एक नियोक्ता पहचान संख्या (ईआईएन) के लिए आवेदन करें
आपका ईआईएन एक अद्वितीय नंबर है जो आईआरएस उद्देश्यों के लिए विशेष रूप से आपके व्यवसाय को सौंपा गया है। संघीय और राज्य सरकारी एजेंसियों को आपके कर्मचारियों के बारे में जानकारी रिपोर्ट करते समय यह संख्या आपके व्यवसाय की पहचान करती है। इस जानकारी के उदाहरणों में उनकी ओर से भुगतान की गई कुल आय और कर शामिल हैं। आप ईआईएन को फॉर्म एसएस -4 या टैक्स आईडी के रूप में संदर्भित कर सकते हैं - ये ईआईएन के समान हैं।
आईआरएस के माध्यम से सीधे अपने ईआईएन के लिए आवेदन करें। इस लेनदेन को पूरा करने का सबसे सुविधाजनक तरीका एक ऑनलाइन आवेदन के माध्यम से है। हालांकि, फैक्स और मेल द्वारा आवेदन भी स्वीकार किए जाते हैं।
अतिरिक्त ईआईएन आवश्यकताओं के लिए राज्य और स्थानीय विनियमों की जांच करें
यद्यपि कई राज्य और इलाके पहचान के लिए आपके संघीय ईआईएन को स्वीकार करते हैं, कुछ को कर उद्देश्यों के लिए अलग-अलग संख्या की आवश्यकता होती है। उदाहरणों में न्यूयॉर्क, मैसाचुसेट्स और दक्षिण कैरोलिना शामिल हैं। आप उपयुक्त राज्य की छोटी व्यवसाय वेबसाइट पर जाकर अपने शहर और / या राज्य के नियमों का निर्धारण कर सकते हैं।
स्वतंत्र ठेकेदार और कर्मचारी के बीच अंतर को समझें
चाहे आप स्वतंत्र ठेकेदारों या कर्मचारियों को रोजगार देते हैं, इस बात पर असर डालते हैं कि आय, चिकित्सा, सामाजिक सुरक्षा और बेरोजगारी करों का भुगतान कैसे किया जाता है, इसलिए दोनों के बीच भेद को समझना महत्वपूर्ण है।
मूल परीक्षण निम्नलिखित तीन प्रश्नों पर उबाल जाता है:
- क्या नियोक्ता नियंत्रण कब करता है, कहां और कैसे काम पूरा हो जाता है? यदि हां, तो कर्मचारी शायद एक कर्मचारी है।
- क्या नियोक्ता काम के वित्तीय पहलुओं को नियंत्रित करता है? उदाहरण के लिए, खर्च प्रतिपूर्ति कर रहे हैं? क्या नियोक्ता कंप्यूटर से संबंधित कार्य-संबंधित उपकरण प्रदान करता है? यदि हां, तो कर्मचारी शायद एक कर्मचारी है।
- क्या रिश्ते चल रहा है, या क्या कार्यकर्ता एक विशिष्ट परियोजना के लिए नियोजित है जिसमें निरंतर रोजगार की कोई उम्मीद नहीं है? क्या नियोक्ता कर्मचारी को स्वास्थ्य बीमा और भुगतान समय जैसे लाभ प्रदान करता है? यदि रिश्ते चल रहा है और / या यदि लाभ की पेशकश की जाती है, तो कर्मचारी शायद एक कर्मचारी है।
आवश्यक कर्मचारी फॉर्म प्राप्त करें
एक बार आपके अपने दस्तावेज़ क्रम में हैं, तो आप अपने कर्मचारियों को किराए पर लेने के लिए तैयार हैं। रोजगार के पहले कुछ दिनों के भीतर कर और पेरोल जानकारी इकट्ठा करना सुनिश्चित करें ताकि वे सुनिश्चित कर सकें कि उन्हें समय पर अपना पहला पेचेक प्राप्त हो। आप तेजी से भुगतान के लिए प्रत्यक्ष जमा के कर्मचारी उपयोग को प्रोत्साहित करना चाहते हैं।
प्रत्येक कर्मचारी को संघीय आयकर रोकथाम फॉर्म डब्ल्यू -4 पूरा करना होगा, जो आपको सही कर रोकथाम की गणना करने की अनुमति देता है। कर्मचारियों को कानूनी रूप से संयुक्त राज्य अमेरिका में काम करने की अनुमति देने के लिए एक आई -9 फॉर्म भी पूरा करना होगा।
अपना वेतन अवधि चुनें
आपके पास कम वेतन अवधि है, आपके पेरोल को पूरा करना आसान है। हालांकि, कुछ राज्यों की आवश्यकता है कि कर्मचारियों को एक निश्चित कार्यक्रम के अनुसार भुगतान किया जाता है, उदाहरण के लिए, साप्ताहिक या द्वि-साप्ताहिक। यदि आप सप्ताह में एक बार से कम बार-बार पेरोल चलाने की इच्छा रखते हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए कि आपके प्रस्तावित वेतन अवधि राज्य के नियमों का अनुपालन करती है या नहीं, अपने राज्य विभाग श्रम से संपर्क करें।
पेरोल से संबंधित प्रक्रियाएं बनाएं
इससे पहले कि आप सटीक पेचेक जारी कर सकें, आपको कर्मचारी घंटों को ट्रैक करने की एक विधि की आवश्यकता होगी। इस उद्देश्य के लिए कई टूल उपलब्ध हैं, बुनियादी साइन-इन शीट्स से प्लेटफ़ॉर्म तक जो फ़ोन या कंप्यूटर पर कर्मचारी गतिविधि ट्रैक करते हैं। यदि आप इसे ऑफ़र, ओवरटाइम पे और किसी अन्य लाभ की पेशकश करने की योजना बनाते हैं तो भुगतान समय के लिए नीतियां सेट करना भी महत्वपूर्ण है।
दूसरी तरफ, आपके पास यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रक्रिया होनी चाहिए कि लाभ, कर और इसी तरह के कटौती आपके कर्मचारियों की तरफ से उचित विक्रेताओं और एजेंसियों को दी जाती है।
एक पेरोल प्लेटफार्म का चयन करें
यदि आप पेरोल इन-हाउस को संभालने की योजना बना रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप या आपका बुककीपर इस कार्य की बारीकियों से सहज है। चीजों को आसान बनाने के लिए कई उच्च गुणवत्ता वाले पेरोल प्लेटफॉर्म उपलब्ध हैं। हालांकि, अधिकांश छोटे व्यवसाय आउटसोर्स नियंत्रक सेवाओं को पसंद करते हैं, क्योंकि इन पेशेवरों के पास पेरोल का सटीक और समय पर उत्पादन करने का ज्ञान और अनुभव होता है।
अपना पेरोल तैयार करें
एक बार जब आप या आपके नियंत्रक ने आपके पेरोल सिस्टम में कर्मचारियों की व्यक्तिगत जानकारी दर्ज की है, तो आप अपना पहला पेरोल रन तैयार करने के लिए तैयार हैं। आपके पास प्रति घंटा (गैर-छूट) श्रमिकों के लिए समय-समय पर रखरखाव उपकरण का उपयोग करना, प्रत्येक के लिए घंटों की संख्या दर्ज करें या रिपोर्ट करें। वेतनभोगी (छूट) श्रमिकों को अपने घंटों की रिपोर्ट करने की आवश्यकता नहीं है। उन्हें हर हफ्ते एक ही राशि का भुगतान किया जाता है।
नोट: यदि आप अपने लेखांकन में नौकरी की लागत कर रहे हैं, तो भी आप वेतनभोगी कर्मचारियों को अपने घंटों को ट्रैक करने के लिए चाहते हैं। यह उनके साप्ताहिक वेतन में कारक नहीं होगा लेकिन आप लागत को समझने के लिए नौकरियों को समय आवंटित करने में सक्षम होना चाहते हैं। एक समय ट्रैकिंग प्रोग्राम का उपयोग करने पर विचार करें जो इन रिपोर्टों का उत्पादन करने के लिए आपके सामान्य खाताधारक सॉफ़्टवेयर के साथ समन्वयित करता है। कई लोगों के पास आपके पेरोल के साथ भी एक सिंक होगा, ताकि आप उन्हें वेतनभोगी और प्रति घंटा कर्मचारियों के लिए समान रूप से उपयोग कर सकें।
आवश्यक रिकॉर्ड्स बनाए रखें
आईआरएस उद्देश्यों के लिए कुछ पेरोल से संबंधित रिकॉर्ड बनाए रखा जाना चाहिए। एक सामान्य नियम के रूप में, आपको उन व्यक्तियों के लिए सभी रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए जो सक्रिय रूप से नियोजित हैं, उनके कार्यकाल की लंबाई के बावजूद। रोजगार समाप्त होने के बाद एक निश्चित अवधि के लिए कई रिकॉर्ड बनाए रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कम से कम चार वर्षों तक रोजगार कर रिकॉर्ड बनाए रखा जाना चाहिए। आईआरएस के माध्यम से विशिष्ट निर्देश उपलब्ध हैं।
संघीय और राज्य पेरोल करों की गणना करें और भुगतान करें
अंत में, आप नियोक्ता के रूप में पेरोल कर भुगतान करने और कुछ रिपोर्ट तैयार करने के लिए जिम्मेदार होते हैं। आम तौर पर, रिपोर्ट त्रैमासिक या सालाना होती है। सभी करों और रिपोर्टों को उचित तरीके से संभालने के लिए आईआरएस और आपके राज्य कर कार्यालय के माध्यम से उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करें।
सटीक, ऑन-टाइम पेरोल आपके व्यवसाय की सबसे महत्वपूर्ण ज़िम्मेदारियों में से एक है। सबसे पहले, पेरोल त्रुटियां कर्मचारियों को परेशान करने का एक निश्चित तरीका है। दूसरा, कर त्रुटियों के परिणामस्वरूप महत्वपूर्ण जुर्माना और जुर्माना हो सकता है। ध्यान से विचार करें कि आपके पेरोल को कैसे संभाला जाएगा यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सबसे आम नुकसान से बचें।