सौभाग्य से कार्यक्रम योजनाकारों के लिए, ईवेंट पंजीकरण में सहायता के लिए कई टूल उपलब्ध हैं। विकल्पों में सरल प्लेटफ़ॉर्म शामिल होते हैं जो ईवेंट पंजीकरण की मूल बातें और अधिक उन्नत होते हैं, जो बहु-कार्यात्मक अनुप्रयोगों की पेशकश करते हैं। कुछ घटना पंजीकरण कार्यक्रम घटना भुगतान प्रक्रिया। पंजीकरण रद्द होने पर कुछ स्वचालित धनवापसी भी प्रदान करते हैं। अन्य संकुल पंजीयक नाम टैग बनाते हैं। इवेंट पंजीकरण उपकरण एक सम्मेलन या कंपनी वेबसाइट के साथ-साथ उनके सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म से जुड़ने के साथ एकीकरण को भी सक्षम कर सकते हैं।
दुर्भाग्यवश, कई विकल्पों के साथ, कम से कम कहने के लिए, आपके व्यवसाय के लिए इवेंट पंजीकरण टूल चुनने की प्रक्रिया भारी हो सकती है। यहां ईवेंट पंजीकरण टूल का चयन करने के लिए मार्गदर्शिका का पालन करना एक आसान तरीका है जो आपके ईवेंट प्लानिंग व्यवसाय को सर्वोत्तम रूप से सेवा प्रदान करता है।
इवेंट पंजीकरण सॉफ्टवेयर का चयन: कहां से शुरू करें?
ईवेंट पंजीकरण टूल का चयन करते समय, अपनी आवश्यकताओं और इच्छाओं को निर्धारित करने के साथ शुरू करना सबसे अच्छा है।
अपनी पंजीकरण प्राथमिकताओं और अपने कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय के माध्यम से सोचें। अपने आप से ये प्रश्न पूछें:
- क्या आपकी ज़रूरतें सरल हैं और केवल पंजीकरण और भुगतान की प्रसंस्करण की आवश्यकता है?
- क्या आप मुख्य कार्यक्रम के भीतर कई सत्र पेश कर रहे हैं जिसके लिए अतिरिक्त पंजीकरण की आवश्यकता है?
- क्या आपको होटल बुकिंग या यात्रा व्यवस्था का प्रबंधन करने की आवश्यकता है?
- क्या आप एक सम्मेलन वेबसाइट का समर्थन कर रहे हैं?
- क्या आप नाम टैग प्रदान करेंगे, ऑडियो-विज़ुअल आवश्यकताओं को समन्वयित करेंगे या विशेष पुल-आउट सत्र होस्ट करेंगे?
- क्या आप एक से अधिक घटनाओं को एक साथ प्रबंधित करते हैं?
- क्या आपका कार्यक्रम वार्षिक घटना या एक बार की घटना है?
इन सवालों के जवाब आपको ईवेंट पंजीकरण सॉफ़्टवेयर खोजने में मदद करेंगे जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप सर्वोत्तम है।
घटना पंजीकरण उपकरण
इवेंट पंजीकरण सॉफ़्टवेयर में इतने सारे विकल्पों के साथ, चमकदार विशेषताओं और नवीनतम टूल में पकड़ा जाना आसान है चाहे वे आपके ईवेंट के लिए काम करते हों या यदि उनका भी उपयोग किया जाएगा। नवीनतम और महानतम द्वारा लालसा मत बनो। इसके बजाय, उन सुविधाओं की एक सूची बनाएं जिन्हें आप वर्तमान में अपनी घटना पंजीकरण प्रक्रिया में नियोजित करते हैं और उन प्रक्रियाओं को जोड़ें जिन्हें आप प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के लिए शामिल करना चाहते हैं। उपलब्ध कुछ विशेषताएं निम्न में शामिल हैं:
- घटना ऑनलाइन पंजीकरण
- कार्यक्रम ऑनसाइट पंजीकरण
- उपस्थिति समूह पंजीकरण
- उपस्थिति स्वयं चेक-इन
- घटना भुगतान प्रसंस्करण
- उपस्थिति प्रबंधन और रिपोर्ट
- उपस्थिति बैज निर्माण और प्रबंधन
- व्यक्तिगत सत्रों के लिए पंजीकरण
- फॉर्म विकास
- होटल कक्ष प्रबंधन
- विपणन प्रबंधन
- सामाजिक मीडिया
- सर्वेक्षण और घटना प्रतिक्रिया
सभी घटना पंजीकरण उपकरण महंगा नहीं हैं
कई कार्यक्रम पंजीकरण उपकरण मानक कार्यों को एक उचित मूल्य पर प्रदान करते हैं, जो सीधा घटनाओं के प्रबंधन के दौरान उपयुक्त होते हैं।
इन कार्यक्रमों में बुनियादी पंजीकरण फॉर्म शामिल हैं जिन्हें आपकी वेबसाइट से जोड़ा जा सकता है। क्रेडिट कार्ड भुगतान पंजीकृत करने और संसाधित करने के लिए वे क्रेडिट कार्ड की जानकारी सहित पंजीकरण जानकारी एकत्र कर सकते हैं। इसके अलावा, उपस्थिति पंजीकरण सूचियों को संकलित या निर्यात किया जा सकता है। आपके द्वारा योजनाबद्ध घटनाओं के प्रकार और घटनाओं की आवृत्ति के आधार पर, ये सरल उपकरण आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी प्रकार की अतिरिक्त सुविधाओं के साथ आपको बिना किसी आवश्यकता के सटीक प्रदान करके एक अच्छा फिट हो सकता है।
बहु-अनुभवी कार्यक्रम पंजीकरण उपकरण अतिरिक्त क्षमताओं की पेशकश करते हैं
यदि आपकी घटना नियोजन कार्य में आप बड़ी सम्मेलनों की योजना बना रहे हैं, तो घटना पंजीकरण उपकरण जो मूलभूत बातें से परे अतिरिक्त कार्यक्षमता प्रदान करते हैं, वही हो सकता है जो आपको चाहिए। समाधानों में वे लोग शामिल होते हैं जो ईवेंट पंजीकरण को संसाधित करते हैं और उस सुविधा को एक बड़े, अधिक जटिल घटना के विभिन्न विवरणों को ट्रैक और रिपोर्ट करने की क्षमता के साथ जोड़ते हैं।
यदि घटना प्रतिभागियों को सम्मेलन के लिए पंजीकरण किया जाएगा और फिर किसी दिए गए सत्र के भीतर विशिष्ट कार्यशालाओं के लिए साइन अप करना होगा, तो उस कार्य को सक्षम करने के लिए टूल हैं।
कुछ सॉफ्टवेयर भुगतान के एक स्रोत के साथ एक संगठन से कई उपस्थित लोगों की प्रसंस्करण की अनुमति देंगे और समूह छूट या प्रारंभिक पंजीकरण शुल्क के आधार पर विभिन्न मूल्य निर्धारण संरचनाएं प्रदान करेंगे। यदि आपको कस्टमाइज्ड रिपोर्ट की आवश्यकता है, तो एक इवेंट पंजीकरण पैकेज देखें जो व्यक्तिगत कार्यशालाओं या आपके द्वारा चुने गए अन्य पैरामीटर के आधार पर उपस्थिति सूचियों को संकलित करके स्वचालित रूप से रिपोर्ट जेनरेट करेगा। सम्मेलन आम तौर पर मुद्रित नामेटैग के लिए कॉल करते हैं ताकि आपके "जरूरी" सूची में रखा जा सके ताकि इन्हें ईवेंट पंजीकरण प्रक्रिया के हिस्से के रूप में स्वचालित रूप से बनाया जा सके और यह देखने के लिए अनुकूलन की तलाश हो कि उपस्थिति पूरे सम्मेलन के लिए पंजीकृत है या नहीं, सप्ताह का हिस्सा या केवल एक विशिष्ट दिन।
पंजीकरण को एकीकृत करने के लिए उपकरण
उन कार्यक्रम योजनाकारों के लिए जो कई कार्यक्रम आयोजित करते हैं, आपके मौजूदा डेटाबेस में पंजीकरण डेटा को एकीकृत करना आपके संगठन के लिए एक महत्वपूर्ण कार्य हो सकता है। अपने डेटाबेस में रजिस्ट्रार जोड़ने और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने के लिए मौजूदा तरीकों पर विचार करें। विभिन्न तरीकों से सोचना महत्वपूर्ण है कि इस जानकारी को मौजूदा जानकारी के साथ एकीकृत किया जा सकता है, जैसे कि स्वयंसेवी या दान किए गए व्यक्ति। अधिकांश ईवेंट पंजीकरण अनुप्रयोग डेटा को मैन्युअल रूप से निर्यात करने की क्षमता प्रदान करते हैं। हालांकि, यह विधि समय लेने वाली है क्योंकि इसे बार-बार आपके डेटाबेस में जानकारी मैन्युअल रूप से आयात करने की आवश्यकता होती है। उन पैकेजों का अन्वेषण करें जो न केवल आपके ईवेंट पंजीकरण मांगों को पूरा कर सकते हैं बल्कि आपके घटक प्रबंधन आवश्यकताओं का भी समर्थन कर सकते हैं।
खरीदने से पहले एक टेस्ट ड्राइव लें
एक बार जब आप ईवेंट पंजीकरण सॉफ़्टवेयर की अपनी पसंद को कम कर देते हैं, तो यह निर्धारित करें कि वे निःशुल्क परीक्षण अवधि प्रदान करते हैं या नहीं। इससे आपको न केवल सुविधाओं का परीक्षण करने का मौका मिलेगा, बल्कि यह देखने के लिए कि क्या आपके पास आवश्यक कार्यक्षमता है और यदि यह आपके ईवेंट के लिए उपयुक्त है। यह आपके प्रश्नों का उत्तर देने या आपके द्वारा होने वाली किसी समस्या को हल करने के लिए काम करते समय ग्राहक सेवा के स्तर का अनुभव करने का अवसर भी है।