ऑनलाइन बहीखाता समाधान क्लाउड कंप्यूटिंग पर्यावरण का उपयोग उस जानकारी को इकट्ठा करने और उससे संबंधित करने के लिए करता है जिसे किसी व्यवसाय को अपने वित्त का प्रबंधन करने की आवश्यकता होती है। ये सॉफ़्टवेयर प्लेटफॉर्म बहीखाता प्रक्रिया को सरल बनाते हैं, डेटा एंट्री पर बिताए गए समय को कम करते हैं और बोर्ड में दक्षता बढ़ाते हैं। कई वित्तीय मालिकों और सीएफओ दैनिक वित्तपोषण के लिए सही वातावरण बनाने के लिए स्मार्ट कार्यान्वयन प्रक्रियाओं का पालन करके इन लाभों का लाभ उठा रहे हैं।
सर्वश्रेष्ठ सॉफ्टवेयर खोजें
आदर्श ऑनलाइन बहीखाता वातावरण स्थापित करने में पहला कदम यह निर्धारित करना है कि किस सॉफ्टवेयर प्लेटफॉर्म के पास कंपनी के लिए सही उपकरण हैं। सीएफओ सबसे उपयोगी विकल्पों से परिचित होना चाहिए और प्लेटफार्मों की एक सूची विकसित करना चाहिए जो सर्वोत्तम सुविधाओं की पेशकश करते हैं। छोटे व्यवसाय आकार, दायरे और जरूरतों में भिन्न होते हैं, इसलिए पहले से ही कंपनी के अधिकारियों से परामर्श करना महत्वपूर्ण है कि यह निर्धारित करने के लिए कि उनके वित्तीय डेटा में निरंतर उतार-चढ़ाव को संभालने के लिए वास्तव में कौन से टूल्स की आवश्यकता है।
इस चरण में विचार काफी हद तक हैं लेकिन लेखांकन मंच द्वारा प्रदान की जाने वाली समर्थन सेवाओं के लिए सुविधाओं और लाभों से सबकुछ का आकलन किया जाना चाहिए। कई कंपनियों को बहुत सारे अनुकूलन की आवश्यकता होती है या सड़क के नीचे अधिक व्यापक रिपोर्टिंग स्केल करने और सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता हो सकती है। बिंदीदार रेखा पर हस्ताक्षर करने से पहले आज के साथ-साथ भविष्य में लेखांकन की ज़रूरतों का विश्लेषण किया जाना चाहिए।
पेरोल को सरल बनाएं
छोटे व्यवसायों का विस्तार और अतिरिक्त कर्मचारियों को लेने के रूप में पेरोल अधिक जटिल हो जाता है। कर्मचारियों को सटीक मुआवजे देने के लिए आवश्यक रिपोर्ट जेनरेट करने के लिए टाइम ट्रैकिंग जानकारी पेरोल विभाग में स्थानांतरित की जानी चाहिए। ऑनलाइन बहीखाता उपकरण ट्रैकिंग और पेरोल सॉफ़्टवेयर में दर्ज डेटा ले सकते हैं और इसे प्रारूप में अनुवाद कर सकते हैं जिसका उपयोग सीधे प्रोग्राम से चेक तैयार करने के लिए किया जा सकता है।
इससे शुद्धता बढ़ जाती है और यह सुनिश्चित होता है कि सभी कर्मचारियों को समय पर भुगतान किया जाता है, हर बार लेखांकन विभाग के बिना प्रत्येक सप्ताह पेरोल पर काम करने के लिए घंटों खर्च करना पड़ता है।
कई बार ट्रैकिंग अनुप्रयोग मोबाइल कनेक्टिविटी के माध्यम से उपलब्ध विकल्पों और लाभों की विस्तृत श्रृंखला को भी गले लगा रहे हैं। ऐसे समय ट्रैकिंग प्रोग्राम हैं जो उपयोगकर्ताओं को मोबाइल एप्लिकेशन के माध्यम से और एसएमएस टेक्स्ट संदेशों के माध्यम से फ़ील्ड से समय में प्रवेश करने की अनुमति देते हैं। सीएफओ विभिन्न सदस्यों के लिए कई अनुमोदन प्रक्रियाएं स्थापित कर सकता है, बेहतर डेटा और पेरोल के लिए ट्रैक किए गए सबमिट समय में विवरण प्रदान करता है।
बिक्री डेटा प्रबंधित करें
छोटे व्यवसाय बिक्री डेटा के निरंतर प्रवाह के साथ सौदा करते हैं। आने वाले और जाने-माने चालान, भुगतान, खरीद आदेश, आदेश पूर्ति, और शिपिंग जानकारी में सभी महत्वपूर्ण वित्तीय डेटा होते हैं जो नकद प्रवाह की बात करते समय चित्र का एक बड़ा हिस्सा बनते हैं। इन संख्याओं को सटीक रूप से ट्रैक करने में विफल होने और समय पर फैशन में भ्रम पैदा हो सकता है जो भविष्य में विकास के बारे में निर्णय लेने की कंपनी की क्षमता को बाधित करता है।
ऑनलाइन बहीखाता सॉफ्टवेयर इस आवश्यक डेटा को प्रबंधित करता है क्योंकि इसमें आता है ताकि कंपनी के अधिकारियों के पास हमेशा स्पष्ट तस्वीर हो कि किसी भी समय कितना पैसा उपलब्ध है।
अलग-अलग ऑर्डर और चालान की स्थिति निर्धारित करने के लिए त्वरित, सटीक तरीका प्रदान करके, ये प्लेटफ़ॉर्म बिक्री फ़नल के साथ हर चरण में समय बचाते हैं। कुछ सॉफ़्टवेयर समाधान स्वचालित रूप से इनवॉइस उत्पन्न करने और बिक्री विभाग को और भी परेशान करने के लिए ग्राहकों को भेजने का विकल्प प्रदान करते हैं।
देय खातों को देय और प्राप्य
एक व्यापार के लिए कागज पर लाभदायक दिखना संभव है लेकिन वास्तविकता में संघर्ष या असफल होना संभव है। यह एक आम समस्या है जो अक्षम बकाया प्रक्रियाओं वाली कंपनियों द्वारा सामना की जाती है जो नकद प्रवाह के पीछे सच्ची कहानी नहीं दिखाती हैं। देय खातों दोनों की स्थिति का ट्रैक रखने के लिए एक ऑनलाइन उपकरण का उपयोग करना और प्राप्त करने योग्य खाते भ्रम को दूर करता है और दिखाता है कि कंपनी के वित्त के स्वास्थ्य में सुधार के लिए कार्रवाई की जानी चाहिए।
ईमेल अनुस्मारक और अलर्ट सेट करना प्राप्तियां पर संग्रह प्रक्रिया को गति देता है और देय होने पर व्यापार मालिकों और अधिकारियों को याद दिलाता है।
यह एक संतुलित भुगतान अनुसूची बनाना आसान बनाता है जो कंपनी को अपने बजट को ध्वस्त करने के बजाए लाल रंग में रखता है।
मोबाइल उपयोग को प्रोत्साहित करें
रिमोट एक्सेस ऑनलाइन बहीखाता को इतना प्रभावी बनाता है कि इसका एक बड़ा हिस्सा है। सीएफओ से मोबाइल वर्कफोर्स में से प्रत्येक व्यक्ति अपने मौजूदा स्थान पर ध्यान दिए बिना किसी भी डिवाइस से सॉफ़्टवेयर और आवश्यक डेटा इनपुट कर सकता है। जब कंपनी में हर कोई रिकॉर्डिंग बिक्री और व्यय के साथ बोर्ड पर जाता है, तो उसे बोर्ड में सटीकता में बड़ी वृद्धि करनी चाहिए। कार्यालय से दूर व्यवसाय करने वाले कर्मचारी अब लेनदेन डेटा रिकॉर्ड करने के लिए अपने कंप्यूटर पर लौटने के लिए इंतजार नहीं करना पड़ेगा। इसके बजाए, वे अपने मोबाइल उपकरणों पर एक ऐप का उपयोग करके सभी नंबरों को इनपुट कर सकते हैं जो मुख्य बहीखाता सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत होते हैं और सीधे क्लाउड को जानकारी प्रदान करते हैं।
बैंकों के साथ सिंक करें
किसी व्यवसाय चेकबुक में जमा या निकासी लिखना भूलना बहुत आसान है और जब मासिक विवरण आता है तो एक अप्रिय आश्चर्य प्राप्त करें। बैंक लेनदेन होने के पल में स्वचालित रूप से वित्तीय डेटा प्राप्त करने के लिए ऑनलाइन बहीखाता सॉफ्टवेयर स्थापित करके इस समस्या से बचा जा सकता है। सटीक डॉलर की रकम तुरंत डैशबोर्ड से रिकॉर्ड की जाती है और पहुंच योग्य होती है, यह एक तरीका है जो न केवल सटीकता में सुधार करता है बल्कि यह सुनिश्चित करता है कि पुस्तकें शेष राशि सुनिश्चित करने के लिए हर महीने पेपर स्टेटमेंट के माध्यम से सॉर्ट करने में अनावश्यक बनाता है।
संचार खोलें रखें
एक विश्वसनीय ऑनलाइन बहीखाता समाधान प्रशासकों को विभिन्न लॉगिन अनुमतियां बनाने की अनुमति देनी चाहिए ताकि कंपनी में विभाग के प्रमुख, पर्यवेक्षकों और कर्मचारी जानकारी तक पहुंच और संशोधित कर सकें। निगरानी उपकरण सीएफओ को यह देखने के लिए जांचते हैं कि सब कुछ सुचारू रूप से चल रहा है और एप्लिकेशन के भीतर सहयोग विकल्पों का उपयोग करके किसी भी प्रश्न का उत्तर दे रहा है। यह कंपनी के वित्तीय निर्णयों में शामिल सभी पार्टियों के बीच सूचना का प्रवाह मुक्त रखता है और कुशल संचालन के रास्ते में खड़ी बाधाओं को हटा देता है। व्यापार की जरूरतों को बदलना चाहिए, सीएफओ और सेवा प्रदाता हमेशा सुधार के लिए मदद के लिए आसानी से उपलब्ध हैं।
रिपोर्टिंग का लाभ लें
सॉफ्टवेयर की मदद के बिना वित्तीय डेटा से रिपोर्ट बनाना एक कठिन प्रक्रिया है जो छोटे व्यवसाय कर्मचारियों से जुड़ी है जो कहीं और अधिक उत्पादक हो सकती हैं। डेटा संग्रह और इन मैन्युअल रिपोर्टों के संकलन के बीच देरी से जोखिम उत्पन्न होता है कि रिपोर्ट समाप्त होने के समय तक जानकारी अप्रचलित हो सकती है। ऑनलाइन बहीखाता प्लेटफार्मों में कई सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक मीट्रिक के लिए रिपोर्टिंग टूल शामिल हैं:
- प्रक्षेपित बिक्री
- आय और व्यय
- नकदी प्रवाह
- लाभ और हानि
चूंकि सिस्टम में दर्ज सभी डेटा तुरंत सहसंबंधित होते हैं, इसलिए प्रत्येक नई रिपोर्ट कंपनी के वित्त में नवीनतम परिवर्तनों को दर्शाती है। क्रॉस-प्लेटफॉर्म सिंक्रनाइज़ेशन ऑनलाइन रिपोर्टिंग सिस्टम के मुख्य लाभों में से एक है लेकिन यह केवल एकमात्र नहीं है। व्यापक डैशबोर्ड डेटा एकत्र कर सकते हैं, रिपोर्टिंग में सुधार कर सकते हैं और सीएफओ को कंपनी के मुख्य प्रदर्शन संकेतकों तक पहुंचने के बिना अपने कंप्यूटर को बूट किए बिना अनुमति दे सकते हैं। लेखांकन अनुप्रयोगों में मोबाइल कनेक्टिविटी सर्वव्यापी है और उपयोगकर्ताओं को न केवल देखने के लिए अनुमति देता है बल्कि जहां भी आवश्यक हो, सभी महत्वपूर्ण डेटा को संपादित, कुशलतापूर्वक विश्लेषण और विश्लेषण करने की अनुमति देता है।
सभी कार्यक्रमों को एकीकृत करें
ऑनलाइन बुककीपिंग सबसे अधिक फायदेमंद है जब अन्य अनुप्रयोगों से जुड़ा होता है जो व्यवसाय संचालन के प्रबंधन के लिए उपयोग करता है। सुरक्षित ट्रैकिंग एकीकरण प्लेटफॉर्म का उपयोग करके टाइम ट्रैकिंग, पेरोल, इन्वेंट्री प्रबंधन और अन्य सॉफ़्टवेयर को एक साथ लाकर डेटा प्रवाह को सरल बनाता है और यह सुनिश्चित करता है कि ऑनलाइन बहीखाता कार्यक्रम के माध्यम से उपलब्ध जानकारी हमेशा सटीक है।
स्वचालन के साथ, एकीकरण में बढ़ी हुई दक्षता की सुविधा मिलती है और इससे पहले कि विभागों में बिखरे हुए सूचनाओं के बिट्स को शिकार करने में व्यतीत समय कम करके व्यवसाय को एक महत्वपूर्ण राशि बचाया जा सके। एकीकरण भी दोहराए गए डेटा एंट्री कार्यों का एक बड़ा सौदा करता है, त्रुटि की दर कम करता है और कंपनियों को रिपोर्ट को अनुकूलित करने की अनुमति देता है ताकि अधिकतम मात्रा में विस्तार हो सके।
लेखांकन मंच एकीकरण का एक महत्वपूर्ण घटक पहले समझ रहा है कि वांछित परिणाम सिस्टम को संरेखित करने से पहले क्या है। लेखांकन आवश्यकताओं के बारे में जानकर, सीएफओ विभिन्न कार्यक्रमों की कई सुविधाओं और लाभों की प्रासंगिकता का अधिक सटीक मूल्यांकन कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे वास्तव में कंपनी की जरूरतों को पूरा करते हैं। उदाहरण के लिए, नौकरी की लागत के लिए कई प्रणालियों को पेरोल, टाइम ट्रैकिंग और सामान्य लेजर सिस्टम पर एक-दूसरे से बात करने की आवश्यकता होती है। यदि नौकरी की लागत रिपोर्टिंग का एक प्रमुख सिद्धांत है, तो क्या समय ट्रैकिंग एप्लिकेशन पेरोल प्रसंस्करण सेवाओं में अपना डेटा सिंक करता है, यह एक विशिष्ट और महत्वपूर्ण विचार है।
कार्य पर्यावरण को अनुकूलित करें
कंपनियां जो एकीकरण समाधान प्रदान करती हैं अक्सर उनकी सेवाओं के हिस्से के रूप में अनुकूलन शामिल करती हैं। सीएफओ इसका एक केंद्रीय मंच बनाने के लिए इसका लाभ उठा सकता है जो विशेष रूप से किसी भी कंपनी की जरूरतों को संभालने के लिए तैयार किया गया है। प्रत्येक व्यवसाय को वर्कफ़्लो, डेटा एंट्री फॉर्म और सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों के बीच कनेक्शन के मामले में एक विशेष सेटअप की आवश्यकता होती है। मंच को स्वयं को व्यापक प्रशिक्षण की आवश्यकता के बिना हर किसी के लिए उपयोग करना आसान होना चाहिए। ऑनलाइन बहीखाता को इस माहौल में सहजता से एकीकृत किया जा सकता है ताकि यह डेटा प्रवाह के प्रबंधन में एक नियमित उपकरण बन जाए।
ध्यान रखें कि अनुकूलन को कनेक्टिविटी सेट अप करने के लिए आवश्यक प्रशिक्षित आईटी सेवाओं के हस्तक्षेप की आवश्यकता हो सकती है, सुनिश्चित करें कि डेटा उचित रूप से सिंक्रनाइज़ कर रहा है और रिपोर्ट सटीक हैं। नए समर्थन समाधान और ऑनलाइन बहीखाता सेवाओं को लागू करने की लागत पर विचार करते समय इस समर्थन का बजट किया जाना चाहिए क्योंकि अंततः न केवल सेटअप के दौरान बल्कि परिवर्तन के समय, विकास के दौरान और जब लेखा टीम को नई जानकारी और रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है, तो इसकी आवश्यकता होगी। कंपनियां विभिन्न तरीकों से इसका संपर्क करती हैं।
सीमित बजट वाले छोटे व्यवसाय और लेखांकन हेल्म पर एक आंशिक सीएफओ एकमात्र मालिक के साथ संबंध रखना पसंद कर सकता है जो आवश्यकतानुसार लचीला और ऑन-कॉल हो सकता है। जब तक जरूरतें व्यापक नहीं होती हैं, तब तक काम करने वाले घंटों के लिए बिलिंग मासिक रखरखाव की तुलना में छोटे व्यवसाय बजट को लाभ पहुंचाने की अधिक संभावना होगी। इसके विपरीत, जटिल लेखांकन आवश्यकताओं वाले बड़े व्यवसाय या व्यवसायों को आईटी कंपनी को अपने चालू आवश्यकताओं की सेवा के लिए रखरखाव पर रखने से अधिक लाभ हो सकता है। सीमित परिस्थितियों में, कुछ व्यवसाय कर्मचारियों पर एक आंतरिक आईटी समर्थन व्यक्ति होने के द्वारा सबसे उपयुक्त हैं। यह आमतौर पर उन व्यवसायों के लिए सबसे उपयुक्त है जिनके पास पहले से ही कर्मचारियों पर एक आईटी व्यक्ति है जो अतिरिक्त सिस्टम जिम्मेदारियों को ले सकता है।
सीएफओ, व्यापार मालिकों और कर्मचारियों को एक साझा वातावरण प्रदान करके जिसमें वित्त को ट्रैक और प्रबंधित करना है, ऑनलाइन बहीखाता सटीकता और संचार के कई मुद्दों को संबोधित करती है जो हानिकारक त्रुटियों का कारण बन सकती हैं। सही कार्यान्वयन एक ऐसा प्लेटफॉर्म बनाता है जो व्यवसायों को वित्त पोषित करने के तरीके को बदलता है और उत्पादकता और विकास के लिए आदर्श वातावरण प्रदान करता है।