अच्छा कार्यालय प्रबंधन आपकी निचली रेखा के लिए अच्छा है
1. कार्यालय प्रबंधन दिनचर्या स्थापित करें और उन्हें चिपकाएं।
यदि आप व्यवस्थित रहना चाहते हैं और चीजों को आसानी से चलाना चाहते हैं तो नियमित कार्यों को नियमित प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है।
पेपरवर्क और ऑफिस सिस्टम को संभालने के लिए दिनचर्या सेट करें। उदाहरण के लिए, यदि संभव हो, तो आपके कार्यालय में आने वाले पेपर के प्रत्येक टुकड़े को एक बार संभाला जाना चाहिए, काम किया, और दायर किया - एक मेज पर खतरनाक रूप से ढेर नहीं। इसी तरह, ईमेल जैसे डिजिटल संचार को प्राथमिकता दी जानी चाहिए और यदि संभव हो तो तत्काल कार्य किया जाना चाहिए या भविष्य की कार्रवाई के लिए ध्वजांकित किया जाना चाहिए।
डेस्कटॉप, लैपटॉप, फ़ाइल सर्वर, मल्टीफंक्शन प्रिंटर और मोबाइल उपकरणों सहित कार्यालय सिस्टम, प्रशासन और आपातकालीन प्रक्रियाओं दोनों की आवश्यकता होगी। जब सिस्टम दुर्घटनाग्रस्त हो जाता है या कंप्यूटर से संबंधित उपकरण का असफल हो जाता है, तो आपके कार्यालय में हर किसी को यह जानने की ज़रूरत है कि कौन कॉल करना है और क्या नहीं करना है (जैसे समस्या को ठीक करने का प्रयास करें)। अपने गंभीर व्यापार डेटा की सुरक्षा के लिए 3 चरणों को जानें।
2. स्पष्ट रूप से चित्रित जिम्मेदारियों को स्थापित करें।
अच्छा कार्यालय प्रबंधन लोगों को यह जानने पर निर्भर करता है कि किसके लिए ज़िम्मेदार है - यह लोग हैं जो उत्तरदायी हैं जो काम करते हैं।
क्या होगा, उदाहरण के लिए, यदि आपके छोटे व्यवसाय के लिए खरीदारी किसी भी व्यक्ति द्वारा की गई थी? जब आपको इसकी आवश्यकता होती है तो क्या आप प्रिंटर पेपर ढूंढ पाएंगे? सभी उपकरणों और आपूर्ति के आदेश देने के प्रभारी एक व्यक्ति को समस्या हल करती है और चीजों को आसानी से चलती रहती है। क्या कर्मचारी नामित व्यक्ति को आपूर्ति के लिए किसी भी अनुरोध को ईमेल करते हैं, या एक विशिष्ट जगह में हस्तलिखित सूची पोस्ट करते हैं जहां लोग अपनी जरूरतों को जोड़ सकते हैं।
यह (कंप्यूटर) सिस्टम प्रशासन के साथ ही है। आपको अपने कंप्यूटर सिस्टम की सुरक्षा और खातों, पासवर्ड और सॉफ़्टवेयर जैसी चीजों का ट्रैक रखने के लिए एक व्यक्ति को ज़िम्मेदार होना चाहिए। कार्यालय अनुप्रयोगों के लिए क्लाउड-आधारित सिस्टम का उपयोग करना, लेखा सॉफ्टवेयर और डेटा स्टोरेज छोटे व्यवसायों के लिए एक आदर्श समाधान है, लेकिन आपको अभी भी एक विश्वसनीय व्यक्ति को प्रशासनिक कार्यों को करने के लिए असाइन किया जाना चाहिए जैसे कि उपयोगकर्ताओं को जोड़ने / हटाने, अनुमतियां असाइन करना आदि।
3. रिकॉर्ड रखें - और अपने व्यावसायिक रिकॉर्ड अपडेट रखें।
अभिलेख रखना अच्छा कार्यालय प्रबंधन का सबसे आसान हिस्सा लगता है - जब तक कि आप उन रिकॉर्ड्स को सुलभ और अद्यतन दोनों रखने की आवश्यकता पर विचार न करें। लेकिन एक अच्छा कार्यालय प्रबंधक होने का पहला नियम आपको इस पर पकड़ पाने में मदद करेगा; एक कार्यालय दिनचर्या रिकॉर्ड अद्यतन करते हैं। उदाहरण के लिए, जब आप एक नया ग्राहक या ग्राहक प्राप्त करते हैं, तो उसे अपने संपर्क डेटाबेस में दर्ज करने में केवल एक पल लगता है। फिर फोन पर उससे बात करने के बाद रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए केवल एक और पल या दो लेना होगा।
(ध्यान दें, कि अधिकांश अधिकार क्षेत्र में गोपनीयता अधिनियम हैं जो ग्राहक की जानकारी के संचालन को नियंत्रित करते हैं।)
4. अपने कार्यालय के माध्यम से चलना और बैठना है।
क्या आपका कार्यालय अंतरिक्ष प्रबंधन या अंतरिक्ष कुप्रबंधन का एक उदाहरण है?
जब आप कार्यालय से घूमते हैं, तो क्या आपको बाधाओं के चारों ओर घूमना पड़ता है या किसी चीज़ पर ट्राइप करने का खतरा होता है?
जब आप एक डेस्क पर बैठते हैं तो क्या आप वास्तव में आराम से काम कर सकते हैं? क्या चीजें तार्किक रूप से व्यवस्थित होती हैं ताकि आप डेस्क पर सबसे अधिक उपयोग करने वाली चीज़ों को हाथ से निकटतम कर सकें?
प्रिंटर से फाइलिंग कैबिनेट के माध्यम से आजकल कई चीजें कार्यालयों में फंस गई हैं। अच्छे कार्यालय प्रबंधन के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि कार्यालय में सभी चीजें अधिकतम दक्षता के लिए व्यवस्थित की जाती हैं - और अधिकतम सुरक्षा। लघु या गृह कार्यालय डिजाइन की मूल बातें आपके कार्यालय की जगह की शक्ति, प्रकाश व्यवस्था और वेंटिलेशन आवश्यकताओं को सुरक्षित रूप से पूरा करने के लिए युक्तियां प्रदान करती हैं ।
5. कष्टप्रद काम की अनुसूची करें।
उन चीज़ों को बंद करना बहुत आसान है जिन्हें आप पसंद नहीं करते हैं, और अधिकांश व्यवसायिक लोग फाइलिंग , शिपिंग और प्राप्त करने, या बहीखाता - यहां तक कि कार्यालय प्रबंधकों जैसे कार्यों का आनंद नहीं लेते हैं।
दुर्भाग्य से, एक रसोईघर की तरह एक कार्यालय, काम किए बिना काम नहीं करेगा।
यदि आप एक छोटे से व्यवसाय स्वामी हैं जो किसी और को उबाऊ या अप्रिय काम के रूप में जो कुछ भी देखते हैं, उसे असाइन करने में सक्षम नहीं होने की स्थिति में है, तो इसके लिए हर सप्ताह समय निर्धारित करके नियमित रूप से इसे प्राप्त करने के लिए मजबूर करें। उदाहरण के लिए, सुबह या दोपहर का समय लें, और इसे ठंडा कॉल करने , गैर-प्राथमिकता वाले ईमेल पूछताछ वापस करने, सोशल मीडिया पोस्टिंग बनाने, लेखांकन को पकड़ने या रिकॉर्ड अपडेट करने में व्यतीत करें।
6. प्रतिनिधि और आउटसोर्स।
एक परिपूर्ण दुनिया में, हर कोई केवल वही कर रहा था जो उसके पास करने का था और अच्छा किया। चूंकि दुनिया सही नहीं है, इसके बजाय बहुत से लोग काम कर रहे हैं कि उनके पास समय या प्रतिभा अच्छी तरह से करने के लिए नहीं है।
प्रतिनिधि और आउटसोर्सिंग न केवल आपके छोटे व्यवसाय के कार्यालय प्रबंधन में सुधार कर सकती है बल्कि आपको अपनी प्रतिभाओं पर भी ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र कर सकती है, जिससे आपकी निचली लाइन में सुधार हो सकता है। एक अंशकालिक या वर्चुअल सहायक आपके कई कार्यालय या प्रशासनिक कार्यों को संभालने में सक्षम हो सकता है। प्रतिनिधिमंडल पर अधिक जानकारी के लिए, प्रतिनिधि को तय करने का निर्णय लें ।
7. व्यापार की योजना को प्राथमिकता बनाएं।
कई छोटे व्यवसाय मालिक अपने दिन काम करते हैं और प्रतिक्रिया करते हैं - और फिर आश्चर्य करते हैं कि वे अपने पहियों को कताई क्यों कर रहे हैं। बिजनेस प्लानिंग अच्छा कार्यालय प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण घटक है और आपको अपने नियमित कार्यालय प्रबंधन दिनचर्या का हिस्सा बनने की जरूरत है।
सफल छोटे व्यवसाय मालिक व्यवसाय की योजना पर हर हफ्ते समय बिताते हैं, और कई लोग दैनिक व्यापार योजना सत्रों को लक्ष्य सेटिंग और विकास के लिए एक उपकरण के रूप में उपयोग करते हैं।
यह व्यवसाय नियोजन मार्गदर्शिका आपके व्यवसाय नियोजन प्रयासों को जारी रखने के लिए एक महान प्राइमर है; यह आपके छोटे व्यवसाय के लिए एक व्यापार नियोजन ढांचा बताता है और व्यापार लक्ष्यों को निर्धारित करने के नियमों के माध्यम से एक दृष्टि बयान लिखने से सबकुछ पर संसाधन प्रदान करता है।
यदि आपके पास कर्मचारी हैं, तो उन्हें औपचारिक रूप से या अनौपचारिक रूप से व्यावसायिक नियोजन में शामिल करें।
आप अंतर प्यार करेंगे
अराजकता व्यवसाय करने में हस्तक्षेप न करें। एक बार जब आप अच्छे कार्यालय प्रबंधन के इन सात सिद्धांतों को लागू करना शुरू कर देते हैं, तो आप अच्छे कार्यालय प्रबंधन के अंतर पर आश्चर्यचकित होंगे - और आप कितना व्यवसाय करते हैं।
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