समय-समय पर लेखांकन त्रुटियां होती हैं , लेकिन उचित नियोजन और तैयारी के साथ कई सामान्य लेखांकन गलतियों से बचा जा सकता है। हम सभी जानते हैं कि इसे पहली बार सही करने के लिए गलती को सही करने में अधिक समय लगता है। दिलचस्प बात यह है कि बाद में समस्या को ठीक करने के इंतजार के बजाय परियोजना में शुरुआती गलतियों को पहचानना और सही करना भी सस्ता है।
यदि आप अपने व्यवसाय को दीर्घकालिक परियोजना की तरह मानते हैं, तो आप सामान्य गलतियों के बारे में जागरूक होकर सक्रिय होना चाहेंगे जो दूसरों को जल्दी बना रहे हैं और उन्हें सही कर रहे हैं, जो न केवल आपकी कंपनी के समय, धन और सिरदर्द को बचाएगा बल्कि यह भी बचाएगा बाजार में अधिक सुव्यवस्थित संचालन और बेहतर ग्राहक संतुष्टि के साथ आपको प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्रदान करते हैं। निम्नलिखित सामान्य लेखा गलतियों में निम्नलिखित सीपीए ने छोटे व्यवसाय मालिकों को देखा है।
01 - लेखांकन प्रक्रियाओं का पालन करने में विफल
स्थिरता और सटीकता सुनिश्चित करने के लिए मानकीकृत रूपों और चेकलिस्ट को विकसित करने के लिए एक सहायक कदम है। उदाहरण के लिए, आप नए विक्रेताओं की स्थापना के लिए एक प्रक्रिया दस्तावेज करना चाहेंगे।
बीमा प्रमाण पत्र, अनुशंसा पत्र, या हस्ताक्षरित अनुबंध जैसे अन्य दस्तावेजों के बीच आपको विक्रेता का नाम, पता, टेलीफोन नंबर और नियोक्ता पहचान संख्या (ईआईएन) की आवश्यकता होगी। फिर आपको इस जानकारी को अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर में दर्ज करना होगा ताकि आप भुगतान संसाधित कर सकें।
आप अपने विक्रेताओं से इकट्ठा करने के लिए आवश्यक जानकारी पर विचार करने के लिए आवश्यक समय लेना चाहते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए एक मानकीकृत फॉर्म या चेकलिस्ट विकसित करना चाहते हैं कि आप यह जानकारी प्राप्त करें, और उसके बाद एक लिखित नीति हो जो आपके कर्मचारी अनुसरण कर सकें।
02 - बजट के बिना काम करना
एक बजट बनाएं ताकि आपके व्यवसाय के परिचालन परिणामों का न्याय करने के लिए आपके पास आधारभूत आधार हो। बजट न केवल ओवरपेन्डिंग को रोकने में उपयोगी हैं बल्कि यथार्थवादी, लिखित वित्तीय उद्देश्यों को स्थापित करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। बजट को हमेशा वास्तविकता में ग्राउंड किया जाना चाहिए, लेकिन आप निश्चित रूप से उचित वित्तीय लक्ष्यों को निर्धारित करने के लिए अपने बजट का उपयोग कर सकते हैं, चाहे वह राजस्व में वृद्धि हो या परिचालन खर्च को कम कर दे।
03 - डाटा एंट्री त्रुटियां बनाना
डेटा प्रविष्टि त्रुटियां समय-समय पर होती हैं। जबकि आप सभी डेटा प्रविष्टि त्रुटियों को रोक नहीं सकते हैं, आप यह सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर विभिन्न सुलह करने की नीति बना सकते हैं कि डेटा प्रविष्टियों को जल्दी से पता चला है और इसे ठीक किया जा सकता है।
उदाहरण के लिए, आप मासिक बैंक सुलह, साथ ही खातों को प्राप्य और देय सुलह प्रदर्शन करना चाहते हैं। आप राजस्व या व्यय वर्गीकृत करने में संभावित त्रुटियों की पहचान करने के लिए बजट-से-वास्तविक भिन्नताओं को भी चला सकते हैं या यह सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर ग्राहक प्राप्तियां या विक्रेता भुगतान रिपोर्ट चला सकते हैं कि सभी रसीदें और वितरण उचित लगते हैं।
असामान्य लेन-देन की समीक्षा की जानी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कोई डेटा प्रविष्टि गलतियां नहीं की गईं और लेनदेन सटीक हैं।
04 - बैक अप अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में विफल
आपको नियमित रूप से अपने व्यवसाय के लेखा सॉफ्टवेयर और अन्य डेटा का बैक अप लेना होगा। कई छोटे व्यवसाय लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम में एक सुविधा होती है जो आपको अपने लेखांकन कार्यक्रम के स्वचालित बैकअप सेट करने देती है।
इसका इस्तेमाल करें। आपको अपनी बैकअप फ़ाइलों को दोबारा जांचने के लिए समय भी लेना चाहिए, यहां तक कि बैकअप फ़ाइल का उपयोग करने के लिए यहां तक कि यह देखने के लिए कि क्या आप अपने व्यवसाय को सामान्य रूप से चला सकते हैं या नहीं।
कभी-कभी फाइल दूषित होती है; कभी-कभी आप अपने इच्छित डेटा को बैक अप नहीं लेते हैं। एक त्वरित जांच आपकी बैकअप प्रक्रिया के साथ समस्याओं की पहचान कर सकती है ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आवश्यकता होने पर आपके व्यवसाय को चालू रखने के लिए आपके पास आवश्यक सब कुछ है।
05 - बहुत ज्यादा करना
आउटसोर्सिंग प्रशासनिक कार्य जो आपकी कंपनी में मूल्य नहीं जोड़ते हैं, एक लाभ हो सकता है।
उदाहरण के लिए, टैक्स एकाउंटेंट की तुलना में कर कानून में बेहतर तरीके से पता लगाया जा सकता है, इसलिए आउटसोर्सिंग टैक्स प्लानिंग और आपके एकाउंटेंट को तैयारी करने से आप अपनी कर देयता को कम कर सकते हैं, कर अनुपालन बढ़ा सकते हैं, और राजस्व उत्पन्न करने के लिए आपको अधिक समय दे सकते हैं गतिविधियों।
कई छोटे व्यवसाय मालिक अन्य सक्षम पेशेवरों को ज़िम्मेदारी नहीं देना चाहते हैं, लेकिन आउटसोर्सिंग लेखांकन, कानूनी, आईटी, और अन्य प्रशासनिक कार्यों त्रुटियों को कम कर सकते हैं और लाभप्रदता में वृद्धि कर सकते हैं यदि आप बुद्धिमानी से नए समय का उपयोग करते हैं।
06 - आय और व्यय को उचित रूप से वर्गीकृत करने में विफल
लेखांकन की जूताबॉक्स विधि शायद छोटे व्यवसायों के लिए एक अच्छा विकल्प नहीं है, जो प्रति वर्ष केवल कुछ लेनदेन से अधिक है। आपके व्यवसाय से आने और बाहर आने वाले सभी पैसे उचित श्रेणी में असाइन किए जाने चाहिए।
व्यापार मालिक जो अपने लेखांकन रिकॉर्ड के शीर्ष पर रहते हैं वे गलतियों में नहीं चलते हैं। उन्हें पता चलेगा कि किसके बिल का भुगतान किया गया था, कितना, और ग्राहक ने भुगतान किया था या नहीं।
आपको यह भी पता चलेगा कि आप सालाना अंत कर तैयार कर रहे हैं, जो रिकॉर्ड्स देय होने से ठीक पहले आपके व्यवसाय की टैक्स रिटर्न तैयार करने के लिए आवश्यक रिकॉर्ड्स को फिर से इकट्ठा करने की कोशिश करने से कहीं अधिक आसान होगा।