कई व्यवसायों के लिए, देय विभाग को तब तक बहुत ध्यान नहीं मिलता है जब तक कि कुछ गलत न हो जाए। हालांकि, देय विभाग से प्राप्त बहुत कुछ है जो अच्छी तरह से चल रहा है। इसके विपरीत, ऐसी कई समस्याएं हैं जो एक से आ सकती हैं जो केवल साथ ही लगी हुई है। इस विभाग का अक्सर व्यापार के नकदी प्रवाह पर एक बड़ा प्रभाव पड़ता है, और ऐसे अवसर हैं जिन्हें आपूर्तिकर्ताओं के साथ भुगतान समझौतों का लाभ उठाने से प्राप्त या खोया जा सकता है।
एक अच्छी तरह से चलने वाले खाते देय विभाग को वॉल्यूम छूट और प्रारंभिक भुगतान छूट का लाभ उठाने के साथ-साथ अन्य खर्चों और निवेशों के लिए किसी व्यवसाय को सबसे अधिक नकदी उपलब्ध कराने का सर्वोत्तम तरीका निर्धारित करने में सक्षम होना चाहिए। यह विभाग यह सुनिश्चित करने में भी सक्षम होना चाहिए कि आपूर्तिकर्ता समझौतों और अनुबंधों के आधार पर अपने दायित्वों को पूरा कर रहे हैं , इसलिए यदि मात्रा या गुणवत्ता मानकों को पूरा नहीं किया जाता है, तो मुद्दों का समाधान किया जाता है और उचित सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है।
सामान्य खाते देय समस्याएं
यद्यपि लागत में कटौती और नकद मुक्त करने के कई अवसर हैं, फिर भी इन लक्ष्यों को प्राप्त करने का प्रयास करते समय व्यवसायों में कई बाधाएं आती हैं। कैनन के 2014 के खातों के भुगतान योग्य अनुकूलन अध्ययन में पाया गया कि पेपर प्रसंस्करण कई संगठनों के लिए समस्याओं का सबसे बड़ा स्रोत था, जिसमें पेपर इनवॉइसिंग से निपटने के लिए सबसे बड़ा मुद्दा था।
चिंता के अन्य प्रमुख स्रोत थे:
- यह सुनिश्चित करना कि समय पर भुगतान किया जाता है
- चालान अनुमोदन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना
- आपूर्तिकर्ताओं के साथ सर्वोत्तम भुगतान शर्तों को प्राप्त करना और यह सुनिश्चित करना कि दोनों पक्षों पर दायित्वों को पूरा किया जाए
- आपूर्तिकर्ता लेखांकन और चालान प्रणाली के विभिन्न प्रकार से निपटना
- डेटा और लेनदेन की सुरक्षा रिकॉर्डिंग और सत्यापन
सूचीबद्ध कई मुद्दों को पेपर इनवॉइसिंग पर निर्भरता से खराब या बनाया गया है। खोया कागजी कार्य कई संगठनों में लगातार समस्या है, जो देर से या मिस्ड भुगतान की ओर अग्रसर है। इसके अतिरिक्त, जबकि कई व्यवसाय अपने कागजी कार्य को डिजिटाइज करने में रुचि रखते हैं, अधिकांश आपूर्तिकर्ता अभी भी मेलिंग पेपर चालान हैं या उन्हें फ़ैक्स द्वारा भेज रहे हैं।
अधिकांश छोटे व्यवसाय अपने खाते देय कागजी कार्य को संभालते हैं, और इनमें से अधिकतर मैन्युअल रूप से किया जाता है। चूंकि कुछ आपूर्तिकर्ताओं ने इलेक्ट्रॉनिक बिलिंग पर स्विच किया है, इसलिए अधिकांश संगठन मैन्युअल रूप से डेटा में प्रवेश करने और दस्तावेज़ीकरण की डिजिटल प्रतियां बनाने की बड़ी मात्रा में जनशक्ति खर्च कर रहे हैं।
पेपर प्रलेखन का उपयोग प्रायः इनवॉइस अनुमोदन प्रक्रिया को धीमा कर देता है क्योंकि प्रतियों को समीक्षा के लिए प्रबंधन के उपयुक्त सदस्यों को बनाया जाना चाहिए और वितरित किया जाना चाहिए। जब कागजी कार्य आसानी से सुलभ नहीं होता है या डिजिटल प्रारूप में उपलब्ध नहीं होता है, तो डेटा का विश्लेषण करना और यह सुनिश्चित करना एक चुनौती है कि सर्वोत्तम भुगतान समझौते प्राप्त किए जा रहे हैं और दायित्वों को पूरा किया जा रहा है। समय पर और शुरुआती भुगतान छूट समझौतों को आसानी से खोया जा सकता है यदि व्यवसाय आवश्यक होने पर भुगतान करने में सक्षम नहीं हैं, इसलिए कागजी कार्य से संबंधित मुद्दे महंगा हो सकते हैं।
सुधार और अनुकूलन
इस तथ्य के कारण कि देय विभागों के उचित चलने वाले विभागों से संबंधित कई मुद्दे समान रूट कारणों से बने हैं, ऐसे कुछ समायोजन भी हैं जो संगठन कर सकते हैं जो एक ही समय में कई चिंताओं का ख्याल रखेगा। सबसे प्रभावी तरीकों में से तीन व्यवसाय अपने खाते को देय विभाग प्रक्रियाओं को व्यवस्थित कर सकते हैं:
- पेपरवर्क डिजिटाइज करने के लिए ऑब्जेक्ट कैरेक्टर रिकॉग्नाइजेशन का उपयोग करें
- आपूर्तिकर्ताओं के लिए सुलभ ऑनलाइन पोर्टल का लाभ उठाएं
- प्रबंधन वर्कफ़्लो बनाएं
ओसीआर
हालांकि कई कंपनियां नियमित रूप से कागजी कार्य की डिजिटल प्रतियां बनाने के लिए स्कैनर का लाभ लेती हैं, लेकिन आम तौर पर केवल कंप्यूटर पर सहेजी गई दस्तावेज़ की एक छवि बनाना शामिल होता है। इसका अर्थ यह है कि जानकारी को अभी भी डेटाबेस में मैन्युअल रूप से दर्ज करने की आवश्यकता है, इसलिए रिकॉर्ड की हानि किसी समस्या से कम है, फिर भी यह समय लेने वाली है।
ऑब्जेक्ट कैरेक्टर रिकॉग्नाइजेशन, या ओसीआर में दस्तावेज़ को स्कैन करना और डेटा से पुनर्प्राप्त करना शामिल है। यह डेटा स्वचालित रूप से डेटाबेस या स्प्रेडशीट में जोड़ा जा सकता है। ओसीआर प्रक्रिया मैन्युअल डेटा प्रविष्टि त्रुटियों के मुद्दे को कम करने में मदद करती है और जैसे ही कागजी कार्य प्राप्त होता है, जानकारी को दर्ज करने की अनुमति देता है। ओसीआर एक कर्मचारी के लिए एक छवि फाइल बनाने के लिए दस्तावेज़ स्कैन करने के लिए एक ही समय लेता है, और इसे आम तौर पर किसी भी अतिरिक्त कदम की आवश्यकता नहीं होती है। प्रति गार्टनर, ऐसे संगठन हैं जो बिना किसी कर्मचारी के सीधे 80% या उससे अधिक चालान पोस्ट करने में सक्षम होते हैं।
प्रदायक पोर्टल
एक केंद्रीकृत प्रणाली में चालान और डेटा दर्ज करने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने से व्यवसायों को ऑनलाइन पोर्टल का निर्माण या लाभ उठाने में सक्षम किया जा सकता है जो व्यवसाय और उसके आपूर्तिकर्ताओं को आदेश ट्रैक करने, चालान देखने और भुगतान कब किए जाने पर देखने की अनुमति देता है। संगठन में कई व्यक्तियों को यह आंकड़ा उपलब्ध कराने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि देय विभागों के खातों की उचित निगरानी हो, और यह चालान को स्वीकृति देने में लगने वाले समय को तेज़ी से बढ़ाने में मदद कर सकता है। आपूर्तिकर्ताओं को पोर्टल तक पहुंचने से इन व्यवसायों को चालान जमा करने और भुगतान ट्रैक करने के साथ-साथ प्राप्त या चालान समस्याओं के साथ किसी भी मुद्दे के बारे में जागरूक करने में सक्षम बनाता है।
वर्कफ़्लो और प्रक्रियाएं स्थापित करें
हालांकि एक संगठन अपने डेटा प्रबंधन प्रयासों को संभालने का फैसला करता है, यह महत्वपूर्ण है कि खातों और भुगतानों के प्रबंधन के लिए एक स्थापित प्रक्रिया हो। यह व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने में सक्षम बनाता है कि संचालन कार्य कर रहे हैं और विकल्पों को समझते हैं यदि वे बोझिल हैं या त्रुटियों या देरी का कारण बनते हैं। डेलोइट के मुताबिक, इन प्रक्रियाओं में विस्तार से बताया जाना चाहिए कि जब भुगतान चालान प्राप्त होता है, तो डेटा कैसे इनपुट होता है और साझा किया जाता है और इनवॉइस को अनुमोदित करने के लिए प्रक्रिया क्या होती है। विभिन्न प्रकार के आपूर्तिकर्ताओं का भुगतान करने से निपटने के सर्वोत्तम तरीकों का निर्धारण करने के लिए दिशानिर्देश भी होना चाहिए।
जबकि कई आपूर्तिकर्ता 30 या 9 0 दिनों के भीतर भुगतान के लिए छूट प्रदान करते हैं, लेकिन अगर ऐसा करना संगठन के नकद प्रवाह को रोकता है तो छूट के लायक नहीं हो सकते हैं। यह भी जरूरी है कि यह सत्यापित करने का एक तरीका है कि कंपनी और आपूर्तिकर्ता दोनों अनुबंध या समझौते के पर्चे को पूरा कर रहे हैं। इन मुद्दों से निपटने के लिए वर्कफ़्लो स्थापित करना संगठनों को सही विकल्प बनाने में सहायता कर सकता है।
जब आपूर्तिकर्ता समय पर पर्याप्त मात्रा में या स्टॉक की उचित मात्रा में नहीं पहुंच रहे हैं, तो कंपनियां इन मामलों का हल होने तक चालान का भुगतान नहीं करना चाहती हैं। इन मुद्दों के उठने पर क्या किया जाना चाहिए यह स्थापित करने में वर्कफ़्लो महत्वपूर्ण हो सकता है। इसके अतिरिक्त, आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान देर से भुगतान के लिए छूट खोने या जुर्माना लगाने से रोकने के लिए समय पर भी किया जाना चाहिए। चीजों को बदलने के रूप में प्रत्येक आपूर्तिकर्ता समझौते को दस्तावेज और अद्यतन करने की आवश्यकता होती है, और प्रक्रियाओं को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रत्येक खाते को उचित तरीके से संभाला जाए।
वर्कफ़्लो बनाना भी एक कंपनी की मदद कर सकता है:
आउटसोर्सिंग
ओसीआर को लागू करने और पोर्टल का उपयोग करने वाले पोर्टलों का उपयोग करना, जो कि छोटे व्यवसायों के लिए जरूरी है, लेकिन संगठनों को यह नहीं मानना चाहिए कि लागत किसी व्यापार को उनके लाभ लेने में सक्षम होने से रोकती है। जबकि इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम की स्थापना और रखरखाव की लागत कई छोटे और मध्यम आकार के संगठनों के लिए निषिद्ध हो सकती है, इसलिए घर में ऐसा करना अक्सर आवश्यक नहीं होता है। ऐसे कई तृतीय-पक्ष प्रदाता हैं जो संगठन इन कार्यों को आउटसोर्स कर सकते हैं। कंपनियां आपूर्तिकर्ता अनुबंधों का विश्लेषण करने के लिए वर्कफ़्लो बनाने में सहायता करने के लिए ओसीआर प्रक्रिया स्थापित करने से सबकुछ के लिए आउटसोर्स सहायता प्राप्त कर सकती हैं।
हालांकि संगठन विभिन्न प्रकार के आईटी सिस्टम को लागू करने की लागत को पैर नहीं दे पाएंगे, जबकि तीसरे पक्ष के हैंडल होने पर उन्हें अक्सर बहुत सस्ती होता है। व्यवसायों को संभावित बचत और नकद मुक्त करने के मूल्य के खिलाफ इन प्रणालियों को विकसित करने के लिए बाहरी पार्टियों का उपयोग करने की लागत की तुलना करने की आवश्यकता होगी, लेकिन आउटसोर्सिंग संगठनों को प्रौद्योगिकी और प्रणालियों का लाभ लेने की अनुमति देती है जो आम तौर पर बहुत महंगी होती हैं।
- सुनिश्चित करें कि प्रत्येक नए आदेश के लिए खरीद आदेश बनाए जाते हैं
- सत्यापित करें कि इनवॉइस मिलान उत्पादों को मिला और अनुबंध समझौते को पूरा करते हैं
- यह सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड जांचें कि भुगतान किए गए हैं, कि वे समय पर बने हैं और वे डुप्लीकेट नहीं हैं
- शुल्क कम करने के लिए चालानों का भुगतान करने की सर्वोत्तम विधि, जैसे ईएफटी या क्रेडिट कार्ड के माध्यम से निर्धारित करें