व्यापार मालिक अक्सर कई कारणों से अपनी खुद की बहीखाता संभालते हैं जिसमें संवेदनशील वित्तीय जानकारी देने का डर शामिल है, पूर्ण नियंत्रण चाहते हैं और कर्मचारियों की लागत को कम करना चाहते हैं। उन कारणों से, निश्चित रूप से स्टार्टअप और छोटे परिचालनों के लिए मान्य होने पर, आपका व्यवसाय बढ़ने के साथ तेजी से अव्यवहारिक हो जाता है। कुछ मालिक विश्वसनीय परिवार के सदस्यों या कर्मचारियों को लेखांकन कर्तव्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं, लेकिन सबसे सफल और समझदार उद्यमी जल्दी से सीखते हैं कि लेखांकन और वित्त व्यवसाय की जिंदगी है और कुशल वित्तीय विशेषज्ञों से पेशेवर प्रबंधन के लायक हैं।
अधिकांश व्यवसायों में तीन प्राथमिक वित्तीय प्रबंधक पद बुककीपर या एकाउंटेंट, नियंत्रक और मुख्य वित्तीय अधिकारी या सीएफओ हैं।
एक व्यापार मालिक के रूप में, आप इन पदों के कर्तव्यों को स्वयं संभाल सकते हैं या उन्हें एक कर्मचारी सदस्य या भरोसेमंद सहयोगी को सौंप सकते हैं, लेकिन जैसे ही व्यवसाय परिपक्व हो जाता है, ज्यादातर मालिकों को पता चलता है कि किराए पर लेने वाले पेशेवरों को कोर पर ध्यान केंद्रित करने के लिए ठोस लागत-मूल्य लाभ उत्पन्न होते हैं व्यापार के मुद्दे। लेखांकन पेशेवरों को भर्ती करने के नतीजे में निम्नलिखित व्यावसायिक फायदे शामिल हैं - लेकिन इतनी ही सीमित नहीं हैं:
- विनिर्माण प्रक्रिया, विक्रेता संबंध, कार्यालय संचालन और कर्मचारी प्रबंधन में लागत बचत ढूँढना
- करों पर पैसा बचाना
- आंतरिक कागजी कार्य और बाहरी रिपोर्टों की एक सतत विस्तारित मात्रा का प्रबंधन करना
- बीमा कवरेज, सूची प्रबंधन, विविधीकरण और वित्तीय खतरे के आकलन के साथ जोखिम को कम करके वित्तीय सुरक्षा नेट तैयार करना
- योजना विस्तार
- पेरोल हैंडलिंग
- संचालन को व्यवस्थित करना और लाभ को अधिकतम करना
- जुर्माना, जुर्माना, कम क्रेडिट रेटिंग और ब्याज शुल्क से बचें जो लापता समय सीमा से उत्पन्न होते हैं, गलत तरीके से पेरोल की गणना करते हैं, बिलों का भुगतान करना भूल जाते हैं और समय-संवेदी व्यावसायिक अवसरों को याद करते हैं
वास्तव में, अधिकांश व्यवसाय पेशेवर वित्तीय कर्मचारियों को अपने दैनिक व्यापार संचालन का प्रबंधन करने के लिए पैसे बचाने से पैसे बचाते हैं।
हालांकि, आपके व्यापार, आपके उद्योग और अन्य कारकों के आकार के आधार पर, आपको केवल अंशकालिक बुककीपर की आवश्यकता हो सकती है या एक पूर्ण वित्तीय कर्मचारी की आवश्यकता होती है जिसमें नियंत्रक और सीएफओ शामिल हो। यह तय करना कि आपके व्यवसाय को वास्तव में किस वित्तीय कर्मचारी की ज़रूरत है, वह एक जटिल निर्णय है जो कई कारकों पर निर्भर करता है। आपकी ज़रूरतें समय के साथ लगभग निश्चित रूप से बदल जाएंगी, और यदि आपका व्यवसाय सफलतापूर्वक बढ़ता है, तो आप इन सभी पदों के माध्यम से चक्र हो सकते हैं। निम्नलिखित अनुभाग बताते हैं कि प्रत्येक पेशेवर क्या करता है और बताता है कि आपके व्यवसाय को इनमें से एक या अधिक वित्तीय विशेषज्ञों की आवश्यकता हो सकती है:
आवश्यक बुककीपर कार्य
अधिकांश बुककीपर्स व्यवसायिक रणनीति पर बहुत कम या कोई प्रभाव नहीं रखते हैं, जो कंपनी में वित्तीय रूप से पहले से ही किया जा रहा है, जो प्रतिक्रियात्मक रूप से काम कर रहा है। बुककीपर लेनदेन के आधार पर काम करते हैं और शायद ही कभी भविष्य के व्यापार लेनदेन के बारे में निर्णय लेते हैं। एक प्रतिभाशाली बुककीपर आपके विकल्पों की व्याख्या कर सकता है, रिकॉर्ड और रिपोर्ट चालू रख सकता है, पुस्तकों में विसंगतियों की पहचान कर सकता है और लागत बचाने वाले विचारों की सिफारिश कर सकता है, लेकिन उनकी प्राथमिक नौकरियां व्यवसाय और उसके वित्तीय लेनदेन को क्रॉनिकल और इस जानकारी से रिपोर्ट संकलित करना है। कंपनी बुककीपर के कुछ सामान्य दैनिक कार्यों में शामिल हैं:
- रिकॉर्डिंग बिक्री, व्यय, देय खाते और खातों को प्राप्त करने योग्य
- आपूर्ति, कार्यालय खर्च, किराया, उपयोगिताओं और अन्य निश्चित और परिवर्तनीय लागतों की निगरानी लागत
- पेरोल प्रबंधन, कर रोकथाम, बिक्री कर खाते, मजदूरी गार्निश और बीमा कटौती
- यह सुनिश्चित करना कि आवश्यक रूप और कागजी कार्य पूरा हो जाएं और सुरक्षित रूप से संग्रहीत हों
- प्रबंधन, सरकारी एजेंसियों, शेयरधारकों, कर्मचारियों और हितधारकों के लिए दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक और वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना
- समय पर बिल का भुगतान करना
- वैकल्पिक आपूर्तिकर्ताओं का शोध और लागत तुलना करना
- अपशिष्ट, कुप्रबंधन, धोखाधड़ी और चोरी जैसे समस्या क्षेत्रों की पहचान करना
- ट्रैकिंग सामग्री, आपूर्ति, सूची और मानव संसाधन
- शहर, राज्य, आईआरएस, बेरोजगारी एजेंसियों और बीमा कंपनियों के लिए कर और दैनिक, मासिक या त्रैमासिक कर जमा की तैयारी
- व्यापार और कर्मचारी बीमा और स्वास्थ्य योजनाओं का प्रबंधन
- कंपनी के रिकॉर्ड की रक्षा
- अनुमान प्राप्त करना और ढूंढना और भुगतान करना और लोगों की मरम्मत करना
- अनुपालन मुद्दों की जांच
- बाहरी विक्रेताओं और उधारदाताओं के साथ आंतरिक रूप से और व्यावसायिक क्रेडिट को ग्राहक क्रेडिट मुद्दों को संभालना
एक बुककीपर किराए पर लेना कब जानना है
अधिकांश व्यापार मालिक - विशेष रूप से जो उद्यमी भावना वाले होते हैं - अपने व्यवसाय के हर पहलू को चलाने पर बढ़ते हैं, और उपलब्ध सभी अंतर्ज्ञानी सॉफ़्टवेयर के साथ लेखांकन आसान हो गया है। व्यापार मालिकों के लिए किताबें रखने के लिए यह पूरी तरह से संभव है, लेकिन व्यापार बढ़ने के साथ यह एक अच्छा विचार नहीं है। जब कागजी कार्य आपके समय प्रबंधन, नौकरी की संतुष्टि या दक्षता से समझौता करना शुरू करता है, तो समय-समय पर एक बुककीपर को भर्ती करने पर विचार करने का समय लगता है। आपको पूर्णकालिक कार्यकर्ता को किराए पर लेने की आवश्यकता नहीं हो सकती है और पेरोल जैसे लेखांकन कार्य के सभी या हिस्से को आउटसोर्स भी कर सकता है। यदि कोई भी आपके और आपके व्यवसाय पर लागू होता है तो एक बुककीपर को भर्ती करना समझ में आता है:
- आप वास्तव में लेखांकन को समझ नहीं पाते हैं लेकिन सॉफ़्टवेयर पर भरोसा करते हैं कि आपको वह सब कुछ बताने के लिए जो आपको जानने की जरूरत है।
- आप टैक्स कोड और टैक्स टावरेंस रणनीतियों से परिचित नहीं हैं।
- आपके व्यापार को कम समय में तेजी से विकास का अनुभव होता है।
- निवेशक, उधारकर्ता या शेयरधारक व्यावसायिक रूप से तैयार रिपोर्ट चाहते हैं।
- आप बिक्री या नए व्यवसाय की तुलना में किताबें करने में अधिक समय व्यतीत कर रहे हैं।
- आप एक अलग क्षेत्र, उद्योग या उत्पादों की लाइन में विस्तार करने की योजना बना रहे हैं।
- आप संपत्तियां खरीदना, बेचना या व्यापार करना चाहते हैं।
- आपको सूचित किया गया है कि आपकी किताबों का ऑडिट किया जा रहा है।
एक बुककीपर को भर्ती करना एक दर्दनाक प्रक्रिया नहीं है क्योंकि आप एक पेशेवर लेखा फर्म को आउटसोर्सिंग से शुरू कर सकते हैं। यह एक विशेष रूप से प्रभावी रणनीति है यदि आप लेखांकन से परिचित नहीं हैं, एक बुककीपर या वीटिंग एकाउंटेंट या वित्तीय नौकरियों के लिए आवेदकों को भर्ती करते हैं।
एक नियंत्रक को भर्ती पर विचार करने के लिए कब
सीएफओ, सीईओ या व्यापार मालिक को सीधे रिपोर्ट करते समय नियंत्रक जिन्हें कभी-कभी कंप्यूट्रोलर कहा जाता है, बुककीपर, कर प्रबंधकों, क्रेडिट प्रबंधकों और अन्य लेखा कर्मचारियों की निगरानी करते हैं। छोटी कंपनियों में, एक नियंत्रक कंपनी में एकमात्र प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार हो सकता है या लेखाकारों की एक टीम की देखरेख कर सकता है। इनमें से कई पेशेवर क्लर्क, बुककीपर या प्रशासनिक सहायक से सहायता के साथ अपने कर्तव्यों का प्रबंधन करते हैं।
एक नियंत्रक कंपनी के मुख्य लेखा अधिकारी होता है और वित्तीय विवरण, व्यापार योजनाएं, बजट, कर, अनुपालन प्रमाणन और लघु परियोजनाओं की योजना बनाने, विशेष रूप से लंबी अवधि की व्यावसायिक रणनीतियों, व्यापार अधिग्रहण, संपत्तियों की बिक्री, कंपनी विलय और योजना बनाने की जिम्मेदारी लेता है। वित्तपोषण या निवेशकों को सुरक्षित करना। एक मध्यम स्तर के वित्तीय प्रबंधक माना जाता है, नियंत्रक आमतौर पर निम्नलिखित कर्तव्यों का पालन करते हैं:
- वित्तीय कर्मचारियों को प्रबंधित करें।
- कंपनी संचालन के लिए चेक साइन करें और भाषण की जिम्मेदारी लें।
- वित्तीय रूप से संबंधित रिपोर्ट और दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करें।
- कंपनी की वित्तीय नीतियों और प्रक्रियाओं की स्थापना करें।
- आंतरिक समीक्षा के लिए रिपोर्ट बनाएं।
- बीमा और जोखिम प्रबंधन नीतियों को संभालें।
- कंपनी संपत्तियों की रक्षा करें।
- बजट तैयार करें, मॉनिटर करें और अपडेट करें।
- सार्वजनिक पेशकश के लिए भाषण की तैयारी।
- वित्तीय बाजारों, प्रवृत्तियों और सर्वोत्तम प्रथाओं पर मालिकों और अधिकारियों को सलाह दें।
- सक्रिय कर रणनीतियों का विकास।
- लेखांकन सॉफ्टवेयर चुनें और प्रशासित करें।
- संग्रह का पीछा करें।
- मानव संसाधन मुद्दों के साथ सौदा करें जैसे कर्मचारी रिकॉर्ड बनाए रखना।
- कर्मचारी लाभ और व्यावसायिक जिम्मेदारियों के बारे में कर्मचारियों को शिक्षित करें।
आपके व्यवसाय को इंगित करने वाले संकेत एक नियंत्रक की आवश्यकता है
जितना बड़ा आपका व्यवसाय बढ़ता है, उतना अधिक आपको केवल एक बुककीपर से अधिक की आवश्यकता होगी। यदि आपके पास स्टॉकहोल्डर्स हैं, या निदेशक मंडल हैं जिनमें ऐसे लोग शामिल हैं जो आपके मित्र नहीं हैं, करीबी सहयोगी और परिवार जिन्हें आपने नियुक्त किया है, एक नियंत्रक को भर्ती करना एक अच्छी व्यावसायिक प्रथा है जो आपकी कंपनी और संपत्तियों की रक्षा करती है। आम तौर पर, एक नियंत्रक एकाउंटिंग पर ध्यान केंद्रित करता है जबकि एक सीएफओ रणनीतिक वित्त पर केंद्रित होता है।
चूंकि कंपनी के हितधारकों का विस्तार होता है, इसलिए एक नियंत्रक लेखा संबंधी मुद्दों पर सामरिक प्रबंधन रिपोर्टिंग और स्टाफ पर्यवेक्षण प्रदान करता है जबकि सीएफओ वित्तीय नियोजन को नियंत्रित करता है और नियंत्रक और लेखा टीम के लिए ज़िम्मेदारी देता है। ज्यादातर छोटी कंपनियां पूर्णकालिक नियंत्रक नहीं दे सकती हैं, लेकिन जैसे ही व्यवसाय बढ़ता है, आप बिना किसी नियंत्रक के संचालन के लिए काम नहीं कर सकते हैं, भले ही वह अंशकालिक या परामर्श के आधार पर काम करता हो।
एक मुख्य वित्तीय अधिकारी किराया कब
सीएफओ सभी व्यावसायिक निर्णयों में भाग लेकर और संगठन के सर्वोत्तम वित्तीय हितों की वकालत करके सख्त सीमा से परे काम करता है। चूंकि किसी भी अनुभवी उद्यमी या व्यवसाय के मालिक को पता है, सख्त वित्तीय आकलन एक सफल कंपनी के व्यावसायिक लक्ष्यों में से एक है। मजबूत लाभ अर्जित करने वाली पहल उन ग्राहकों के साथ आसानी से कमजोर हो सकती हैं जो कम उत्पाद या वफादार ग्राहकों के लिए उच्च कीमतों का भुगतान नहीं करना पसंद करते हैं जो कंपनी के लक्ष्यों, सिद्धांतों, पर्यावरण प्रतिबद्धता या ऑपरेटिंग तकनीकों पर अधिक मूल्य डालते हैं।
सर्वोत्तम सीएफओ न केवल व्यवसाय करने की लागत का आकलन करते हैं, बल्कि जोखिम और खतरे का भी आकलन करते हैं जो किसी भी उद्यम उत्पन्न कर सकते हैं। उच्च रैंकिंग कॉर्पोरेट अधिकारी के रूप में, सीएफओ मालिकों, निदेशक मंडल, वरिष्ठ प्रबंधन और अन्य प्रमुख हितधारकों के साथ काम करते हैं और अनुसंधान और विकास, कंपनी निरीक्षण, नियामक अनुपालन और दिन-प्रतिदिन के संचालन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। अन्य सीएफओ कर्तव्यों में शामिल हैं:
- विलय, अधिग्रहण, सार्वजनिक पेशकश और व्यापार संरचना और संचालन में परिवर्तन के माध्यम से एक कंपनी को स्टीयरिंग
- नए बाजारों में प्रमुख व्यापार विस्तार का प्रबंधन
- जटिल निर्णय लेने में ध्वनि वित्तीय प्रथाओं के लिए वकालत
- कई हितधारकों के साथ संपत्तियों और वित्तीय संबंधों का प्रबंधन
- सुव्यवस्थित संचालन
- वित्तीय जोखिम का आकलन और प्रबंधन
- लघु और दीर्घकालिक वित्तीय लक्ष्यों की योजना बनाना
- कई वित्तीय संकेतकों और व्यापार के रुझानों से बाजार डेटा की व्याख्या करना
- कारणों को समझना क्यों व्यापार बाजार उनके द्वारा किए जाने वाले तरीके से प्रदर्शन करते हैं
- कॉर्पोरेट संपत्तियों का निवेश कैसे करें यह निर्धारित करना
- पूर्वानुमान बाजार के रुझान और कंपनी कैसे उन पर पूंजीकरण कर सकती है
कंपनी का प्रत्येक हिस्सा अपने सीएफओ के संयुक्त कर्तव्यों पर भारी निर्भर करता है: महत्वपूर्ण वित्तीय मामलों पर नियंत्रक पर्यवेक्षण, खजाना प्रबंधन और योजना और भविष्यवाणी।
प्रगतिशील रूप से अधिक मांग वित्तीय प्रबंधन की जरूरत है
छोटे-से-मध्यम आकार के व्यवसायों के पास बहीखाता और लेखांकन के लिए विकास की आवश्यकता होती है क्योंकि उनके परिचालन बढ़ते हैं। मालिक या नामित टीम के सदस्य अक्सर लेखांकन सॉफ्टवेयर की मदद से छोटे और स्टार्टअप व्यवसायों के लिए लेखांकन संभालते हैं। आखिरकार, ज्यादातर व्यवसाय निर्धारित करते हैं कि व्यावसायिक बुककीपरों को भर्ती करना - या तो पूर्ण या अंशकालिक और घर या आउटसोर्स - कोर बिजनेस कर्तव्यों के लिए कर्मचारियों को मुक्त करता है और अधिक सटीकता, बेहतर अनुपालन और बढ़ी निगरानी को बढ़ावा देता है। सही बुककीपर यह सुनिश्चित करता है कि समय पर रिपोर्ट दायर की जाती है और कंपनियों को लागत बचाने वाली रणनीतियों, धोखाधड़ी, चोरी और अपशिष्ट की पहचान करने में मदद मिलती है।
जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है और आपके समय की मांग बढ़ जाती है, आपको लगता है कि आपको एक वित्तीय कर्मचारी की आवश्यकता है जिसका पर्यवेक्षणकर्ता या सीएफओ द्वारा कंपनी के तेजी से परिष्कृत वित्त का प्रबंधन करने के लिए पर्यवेक्षण किया जाता है। आपके विकल्पों में एक अनुभवी व्यावसायिक लेखा सेवा के लिए पूर्णकालिक, इन-हाउस स्टाफ या आउटसोर्सिंग बहीखाता और वित्तीय कर्तव्यों को भर्ती करना शामिल है। दोनों विकल्प आपके व्यापार की वित्तीय ताकत को मजबूत करने के समान रूप से वैध तरीके हैं, लेकिन कई छोटे से मध्यम आकार के व्यवसाय पूर्णकालिक पेशेवरों को नियोजित करने की उच्च लागत से बचने के लिए सलाहकारों को भर्ती करने के लाभों का आनंद लेते हैं।