खरीद आदेश आम तौर पर प्रीप्रिंट किए जाते हैं, खुदरा विक्रेता की वित्तीय प्रबंधन प्रणाली द्वारा उत्पन्न संख्याबद्ध दस्तावेज। दूसरे शब्दों में, यदि आप क्विकबुक जैसे एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो जब आप विक्रेता से उत्पादों को ऑर्डर करते हैं, तो यह सिस्टम में आपके लिए एक खरीद ऑर्डर तैयार करेगा। पीओ का उद्देश्य अपने लेखांकन या पीओएस सिस्टम के भीतर एक ट्रैक करने योग्य दस्तावेज बनाना है जो आपके व्यवसाय को चलाने के फायदेमंद तरीकों से उपयोग किया जा सकता है।
यह एक सूची प्रणाली के साथ कैसे काम करता है
- एक पीओ आपके इन्वेंट्री सिस्टम को आपके आदेश पर बताता है। यदि आप सिस्टम खरीदने के लिए खुले उपयोग कर रहे हैं, तो यह किसी भी उत्पाद को ऑर्डर न करने के बारे में जानता है क्योंकि वे पहले से ही कुछ ऑर्डर किए गए हैं।
- यह विक्रेता के साथ खरीद विनिर्देश स्थापित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, इसमें स्पष्ट रूप से आपके द्वारा ऑर्डर किए जाने वाले प्रत्येक उत्पाद की मात्रा शामिल होती है, लेकिन यह भुगतान की विधि का विवरण भी देती है, जिन शर्तों के लिए आप उत्पादों ( डेटिंग सहित) के लिए भुगतान करेंगे और जिस तरीके से आप उत्पादों को भेजना चाहते हैं दुकान।
कई विक्रेताओं के पास बिलिंग और माल के लिए उपयोग किए जाने वाले सेट या डिफ़ॉल्ट सिस्टम होते हैं। इसलिए, बिना किसी निर्देश के, वे उदाहरण के लिए आपको शिपिंग करते समय यूपीएस ग्राउंड के लिए डिफ़ॉल्ट होंगे। लेकिन आपको इसकी तेज़ी से आवश्यकता हो सकती है, और पीओ संवाद कर सकता है।
- एक पीओ सभी पार्टियों के लिए उत्तरदायित्व दस्तावेज है। आदेश देने पर गलतियों के लिए बहुत आसान है। लेकिन जब सब कुछ लिखित में होता है, तो बहस करना मुश्किल होता है। मुझे कई बार याद आ सकता है जब मुझे विक्रेता से गलत तरीके से बिल भेजा जाता है और चालान किया जाता है लेकिन मेरे खरीद आदेश को वापस करने के लिए उसे वापस ले लिया जाता है और उसे उलट या तय किया जाता है।
इसका एक उदाहरण, मुझे जूता क्रीम के 300 बक्से के लिए एक चालान मिला और जब मैंने 300 टुकड़े आदेश दिए। एक बॉक्स में 100 टुकड़े हैं, इसलिए आप कल्पना कर सकते हैं कि इनवॉइस की तुलना में चालान कितना अधिक था।
- जब विक्रेता विक्रेता से आता है, तो आप इसे पीओ के खिलाफ जांच सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि शिपमेंट सही है। पांचवां, यह आपके सभी कर्मचारियों को शामिल करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी आदेश दे सकता है, और दूसरा प्राप्त कर सकता है।
मुझे 26 साल पहले मेरा पहला खुदरा स्टोर याद आया जब हमारे पास पीओ सिस्टम नहीं था। चूंकि मैं आदेश देने वाला था, इसलिए मुझे यह सुनिश्चित करने के लिए सबकुछ जांचना पड़ा कि यह सही था। एक स्टोर मालिक के रूप में मेरे समय का कुशल उपयोग नहीं है।
खरीद आदेश के अन्य लाभों में से एक आपकी क्रेडिट योग्यता है। यह निर्धारित करने के लिए कि क्या आप विलायक हैं, बैंक अक्सर आपके पीओ देखेंगे। एक ठोस खरीद आदेश प्रक्रिया आपको अनुमोदित होने में मदद कर सकती है। एक गरीब व्यक्ति के परिणामस्वरूप आपको ऋण नहीं मिलेगा। इसका इस्तेमाल विक्रेता के साथ क्रेडिट के लिए भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कुछ विक्रेताओं को आदेश देने पर आपको नकदी का भुगतान करने की आवश्यकता हो सकती है। आपके साथ व्यवसाय करने की अवधि के बाद, वे आपको क्रेडिट कार्ड बनाम पीओ जमा करने की अनुमति दे सकते हैं। यह आपके नकदी प्रवाह के प्रबंधन में बहुत बड़ा है।
पीओ खुदरा में एक आम प्रथा है। और आपके स्टोर में इंस्टॉल किए जा सकने वाले किसी भी पीओएस या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में आपके लिए पीओ घटक होगा।