सामान्य खाताधारक आपके व्यवसाय के लिए सारांश वित्तीय रिकॉर्ड है
सामान्य खाताधारक उन सभी वित्तीय लेनदेन का एक पूरा रिकॉर्ड है जो आपकी कंपनी के जीवनकाल में किए गए हैं, न केवल पिछले वर्ष या पिछले महीने।
आपके व्यापार को सामान्य लेजर की आवश्यकता क्यों है?
सामान्य खाताधारक आपके व्यापार के वित्तीय संचालन में कई कार्यों की सेवा करता है। इसे पकड़ो-सभी बाल्टी के रूप में सोचें। इसमें आपकी वित्तीय विवरण है जो आप अपने आय विवरण और बैलेंस शीट रिपोर्ट बनाने के लिए उपयोग करेंगे। इसका उपयोग वित्तीय विवरण तैयार करने, संतुलन की स्थिति का पता लगाने और आंतरिक और बाहरी लेखापरीक्षा के लिए किया जाता है। इसमें परिसंपत्तियों, देनदारियों , मालिकों की इक्विटी , राजस्व और व्यय का लेखा शामिल है।
यदि आपका व्यवसाय ऋण के लिए लागू होता है तो उधारकर्ता हमेशा आपके वित्तीय रिकॉर्ड के लिए पूछेंगे। आपका सामान्य खाताधारक आपको जो भी जानकारी चाहिए उसे तत्काल ढूंढने और पहचानने में आपकी सहायता कर सकता है।
जनरल लेजर बनाम जनरल जर्नल
अपने सामान्य पत्रिका के साथ सामान्य खाताधारक को भ्रमित न करें। उत्तरार्द्ध लेनदेन का सिर्फ एक कालानुक्रमिक रिकॉर्ड है, जबकि सामान्य खाताधारक खातों द्वारा आयोजित किया जाता है और प्रत्येक पोस्टिंग के बाद खाता शेष राशि प्रदर्शित कर सकता है।
व्यवसाय आम तौर पर अपने दैनिक लेनदेन डेटा को दैनिक आधार पर विभिन्न लेखांकन पत्रिकाओं में दर्ज करते हैं। जब कोई वित्तीय लेनदेन होता है और एक स्रोत दस्तावेज़ उत्पन्न होता है, तब लेनदेन को सामान्य पत्रिका में दर्ज किया जाता है।
लेन-देन कालक्रम क्रम में सूचीबद्ध हैं। तिथि, राशि, प्रभावित खाते, और जिस दिशा में खाते प्रभावित होते हैं, वे सभी ध्यान दिए जाते हैं।
आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि जब आप प्रत्येक लेनदेन को नोट करते हैं तो डेबिट और क्रेडिट शेष में रहते हैं।
विशेष पत्रिकाएं
आपकी कंपनी के पास विशेष पत्रिकाओं की विस्तृत श्रृंखला भी हो सकती है। इनमें से कुछ आम बातों में बिक्री पत्रिकाओं , नकदी प्राप्ति पत्रिकाओं, और नकद वितरण पत्रिकाओं शामिल हैं। कंपनी द्वारा रखे जाने वाले विशेष पत्रिकाओं की संख्या और प्रकार एक व्यक्तिगत निर्णय है। इन पत्रिकाओं को सामान्य रूप से जेनरेट किया जाता है क्योंकि आप कंप्यूटर में अपने वित्तीय लेन-देन दर्ज करते हैं यदि आपकी कंपनी कम्प्यूटरीकृत एकाउंटिंग सिस्टम का उपयोग करती है।
सामान्य खाताधारक आपकी कंपनी के लिए सामान्य पत्रिका और इन विशेष पत्रिकाओं से वित्तीय लेनदेन के लिए सभी सारांश जानकारी दिखाता है।
जर्नल प्रविष्टियां कैसे काम करती हैं
सामान्य खाताधारक कंपनी के वित्तीय लेनदेन की जर्नल प्रविष्टियों को अपने लेखांकन पत्रिकाओं से सामान्य खाताधारक में स्थानांतरित करके बनाया जाता है। प्रत्येक वित्तीय लेनदेन में एक स्रोत दस्तावेज होता है, जैसे चालान या रद्द चेक, साथ ही साथ जर्नल एंट्री , सामान्य रूप से सामान्य पत्रिका, आपके विशेष पत्रिकाओं या दोनों में पाया जाता है।
खातों के अपने चार्ट की भूमिका
सामान्य खाताधारक खाते आपके छोटे व्यवसाय के खातों के चार्ट पर आधारित होते हैं। यह चार्ट उन मुख्य खातों को दिखाता है जो आपके वित्तीय विवरणों में दिखाए जाते हैं।
आपके व्यापार के आकार और जटिलता के आधार पर, आपके चार्ट में सचमुच सैकड़ों खाते शामिल हो सकते हैं, जिनमें मौजूदा संपत्तियों, निश्चित संपत्तियों , वर्तमान देनदारियों, दीर्घकालिक देनदारियों, मालिकों के इक्विटी खाते , बिक्री राजस्व, व्यय खाते, लाभ, और नुकसान।
एक सामान्य लेजर प्रविष्टि का एक सरल उदाहरण
आइए मान लीजिए कि आपने अन्य व्यवसायों के लिए व्यवसाय डिजाइनिंग वेबसाइटों के लिए अपने दरवाजे खोले हैं। आपके ऑपरेशन की आवश्यकता है कि आप एक बहुत व्यापक कंप्यूटर सिस्टम बनाए रखें जो आपको $ 10,000 वापस सेट करे।
अपने सामान्य खाताधारक के बाईं ओर पहले कॉलम में लेनदेन की तारीख दर्ज करें और अगले कॉलम में कंप्यूटर सिस्टम के लिए जर्नल प्रविष्टि नोट करें। तीसरे और चौथे कॉलम डेबिट रकम और क्रेडिट रकम के लिए समर्पित हैं।
ध्यान रखें कि डेबिट और क्रेडिट रकम सतह पर counterintuitive लगता है।
संपत्तियां, जो एक प्लस हैं, में डेबिट बैलेंस है, इसलिए आप $ 10,000 मूल्य डेबिट राशि के रूप में दर्ज करेंगे। यदि आपने $ 10,000 के साथ आने के लिए नकदी जैसी अन्य संपत्तियों को समाप्त कर दिया है, या यदि आपने सिस्टम खरीदने के लिए ऋण के तरीके में देयता को जोड़ा है, तो ये लेनदेन क्रेडिट हैं। इसलिए आप चौथे कॉलम में संबंधित संख्या दर्ज करेंगे।
माइक्रोसॉफ्ट बिजनेस सिस्टम्स लेनदेन को ट्रैक करने में आपकी सहायता के लिए कई कॉलम के लिए एक बहुत अधिक व्यापक टूटना प्रदान करता है। आप चार तक सीमित नहीं हैं।
सामान्य लेजर प्रविष्टियों के बारे में एक अंतिम शब्द
लेनदेन को उनके उचित पत्रिकाओं में दर्ज किया जाना चाहिए, फिर संक्षेप में और महीने में एक बार सामान्य खाताधारक में प्रवेश किया जाना चाहिए। प्रत्येक खाते के लिए एक अलग पृष्ठ होना चाहिए।