प्लेस में बैक-अप प्लान डालें
आदर्श रूप में, अचानक बीमारियों या अन्य आपात स्थिति के मामले में आपके पास हमेशा बैकअप योजना होनी चाहिए, लेकिन यदि कोई प्रमुख कर्मचारी प्रस्थान पर संकेत देता है या नोटिस देता है, तो आपको तुरंत किसी और को अपने कार्यों को संभालने की योजना के साथ आना चाहिए।
उच्च स्तरीय प्रबंधकों और संभावित विकल्प को उनकी भूमिका के हर पहलू को समझना चाहिए।
उत्तराधिकार योजना का एक बड़ा हिस्सा दस्तावेज है। प्रत्येक कर्मचारी जो काम कर रहा है वह सब कुछ सार्वजनिक मैनुअल, कैलेंडर, टू-डू सूची या फ़ाइल का हिस्सा होना चाहिए। इस दस्तावेज़ में बाहरी पार्टियों के लिए संपर्क जानकारी और कर्मचारियों के काम द्वारा बनाए गए एक्सेल मैक्रोज़, कंप्यूटर प्रोग्राम या अन्य शॉर्टकट्स के बारे में स्पष्टीकरण शामिल होना चाहिए।
इस योजना में प्राथमिकताओं की एक स्पष्ट सूची भी शामिल होनी चाहिए ताकि शेष कर्मचारी अभिभूत न हों और जानें कि उनके मौजूदा कार्यों पर कौन से कार्यों को प्राथमिकता दी गई है।
सूचना सुरक्षा पर विचार करें
मुख्य कर्मचारियों के पास अक्सर बैंक खाते, महत्वपूर्ण कंप्यूटर सिस्टम और ऑनलाइन सेवाओं तक पहुंच होती है। जबकि जानबूझकर दुर्व्यवहार या जानकारी की चोरी दुर्लभ होती है, वैसे ही उनकी पहुंच को हटाने की सबसे अच्छी प्रथा होती है जैसे ही उन्हें इसकी आवश्यकता नहीं होती है।
पहुंच को हटाने के अलावा, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप इसे बनाए रखें।
उदाहरण के लिए, दो-हस्ताक्षर जांच हस्ताक्षर प्रणाली को बनाए रखने के लिए किसी अन्य कर्मचारी को चेक-हस्ताक्षर प्राधिकरण देने की आवश्यकता हो सकती है। यदि प्रस्थान करने वाले कर्मचारी ने ऑनलाइन वेबसाइट के लिए साइन अप किया है, जैसे आपकी वेबसाइट एनालिटिक्स, कंपनी ईमेल का उपयोग करके, उसे प्रमाण पत्र स्थानांतरित करना सुनिश्चित करें।
एक अंतिम पेचेक और लाभ जारी करें
प्रस्थान कर्मचारी अपने अंतिम पेचेक और अप्रयुक्त छुट्टी दिनों जैसे किसी भी अर्जित लाभ के भुगतान के हकदार हैं।
अर्जित लाभ के लिए भुगतान आपके रोजगार समझौते और स्थानीय कानूनों पर निर्भर करते हैं।
राज्य कानून भी भुगतान करने के लिए समयरेखा निर्धारित करता है। यदि कर्मचारी आपकी कंपनी के साथ रहता है तो आम तौर पर आपके पास नियमित रूप से निर्धारित वेतन-दिवस होता। कई कंपनियां प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों को अपने आखिरी दिन व्यक्तिगत रूप से अपने अंतिम पेचेक के लिए साइन करना पसंद करती हैं। अंतिम राशि की गणना करने के लिए अपनी बहीखाता सेवाओं के साथ काम करें।
अपने वित्तीय विवरण अपडेट करें
यदि कोई कर्मचारी पहले ही स्टॉक विकल्प या स्थगित मुआवजे अर्जित कर चुका है, तो खर्च और साथ ही देयता की संभावनाएं आपकी पुस्तकों पर पहले से ही दर्ज की गई हैं। यदि प्रस्थान सुनहरा पैराशूट या किसी अन्य अनुबंध शब्द को ट्रिगर करता है, तो मुआवजे का कारण केवल एक फुटनोट हो सकता है - यदि यह आपके वित्तीय विवरणों में शामिल है।
अगली रिपोर्टिंग अवधि तक प्रतीक्षा करने के बजाय, अपने बुककीपर को कर्मचारी के प्रस्थान के साथ होने वाले किसी भी वित्तीय लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए उचित जर्नल प्रविष्टियां तुरंत करें। यदि आपको किसी भी भुगतान के कारण मुनाफे में बदलाव के लिए व्याख्या करने या समायोजित करने की आवश्यकता होती है तो यह आपको अग्रिम चेतावनी देता है।
निवेशकों को सूचित करें
अधिकांश कर्मचारियों को प्रतिस्थापन माना जाता है, और उनके प्रस्थान को निवेश निर्णयों के लिए सामग्री माना जाने की संभावना नहीं होगी।
हालांकि, अपवाद हैं। एक उदाहरण एक अग्रणी वैज्ञानिक का प्रस्थान होगा जिसका प्रस्थान अनुसंधान को बाधित करेगा, जो कि कंपनी के संचालन के लिए केंद्र माना जाता है।
भले ही, सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, आपको अपने निवेशकों को किसी भी प्रमुख कर्मचारी के प्रस्थान के बारे में सूचित करने के लिए एक रिहाई भेजनी चाहिए। यह आपके रैंकों में अशांति या असंतोष के डर को शांत करने में मदद कर सकता है और निवेशकों को उनकी सहायता खींचने पर विचार करने से रोक सकता है। निवेशकों को आपकी कंपनी के अंदर क्या हो रहा है और उन्हें आगे बढ़ने की योजना बनाने की योजना बनाने के बारे में सूचित करने का एक अच्छा तरीका भी है।