स्रोत दस्तावेज़ में मिली महत्वपूर्ण जानकारी के बारे में जानें
स्रोत दस्तावेज़ क्यों महत्वपूर्ण हैं
स्रोत दस्तावेज बहीखाता और लेखांकन प्रक्रिया के लिए आवश्यक है क्योंकि यह सबूत है कि एक वित्तीय लेनदेन हुआ।
अगर किसी कंपनी का ऑडिट किया जाता है, तो स्रोत दस्तावेज लेखांकन पत्रिकाओं और सामान्य खाताधारक को एक निर्विवाद लेखा परीक्षा के निशान के रूप में बैक अप लेते हैं।
किसी व्यवसाय के लिए स्रोत दस्तावेज़ रखना आपके व्यक्तिगत करों के लिए कर-कटौती योग्य वस्तुओं के लिए प्राप्तियां रखना है। यदि आपके करों का ऑडिट किया जाता है, तो वे सबूत प्रदान करते हैं कि आपने उन खरीदारियां की हैं। आपके व्यवसाय के लिए भी यही सच है, लेकिन व्यवसाय में, आप केवल कर-कटौती योग्य व्यय के लिए प्राप्तियां नहीं रखते हैं। आप प्रत्येक वित्तीय लेनदेन के लिए मूल दस्तावेज रखते हैं।
क्या स्रोत दस्तावेज़ प्रदान करते हैं
एक स्रोत दस्तावेज़ लेनदेन के सभी बुनियादी तथ्यों का वर्णन करता है, जैसे लेनदेन की राशि, जिसके लिए लेनदेन किया गया था, लेनदेन का उद्देश्य, और लेनदेन की तारीख।
यहां सामान्य स्रोत दस्तावेज़ों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- एक रद्द चेक
- बीजक
- नकदी रजिस्टर रसीद
- कंप्यूटर से उत्पन्न रसीद
- ग्राहक धनवापसी के लिए क्रेडिट ज्ञापन
- कर्मचारी समय कार्ड
- जमा पर्ची
- खरीद आदेश
स्रोत दस्तावेज़ों का इलाज कैसे करें
स्रोत दस्तावेज लेनदेन के बाद जितनी जल्दी हो सके उचित लेखा जर्नल में दर्ज किया जाना चाहिए। रिकॉर्डिंग के बाद, सभी स्रोत दस्तावेजों को किसी प्रकार की प्रणाली में दायर किया जाना चाहिए जहां उन्हें आवश्यकता हो सकती है या नहीं।
कुछ मामलों में, यह निर्धारित करने में सक्षम होने के लिए हिरासत की श्रृंखला प्रदान करना भी महत्वपूर्ण हो सकता है कि प्रश्न में स्रोत दस्तावेज़ आपके नियंत्रण में रहा।
स्रोत दस्तावेज़ बनाम फोटोकॉपी
ज्यादातर परिस्थितियों में, स्रोत दस्तावेजों की फोटोकॉपी कानूनी रूप से स्वीकार्य हैं। उदाहरण के लिए, आंतरिक राजस्व सेवा, 1 99 7 से रसीदों की फोटोकॉपी स्वीकार कर चुकी है, जब तक कि वे सुगम हों, मूल में मौजूद सभी जानकारी शामिल हों और स्कैनिंग प्रक्रिया की सीमाओं के भीतर, उस जानकारी को समान प्रारूप में प्रस्तुत करें मूल।
एक सामग्रियों की रसीद जो खरीदी गई वस्तुओं और मूल्य का भुगतान करती है, लेकिन सप्लायर के नाम के बिना स्कैन किया गया था, वह योग्य नहीं होगा। एक दस्तावेज़ जो मूल रसीद में सभी जानकारी प्रस्तुत करता है, लेकिन जिसे वर्ड या एक्सेल प्रारूप में पुनः टाइप किया गया है, वह भी योग्य नहीं होगा।
आईआरएस मानक - मूल, पूर्ण, मूल और सटीक प्रजनन - एक ही मानक है जो कई व्यवसायों और सरकारी एजेंसियों में उपयोग किया जाता है। हालांकि, अन्य संस्थान इन सामान्य आवश्यकताओं में शामिल हैं।
उदाहरण के लिए, वाशिंगटन विश्वविद्यालय, मूल दस्तावेज फोटोकॉपी के लिए विकल्प के रूप में स्वीकार करता है जो कम से कम 300 डॉट्स प्रति इंच (डीपीआई) पर स्कैन किया जाता है, और पीडीएफ या टीआईएफएफ प्रारूपों में प्रस्तुत किया जाता है; यह जेपीईजी फोटोकॉपी स्वीकार नहीं करता है।
यदि आप भंडारण की सुविधा के लिए लेखांकन या कानूनी दस्तावेजों को स्कैन करने की योजना बना रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए प्रासंगिक संस्थान से जांच लें कि वे उस प्रारूप में दस्तावेज़ स्वीकार करेंगे जो आप उपयोग करने की योजना बना रहे हैं।