एक प्रभावी खाता प्राप्य प्रबंधन रणनीति स्थापित करना एक सफल व्यवसाय चलाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। इसके बावजूद, हम नियमित रूप से एसएमबी से निपटते हैं जो स्थिति के लिए एक विधिवत दृष्टिकोण लेने में विफल रहते हैं, और वे इसके लिए भी बदतर हैं। खातों की प्राप्य प्रक्रियाओं में सुधार और अनुकूलन तालिका में कई लाभ लाता है, और वे केवल एआर पर ही लागू नहीं होते हैं। एक सुव्यवस्थित और कुशल एआर प्रक्रिया विपणन, बिक्री, ग्राहक सेवा और समग्र संचालन पर भी सकारात्मक प्रभाव डालती है।
इसलिए, इसे सुधारने के लिए समय और प्रयास समर्पित करने के लिए यह उचित है।
खाता प्राप्य मामलों को अनुकूलित क्यों करें
कई व्यापार मालिकों की तरह, आप तुरंत अपने खातों को प्राप्त करने योग्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लाभों को तुरंत नहीं देख सकते हैं। जैसा ऊपर बताया गया है, हालांकि, ऐसा करने से आपके व्यवसाय के कई पहलुओं में काफी सुधार हो सकता है। यह मौजूदा पूंजी को बर्बाद होने से रोकता है, जो तरलता को बढ़ाता है। बदले में, एक व्यवसाय ऋण को कम करने, लागत को कम करने, फंड वृद्धि और कई मामलों में प्रतिस्पर्धा से बेहतर प्रदर्शन करने में सक्षम है।
खातों को प्राप्त करने योग्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा प्रक्रिया को प्रारंभ करने के बारे में लगातार होना चाहिए। अक्सर, व्यवसाय बिक्री करने पर इतना इरादा रखते हैं कि वे बाद के विचारों के रूप में प्राप्त खातों का इलाज करते हैं। प्रक्रिया शुरू करने का मतलब ग्राहक संबंधों के शुरुआती चरणों में भुगतान शर्तों जैसी चीजों पर चर्चा करना है। प्रक्रिया में शुरुआती इलेक्ट्रॉनिक भुगतान के साथ बोर्ड पर एक नया ग्राहक प्राप्त करना स्थिति के लिए एक सक्रिय दृष्टिकोण लेने का एक और उदाहरण है।
कुछ और करने से पहले, फिर, अपनी कंपनी को जितनी संभव हो सके प्रक्रिया के प्रारंभ में खाता प्राथमिकता प्राप्त करने के लिए प्रतिबद्ध करें।
विशिष्ट लेखा प्राप्य नुकसान
व्यापार मालिक अक्सर बैक बर्नर पर प्राप्त खातों को धक्का देते हैं, यह मानते हुए कि अकेले पर्याप्त अकेले छोड़ना बिल्कुल ठीक है। हालांकि, खराब एआर प्रथाओं के कारोबार के लिए कई मुद्दों का कारण बनता है।
क्रेडिट को अयोग्य ग्राहकों तक समय-समय पर पिछले-देनदार खातों के साथ अनुपालन करने में विफल होने से, खराब एआर प्रथाएं व्यवसाय से समय, धन और उत्पादकता को चूसती हैं। वे अक्सर एक लहर प्रभाव उत्पन्न करते हैं जो एक कंपनी चलाने के लगभग हर पहलू को छूता है। सबसे बुरा हिस्सा यह है कि कई समस्याएं आसानी से टालने योग्य हैं।
अन्य आम एआर से संबंधित मुद्दों में नकद भुगतान लागू करने और नकद भुगतान आवंटित करने, चालानों और बिलों की शुद्धता पर ध्यान देने में विफलता और संभावित मुद्दों पर शून्य से रिपोर्ट का उचित उपयोग करने में विफलता शामिल है। इनमें से कोई भी और अन्य गलतफहमी भी बहुत सफल और लाभप्रद व्यवसायों के लिए दूरगामी मुद्दों का कारण बन सकती है, इसलिए जल्द से जल्द उन्हें सही करने के लिए कदम उठाने के लिए यह अधिक मूल्यवान है।
बेहतर खातों प्राप्य प्रसंस्करण के लिए इन पांच गतिविधियों को अनुकूलित करें
खातों को प्राप्त करने योग्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना शुरुआत से बहुत कठिन लग रहा है। हालांकि, स्थिति के लिए एक विधिवत दृष्टिकोण लेकर, आप उन परिवर्तनों को लागू कर सकते हैं जिनके परिणामस्वरूप काफी तेजी से और नाटकीय सुधार होंगे। आपकी सुविधा के लिए, हमने पांच गतिविधियों की पहचान की है, जब उचित रूप से अनुकूलित किया जाता है, तो आपके खातों की प्राप्य प्रक्रिया के समग्र कार्यप्रणाली में काफी सुधार होगा और बदले में, आपके व्यवसाय के लिए कई रोमांचक लाभ उत्पन्न होंगे:
- सटीक ग्राहक डेटा बनाए रखें - ग्राहक खातों की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए मास्टर डेटा प्रक्रिया को केंद्रीकृत करना और जानकारी प्रभावी खातों को प्राप्त करने योग्य प्रक्रिया की स्थापना और रखरखाव का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। उदाहरण के लिए, गलत पते चालान को गलत जगह पर मेल कर सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप देरी से भुगतान होता है। असामान्य या अनुचित भुगतान शर्तों, क्रेडिट सीमा, छूट और इसी तरह की विसंगतियों की जांच के लिए ग्राहक खातों का निरंतर आधार पर लेखा परीक्षा की जानी चाहिए। ग्राहक डेटा में परिवर्तनों को उचित रूप से दस्तावेज किया जाना चाहिए, और अनधिकृत लोगों को डेटा तक पहुंचने या संपादित करने में सक्षम होने से रोकने के लिए नियंत्रण स्थापित किए जाने चाहिए।
- एक स्पष्ट, संक्षिप्त क्रेडिट स्वीकृति प्रक्रिया स्थापित करें - सभी अक्सर, व्यवसाय बिक्री को बढ़ावा देने के लिए हानिकारक क्रेडिट आदतों में फिसल जाता है। बेशक, यह एक दुष्चक्र की ओर जाता है जो अंततः एक कंपनी के लिए विनाशकारी हो सकता है। क्रेडिट बढ़ाना बहुत अच्छी बात हो सकती है, लेकिन ऐसा करने के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया स्थापित की जानी चाहिए। इसमें क्रेडिट सीमाओं का मूल्यांकन और ओवरराइड करने के बारे में स्पष्ट निर्देश शामिल होना चाहिए, जब खाते को पकड़ना है और एप्लिकेशन प्रक्रिया कैसे काम करती है। क्रेडिट स्वीकृति प्रक्रिया की नियमित समीक्षा की जानी चाहिए क्योंकि हालात बदलते हैं।
- एक प्रभावी बिलिंग प्रक्रिया स्थापित करें - ग्राहकों की बिलिंग और चालान प्रभावी होने के लिए सटीक और सुव्यवस्थित होना चाहिए। मूल्य निर्धारण में त्रुटियां, माप की इकाइयां और जैसे गंभीर गंभीर विनाश को खत्म कर सकते हैं। इसके अलावा, चालानों को समय-समय पर बनाया और भेजा जाना चाहिए, और जिस तरीके से वे उत्पादित होते हैं उन्हें लगातार और परिभाषित किया जाना चाहिए। बिलिंग और चालान-प्रक्रिया में सुधार करने का एक तरीका यह है कि जितना संभव हो उतना स्वचालित करना, इसलिए यहां तकनीक पर भरोसा न करें। समस्याग्रस्त खातों को इंगित करने के लिए अपवाद रिपोर्ट का उपयोग करें। यदि संभव हो, तो स्वायत्तता की भावना देते हुए कुछ काम ग्राहकों को स्थानांतरित करने के लिए एक ग्राहक पोर्टल सेट करें।
- नकद आवेदन प्रक्रिया पूरी की - आगमन पर, भुगतान सही ढंग से लागू किया जाना चाहिए। उन्हें सही ग्राहक और उचित चालानों पर लागू किया जाना चाहिए। अन्यथा, यदि विवाद या समस्याएं बाद में उत्पन्न होती हैं, तो आरंभिक समस्या पर शून्य करने का प्रयास करना बहुत मुश्किल होगा। यह सुनिश्चित करने के लिए कि किसी भी पल में, आप जानते हैं कि कौन से खाते चालू हैं और जो पिछले कारण हैं, भुगतान को तुरंत लागू किया जाना चाहिए। प्रक्रिया को अनुकूलित करने का एक संभावित तरीका सादगी के लिए सीमित भुगतान विकल्पों की पेशकश करना है। कटऑफ तिथियों से पहले तुरंत और लंबे समय तक जर्नल प्रविष्टियां पोस्ट करें। जब भी संभव हो, सस्पेंस खातों में डंपिंग नकदी से परहेज करते हैं जब तक आपके पास यह पता लगाने का समय न हो कि इसे वास्तव में कहां जाना है।
- संग्रह प्रक्रिया को अनुकूलित करें - उचित रूप से प्राप्त खातों को अनुकूलित करने से समय पर और प्रभावी तरीके से भुगतान एकत्र करना अधिक आसान हो जाता है। जब भुगतान सही तरीके से लागू होते हैं, उदाहरण के लिए, यह निर्धारित करना आसान है कि कौन से खाते डिफ़ॉल्ट रूप से जाने का जोखिम रखते हैं। संग्रह प्रयास लगातार और विधिवत होना चाहिए। भुगतान योजनाओं पर बातचीत के लिए एक स्पष्ट रूप से परिभाषित प्रक्रिया स्थापित की जानी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि यह कंपनी के समग्र उद्देश्यों के साथ है। मैन्युअल प्रविष्टि से त्रुटियों के जोखिम को कम करने के लिए प्रक्रियाओं को जितना संभव हो सके स्वचालित किया जाना चाहिए।
लेखा प्राप्य प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए अनुकूल करने के लिए आठ सर्वोत्तम अभ्यास
अमेरिकी उत्पादकता और गुणवत्ता केंद्र, या एपीक्यूसी ने ओपन स्टैंडर्ड नामक मानकों का एक सेट स्थापित किया। वे खातों को प्राप्य प्रसंस्करण के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं की रूपरेखा देते हैं, और जब आप अपनी एआर प्रक्रियाओं को सम्मानित करने के लिए काम करते हैं तो उन्हें अमूल्य साबित होना चाहिए। हमने आपकी सुविधा के लिए एपीक्यूसी ओपन स्टैंडर्ड से आठ सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं का सारांश दिया है:
- भुगतान प्राप्त करने के लिए बाधाओं को खत्म करें - उदाहरण के लिए, अपने ग्राहकों को यह पता लगाने के लिए सर्वेक्षण करें कि कौन से भुगतान विधियां उनके लिए सबसे अच्छी तरह से काम करती हैं। वहां से, भुगतान विकल्पों के एक अलग चयन की पेशकश करने पर विचार करें ताकि ग्राहकों को समय पर अपने चालान का भुगतान करना आसान हो सके।
- क्रेडिट प्रबंधन को प्राथमिकता दें - बिक्री के साथ-साथ बिक्री को रखने के लिए क्रेडिट बढ़ाएं। यह रणनीति लंबे समय तक चलती है और खराब क्रेडिट प्रबंधन प्रक्रियाओं के कारण उत्पन्न होने वाली कई संभावित समस्याओं का केवल एक उदाहरण है।
- खातों को नियमित रूप से प्राप्त करने का आकलन करें - अपने खातों की स्थिति की निगरानी और आकलन के लिए एक विशिष्ट अनुसूची स्थापित करें। आदर्श रूप से, यह सप्ताह में कम से कम एक बार किया जाना चाहिए। जितनी जल्दी आपको त्रुटियां मिलती हैं, जितनी जल्दी आप उन्हें सही कर सकते हैं - और कम संभावना है कि वे आपके व्यवसाय के लिए बड़ी समस्याएं पैदा कर सकें।
- शॉर्टिंग भुगतान शर्तों पर विचार करें - ऐसा कोई कानून नहीं है जो कहता है कि सभी ग्राहकों के पास नेट -30 भुगतान शर्तें होनी चाहिए। अक्सर, छोटे भुगतान शर्तों का उपयोग धीमी भुगतान करने वाले ग्राहकों को कम से कम थोड़ा अधिक भुगतान करने के लिए प्रेरित करता है, इसलिए यह विचार करने का एक सार्थक विकल्प है।
- बिलिंग विवाद समाधान प्रक्रिया बनाएं - बिलिंग विवादों को संभालने के लिए एक विशिष्ट प्रक्रिया स्थापित करें। यह न केवल प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करेगा, बल्कि यह समग्र ग्राहक संतुष्टि में सुधार करेगा क्योंकि आपकी टीम को पता चलेगा कि विवाद उत्पन्न होने पर क्या करना है।
- स्वचालित - जितना संभव हो उतने खाते प्राप्ति प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर और प्रौद्योगिकी के अन्य रूपों की जांच करें। जितना अधिक आप मानव तत्व को हटा सकते हैं, उतनी सटीक और भरोसेमंद पूरी प्रक्रिया होगी। कई कार्यक्रम महंगे हैं, लेकिन आरओआई काफी कम है क्योंकि कम त्रुटियां हैं और, कई मामलों में, कर्मचारी उत्पादकता को भी बढ़ावा मिलता है।
- एक प्रोएक्टिव संग्रह प्रक्रिया स्थापित करें - संग्रह को सर्वोच्च प्राथमिकता बनाएं और स्पष्ट, संक्षिप्त संग्रह रणनीति स्थापित करके इसे लागू करें। आदर्श रूप से, जल्दी हस्तक्षेप करना है। जब कोई खाता पिछले-देय कॉलम में फिसल जाता है, तो आपकी टीम पूरी होनी चाहिए और पता होना चाहिए कि क्या करना है।
- बिल इलेक्ट्रॉनिक रूप से - यदि आपके पास ऐसा करने का साधन है, तो इलेक्ट्रॉनिक ग्राहकों को बिलिंग शुरू करें। हालांकि कुछ ऐसे लोग होंगे जो इलेक्ट्रॉनिक चालान और भुगतान का समर्थन नहीं कर सकते हैं, लेकिन ज्यादातर कंपनियां इस दिन बोर्ड पर हैं। कम पेपर चेक जो आपको संसाधित करना और मेल करना है, आपको भेजना है, पूरी प्रक्रिया आसान और अधिक सटीक होगी।
जैसा कि आप देख सकते हैं, आपको अपने खातों को प्राप्त करने योग्य और अनुकूलित करने के लिए स्क्रैच से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है। आप एक समय में एक क्षेत्र को चुनना चुन सकते हैं, या आप पूर्ण भाप को आगे बढ़ा सकते हैं और इसे एक साथ में संशोधित कर सकते हैं। किसी भी तरह से, आपके खाते को प्राप्य करने के लिए आप जो भी कदम उठाते हैं, वह लंबे समय तक उदारता से भुगतान करेगा।