऑनलाइन टू-डू सूची और कैलेंडर का उपयोग करके, जितना संभव हो उतना डिजिटल होना चाह सकते हैं, अपने कंप्यूटर में सभी रसीदों को स्कैन कर सकते हैं, और अपने सभी व्यावसायिक प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए सॉफ़्टवेयर या ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। फिर भी, आप अभी भी एक सिस्टम को उस पेपर को प्रबंधित करना चाहते हैं जो उत्पन्न होता है। कुंजी उस प्रणाली को ढूंढना है जो आपके लिए चिपकने के लिए आसान है और जिसकी आपको आवश्यकता हो, उसे ढूंढें।
सितंबर 2016 लेस्ली ट्रूक्स अपडेट किया गया