लेखांकन सूचना प्रणाली के लिए व्यापार मालिक की गाइड

जानें कि लेखा सूचना प्रणाली क्या करती है

लेखांकन सूचना प्रणाली लेनदेन डेटा एकत्र और संसाधित करती है और इच्छुक पक्षों को वित्तीय जानकारी संचारित करती है। कई प्रकार के लेखांकन सूचना प्रणाली हैं और परिणामस्वरूप, वे काफी भिन्न होते हैं। कई कारक इन प्रणालियों को प्रभावित करते हैं जैसे व्यवसाय के प्रकार, व्यवसाय का आकार, डेटा की मात्रा, डेटा प्रबंधन आवश्यकताओं के प्रकार, और अन्य कारकों।

इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रोसेसिंग (ईडीपी) सिस्टम

अधिकांश व्यवसाय, सबसे छोटे, कम्प्यूटरीकृत सिस्टम का उपयोग करते हुए, इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रोसेसिंग (ईडीपी) सिस्टम भी कहते हैं।

ये सिस्टम वित्तीय विवरणों की तैयारी के लिए वित्तीय लेनदेन को रिकॉर्ड करने से लेखांकन प्रक्रिया में हर कदम को संभालते हैं। प्रतिस्पर्धी बने रहने और 2002 के सरबान-ऑक्सले अधिनियम के अनुपालन में रहने के लिए व्यवसाय लगातार अपने सिस्टम प्रौद्योगिकी में सुधार कर रहे हैं। यहां तक ​​कि सबसे छोटे व्यवसाय क्विकबुक जैसे सिस्टम का उपयोग करना चुन सकते हैं।

व्यापार लेनदेन और व्यापार प्रक्रियाओं की मूल बातें

यह समझने के लिए कि ये लेखांकन सूचना प्रणाली कैसे काम करती हैं, आपको मूल लेखांकन शर्तों "व्यापार लेनदेन" और "व्यावसायिक प्रक्रियाओं" को समझना होगा। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको समझना होगा कि कैसे वित्तीय लेनदेन और प्रक्रियाएं वित्तीय रिपोर्टें उत्पन्न करने के लिए मिलती हैं। लेखांकन सूचना प्रणाली के संबंध में, व्यापार लेनदेन को कई प्रकार की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में विभाजित किया जा सकता है:

1. राजस्व और वापसी प्रक्रियाओं, सिस्टम, और नियंत्रण

इन व्यावसायिक प्रक्रियाओं के तहत आने वाले व्यापार लेनदेन दैनिक बिक्री, रिटर्न और नकद प्रवाह लेनदेन की बड़ी मात्रा हैं।

2. व्यय और वापसी प्रक्रियाओं, सिस्टम, और नियंत्रण

इन व्यावसायिक प्रक्रियाओं के तहत आने वाले व्यापार लेनदेन व्यय, रिटर्न और नकद बहिर्वाह लेनदेन की बड़ी मात्रा हैं। इस श्रेणी में पेरोल और निश्चित संपत्ति खरीद लेनदेन भी हैं।

3. रूपांतरण प्रक्रियाओं, सिस्टम, और नियंत्रण

इस श्रेणी के तहत व्यापार लेनदेन कच्चे माल और कार्य-प्रगति लेनदेन हैं।

4. प्रशासनिक प्रक्रियाओं, सिस्टम, और नियंत्रण

प्रशासनिक व्यवसाय लेनदेन निवेश, उधार, और पूंजीगत लेनदेन हैं।

इन सभी व्यापार लेनदेन के परिणामस्वरूप सामान्य लेजर प्रक्रियाओं, प्रणालियों और नियंत्रणों में टी-खाते स्थापित किए जाते हैं। सामान्य खाताधारक से, आंतरिक और बाहरी वित्तीय विवरण दोनों विकसित किए जाते हैं। आंतरिक वित्तीय रिपोर्ट खातों को प्राप्त करने योग्य या बिक्री सूची स्थिति रिपोर्ट के लिए वृद्धावस्था अनुसूची हो सकती है। बाहरी वित्तीय रिपोर्ट आय विवरण , बैलेंस शीट , और नकदी प्रवाह का बयान होगा ।

लेखांकन सूचना प्रणाली के प्रकार

लेखांकन सूचना प्रणाली के कई प्रकार या श्रेणियां हैं। व्यापारिक फर्म का उपयोग किस प्रकार व्यवसाय के प्रकार, व्यापार का आकार, व्यापार की जरूरतों और व्यापार के परिष्कार पर निर्भर करता है:

मैनुअल सिस्टम

मैन्युअल एकाउंटिंग सूचना प्रणाली का उपयोग ज्यादातर छोटे व्यवसायों और घर-आधारित व्यवसायों द्वारा किया जाता है। यदि कोई सिस्टम पूरी तरह से मैन्युअल है, तो उसे निम्नलिखित की आवश्यकता होगी: स्रोत दस्तावेज़ , सामान्य खाताधारक, सामान्य पत्रिका , और विशेष पत्रिकाओं या सहायक पत्रिकाओं की आपको आवश्यकता हो सकती है।

विरासती तंत्र

लीगेसी सिस्टम अक्सर मौजूदा व्यापारिक फर्मों में होते हैं और इन्हें सूचना प्रौद्योगिकी के रूप में आज के रूप में परिष्कृत के रूप में उपयोग किया जाता है। हालांकि विरासत प्रणाली पुराने रूप में प्रतीत हो सकती है, लेकिन उनके पास फर्म के कुछ निश्चित फायदे हैं। उनमें फर्म के बारे में मूल्यवान ऐतिहासिक डेटा शामिल है। फर्म कर्मियों को पता है कि सिस्टम का उपयोग कैसे करें और इसे समझें। एक विरासत प्रणाली को आम तौर पर एक व्यक्तिगत फर्म की विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए अनुकूलित किया गया है। आपको जेनेरिक एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर पैकेज में इस प्रकार का अनुकूलन नहीं मिलेगा।

दुर्भाग्यवश, विरासत प्रणालियों के पास भी महत्वपूर्ण नुकसान हैं। अक्सर, उनके पास कोई दस्तावेज नहीं है। प्रतिस्थापन भागों को ढूंढना आम तौर पर कठिन होता है क्योंकि हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर अप्रचलित हो सकते हैं। यहां तक ​​कि कंप्यूटर भाषा जो लीगेसी सिस्टम का उपयोग करती है वह आमतौर पर एक पुरानी भाषा है।

अधिकांश विरासत प्रणालियों को खरोंच से बनाया गया है।

विरासत प्रणाली का प्रतिस्थापन

आप अपनी विरासत प्रणाली को एक नई, अद्यतित प्रणाली के साथ पूरी तरह से बदल सकते हैं। यह काफी महंगा समाधान है। आप अपनी विरासत प्रणाली भी अपडेट कर सकते हैं। आप स्क्रीन स्क्रैपिंग नामक एक प्रक्रिया का उपयोग कर सकते हैं, जो एक ऐसी तकनीक है जो कंप्यूटर स्क्रीन पर प्रदर्शित डेटा लेती है और इसका अनुवाद करती है ताकि एक नया एप्लीकेशन इसे पढ़ सके। आप एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन एकीकरण सिस्टम भी स्थापित कर सकते हैं। इस प्रकार की प्रणाली आपके विरासत प्रणाली, जैसे सूची, पेरोल और अन्य में विभिन्न अनुप्रयोगों को नेटवर्क करती है।

यदि आप एक एसएमबी हैं, जब तक कि आप सबसे छोटी, पूर्ण-आधारित विविधता न हों, आप अपने उद्योग में प्रतिस्पर्धी रखने के लिए अपनी लेखांकन सूचना प्रणाली को अद्यतित करना चाहेंगे। से चुनने के लिए कई विकल्प हैं।