अंतरराष्ट्रीय शिपिंग दस्तावेजों की तैयारी करते समय विवरणों पर ध्यान दें
अपनी पैकिंग सूची तैयार करने के लिए, इनवॉइस पर सभी कीमतों को हटाएं और यह देखने के लिए दोबारा जांच करें कि मामले की संख्या, वजन (शुद्ध, सकल, मीट्रिक) और माप चालान पर दिखाई देते हैं। फिर बड़े, बोल्ड अक्षरों में "पैकिंग सूची" दस्तावेज़ का नाम बदलें। वाणिज्यिक चालान के लिए पैकिंग सूची को कभी भी न बदलें।
पैकिंग सूची महत्वपूर्ण क्यों है इसके कई कारण यहां दिए गए हैं:
- यह वास्तव में भेजा जा रहा है कि समर्थन करता है।
- यह एक निरीक्षण प्रमाण पत्र के साथ कर सकते हैं।
- इसे भुगतान विधि का समर्थन करने के लिए और सबूत के रूप में उपयोग किया जा सकता है लेकिन (सलाह दी जानी चाहिए) आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप किसी भी भुगतान साधन के लिए अपने उत्पाद विवरण से मेल खाते हैं।
- इसका उपयोग एक कस्टम ब्रोकर द्वारा निकासी और विदेशी देश में प्रवेश के लिए किया जाएगा।
- इसका उपयोग खरीदार-विक्रेता द्वारा किया जाता है ताकि तुलना की जा सके कि क्या भेजा गया है।
- इसका प्रयोग लदान का बिल जारी करने के लिए किया जाता है।
- इसका उपयोग इलेक्ट्रॉनिक निर्यात सूचना (ईईआई) के लिए किया जाता है और माल और सामानों को सत्यापित करने के लिए अक्सर यूएस और विदेशी सीमा शुल्क अधिकारियों द्वारा उपयोग किया जाता है।
क्यों पैकिंग सूचियां बहुत महत्वपूर्ण हैं
यदि आप पैकिंग सूची पूरी नहीं करते हैं तो कई समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं जो आपके व्यवसाय के साथ विनाश को खत्म कर सकती हैं। ये समस्याएं आपके सामान को वांछित गंतव्य तक पहुंचने से नहीं मिलती हैं।
एक निर्यात पैकिंग सूची को प्रत्येक शिपिंग कंटेनर के बाहर सुरक्षित रूप से संलग्न किया जाना चाहिए, अधिमानतः एक निविड़ अंधकार पैकेट और एक लिफाफा जो स्पष्ट रूप से "पैकिंग सूची संलग्न" चिह्नित है। शिपमेंट के कुल वजन और मात्रा को निर्धारित करने के लिए शिपर्स और अग्रेषण एजेंटों की ज़िम्मेदारी है, और सही माल (जैसा संकेत दिया गया है) भेज दिया गया है या नहीं।
यह सारी जानकारी पैकिंग सूची पर आधारित है। इसके अलावा, प्रवेश और बंदरगाह के बंदरगाह पर सीमा शुल्क अधिकारी कार्गो की जांच के लिए पैकिंग सूची का उपयोग कर सकते हैं।
अग्रिम तैयारी
शिपमेंट के कई हफ्ते पहले, आपके फ्रेट फॉरवर्डर , रीति-रिवाज ब्रोकर, बैंक और ग्राहक को यह इंगित करने की ज़रूरत है कि उन्हें कितनी प्रतियां चाहिए और जहां प्रत्येक प्रति को संलग्न और वितरित करने की आवश्यकता है। आपको हमेशा अपनी फाइलों के लिए तीन या चार अतिरिक्त प्रतियां बनाना चाहिए, बस मामले में।
यदि आप अपने शिपमेंट दस्तावेज को ऑनलाइन संसाधित करने का निर्णय लेते हैं, तो उपयुक्त पैकिंग सूची विकल्प का चयन करें और फिर अंतरराष्ट्रीय बिक्री में शामिल सभी पार्टियों से संपर्क करें ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि आपकी पैकिंग सूची पर हस्ताक्षर किए जाने की आवश्यकता है या नहीं।
चूंकि पैकिंग सूची पर किसी भी गलती से गंतव्य के बंदरगाह पर निकासी में देरी हो सकती है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इसे पहली बार सही समझें, सभी आवश्यक कदमों का पालन करें।