सही लेखांकन विधि कैसे चुनें।
अपने व्यवसाय के लिए उचित लेखांकन विधि का चयन करना एक महत्वपूर्ण निर्णय है जो आखिरकार वित्तीय रिपोर्टिंग से टैक्स फाइलिंग तक सब कुछ निर्देशित करेगा।
एक छोटे से व्यवसाय के प्रारंभिक चरणों में, नकद-आधार लेखांकन अक्सर पुस्तकों को रखने की "जाने-जाने" विधि होती है, जबकि वार्षिक राजस्व में $ 1 मिलियन या उससे अधिक के साथ अधिक जटिल या बड़े व्यवसाय संचय आधार का उपयोग करते हैं।
हालांकि, किसी दिए गए विकल्प के कारण व्यावसायिक आकार और जरूरतों के आधार पर भिन्न हो सकते हैं।
अपने व्यापार के लिए सही विधि चुनने के लिए कुछ विचार की आवश्यकता है, विशेष रूप से क्योंकि आईआरएस आपको एक विधि चुनने और इसके साथ चिपकने की अपेक्षा करता है।
कैश बेसिस लेखा क्या है?
नकद आधार लेखांकन विधि ज्यादातर लोगों द्वारा उनके व्यक्तिगत वित्त के लिए उपयोग की जाने वाली प्रणाली है, जैसे कि उनके चेकिंग खातों में शेष राशि का ट्रैक रखना। लेनदेन होने पर नकद आधार लेखांकन आय और व्यय रिकॉर्ड करता है।
व्यक्तिगत जांच खाते के साथ, धन प्राप्त होने पर जमा (राजस्व) शेष राशि में जोड़ा जाता है, जबकि लिखे जाने पर चेक (व्यय) काटा जाता है। एक व्यापार के लिए नकद आधार लेखांकन इसी तरह से काम करता है।
भुगतान प्राप्त होने पर बिक्री दर्ज की जाती है और भुगतान किए जाने पर खर्च दर्ज किए जाते हैं, सभी सेवाओं के वितरण के दौरान या व्यय किए जाने के संबंध में। सरल शब्दों में, नकदी आधार लेखांकन उस समय पर आधारित होता है जब धन हाथ बदलता है।
Accrual बेसिस लेखांकन क्या है?
एक संचय आधार पर लेखांकन का भुगतान राजस्व और व्यय से मेल खाने के लिए किया जाता है, जब भुगतान जारी या प्राप्त किया जाता है।
यह काफी अलग है क्योंकि इसका उद्देश्य लाभप्रदता और व्यावसायिक स्वास्थ्य का एक बड़ा उपाय देने में मदद करने के लिए व्यय और राजस्व से संबंधित होना है।
इसके कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- आपका ग्राहक $ 1,000 के लिए ऑर्डर देता है और आप उत्पाद को शिप करते हैं, जिससे उसे आदेश के लिए 30 दिन का भुगतान करने की इजाजत मिलती है। बैलेंस शीट पर प्राप्त प्राप्य अनुभाग में ऑफसेट प्रविष्टि के साथ, आप वर्तमान अवधि में बिक्री रिकॉर्ड करेंगे। जब आप ग्राहक से भुगतान प्राप्त करते हैं, तो आपको बिक्री रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं होगी; इसके बजाय, प्रविष्टियां नकदी और खातों को प्राप्त करने योग्य होंगे।
- जून 30 जून के लिए आपको यूटिलिटी बिल प्राप्त होता है, लेकिन आप इसे 10 जुलाई तक भुगतान करने की योजना नहीं बनाते हैं। जून के लिए अपनी किताबें बंद करने से पहले, आप डेबिट यूटिलिटी व्यय और देय क्रेडिट खातों में प्रवेश पोस्ट करके देयता अर्जित करेंगे। जुलाई में, आप भुगतान के रूप में देय खातों में बिल को चिह्नित करेंगे।
- आप जनवरी के महीने में 1,200 डॉलर के लिए वार्षिक सॉफ्टवेयर लाइसेंस नवीनीकृत करते हैं। हालांकि, जनवरी के लिए $ 1,200 की कीमत रिकॉर्ड करने की बजाय, पूरे वर्ष में खर्च प्रति माह $ 100 पर खर्च किया जाता है।
प्रत्येक विधि के पेशेवरों और विपक्ष
लेखांकन की नकद विधि सबसे सरल विधि और विधि है जो अधिकांश लोगों, विशेष रूप से छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए सबसे परिचित है। यह आपको सबसे अच्छा विचार भी देता है कि आपके व्यवसाय को चलाने के लिए वास्तव में कितनी नकदी उपलब्ध है।
हालांकि, यह आपके लाभ और हानि की पक्षपातपूर्ण तस्वीर प्रदान कर सकता है क्योंकि व्यय और राजस्व को विभिन्न अवधि में अक्सर मान्यता दी जाती है।
उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप ग्राहक के आदेश को भरने के लिए उत्पादों को खरीदने के लिए 25 जून को $ 2,000 खर्च करते हैं। आपका ग्राहक 1 जुलाई को अपना ऑर्डर उठाता है और आपको $ 3,000 का भुगतान करता है। किसी भी महीने के लिए आपके पास कोई अन्य लेनदेन नहीं होने की संभावना में, आपके आय विवरण में जून में $ 2,000 का नुकसान और जुलाई में $ 3,000 का लाभ दिखाया जाएगा।
लेखांकन की संचय विधि उचित अवधि के लिए आय और व्यय से मेल खाने का बेहतर काम करती है। यह आपको अपने वास्तविक लाभ या हानि का एक और स्पष्ट मूल्यांकन देता है। हालांकि, संचय विधि आपके विचार को अस्पष्ट करती है कि वास्तव में आपके पास कितनी ऑपरेटिंग नकद उपलब्ध है, इसलिए आपको बेहतर तस्वीर प्राप्त करने के लिए अक्सर अपने नकद प्रवाह विवरण की समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है।
संचय विधि भी अधिक जटिल और निष्पादित करने में समय लेने वाली है, कभी-कभी लेखांकन पेशेवरों को निष्पादित करने और विश्लेषण करने के समर्थन की आवश्यकता होती है।
क्या मैं किसी भी विधि का चयन कर सकता हूं?
आम तौर पर, आप लेखांकन की नकदी या संचय विधि का उपयोग करना चुन सकते हैं, लेकिन आईआरएस नियमों पर विचार करें कि किसके लिए संचय विधि का उपयोग करना चाहिए:
- कंपनियां जो सकल रसीदों के साथ सी-निगम के रूप में काम करती हैं जो हाल के तीन वर्षों के लिए $ 5 मिलियन से अधिक प्रति वर्ष औसत होती हैं।
- आप कर आश्रय की आईआरएस परिभाषा को पूरा नहीं कर सकते हैं।
- यदि आप एक सूची बनाए रखते हैं, तो आपको अपनी सूची खरीद और बिक्री रिकॉर्ड करने के लिए अर्जित विधि का उपयोग करना होगा, लेकिन आप एक हाइब्रिड विधि का उपयोग कर सकते हैं जो आपको नकद आधार पर किराए या ब्याज आय जैसे अन्य व्यय और राजस्व रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है।
आपके व्यवसाय के लिए सबसे अच्छी विधि
एकाउंटिंग विधि की आपकी पसंद कई कारकों पर निर्भर करती है, जैसे कि आपके व्यवसाय का आकार, लेखांकन प्रक्रियाओं के साथ आपका आराम स्तर और आपके व्यवसाय की प्रकृति। यदि आप एक व्यक्ति के नवाचारी ऑपरेशन हैं, तो आपकी ज़रूरतें 100 कर्मचारियों के साथ एक स्थापित विनिर्माण चिंता के समान नहीं होंगी।
हालांकि, ध्यान रखें कि यदि आप एक सूची बनाए रखते हैं, तो आपको अपनी प्रविष्टियों का हिस्सा रिकॉर्ड करने के लिए संचय विधि का उपयोग करना होगा, और जब आपका व्यवसाय सकल रसीद सीमा से अधिक हो जाएगा, तो आईआरएस आपको पूरी तरह से संचय आधार लेखांकन में परिवर्तित करने के लिए मजबूर करेगा । आपको "हाइब्रिड" विधि का उपयोग करने या भविष्य में कट्टरपंथी परिवर्तनों का सामना करने के बजाय शुरुआत से संचय विधि में गोता लगाने में आसानी हो सकती है।