इन आम गलतियों से बचकर समय, धन और सिरदर्द बचाएं
हालांकि, एक उच्च-संचालित लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम के साथ लेन-देन को जल्दी से संसाधित करने में सहायक हो सकता है, गलतियों को सही करने के लिए भुगतान करना कुछ ऐसा है जिसे आप टालना चाहते हैं। अक्सर यह जानना होता है कि किस गलतियों को देखना है, जिससे त्रुटि को ठीक करने और इसे पहली बार सही करने के बीच अंतर होता है। छोटे लेख मालिकों को अपने लेखांकन रिकॉर्ड रखने के दौरान सामान्य गलतियों से बचकर आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए समय और धन भी बचा सकते हैं। यहां पांच आम लेखांकन गलतियां हैं जो व्यवसाय मालिक करते हैं और उन्हें ठीक करने के तरीके पर कुछ सुझाव देते हैं:
01 - एक पूर्व अवधि में आकस्मिक रूप से रिकॉर्डिंग लेनदेन
परिवर्तन के लिए पहले अवधि बैलेंस शीट की समीक्षा करें
यदि आपने पूर्व अवधि में लेनदेन रिकॉर्ड किया है, तो बैलेंस शीट बदल जाएगी। इसलिए, आप अपनी पिछली अवधि बैलेंस शीट को यह सुनिश्चित करने के लिए देख सकते हैं कि आपने अपनी पुस्तकों को बंद करने के बाद से यह नहीं बदला है। यदि यह बदल गया है, तो आपको जांच करने की आवश्यकता होगी।
02 - संपत्ति या देयता संतुलन में गलत शेष राशि
संपत्ति खातों में डेबिट शेष होना चाहिए, जबकि देयता खातों में क्रेडिट शेष होना चाहिए। इन बैलेंस शीट खातों में गलत शेषराशि रखने का सबसे आम कारण गलत खाते में प्रविष्टियां पोस्ट करना, खातों को गलत वर्गीकृत करना और समायोजन प्रविष्टियों को डुप्लिकेट करना है।
त्रुटियों के लिए अपनी बैलेंस शीट देखें
आप यह सुनिश्चित करने के लिए बैलेंस शीट की जांच करते हैं कि संपत्ति और देनदारियों के पास सही शेष है। यदि गलत शेष राशि वाला कोई खाता है, तो आप त्रुटि के कारण प्रविष्टियों को ढूंढने के लिए उस खाते का विवरण खींच सकते हैं। यह चेक कम से कम मासिक प्रदर्शन किया जाना चाहिए।
03 - राजस्व या व्यय शेष में गलत शेष राशि
राजस्व खातों में क्रेडिट शेष होना चाहिए, जबकि व्यय खातों में डेबिट शेष होना चाहिए। इस त्रुटि के कुछ कारण गलत खाते में प्रविष्टियां पोस्ट कर रहे हैं, खातों को गलत वर्गीकृत कर रहे हैं, और समायोजन प्रविष्टियों को डुप्लिकेट कर रहे हैं, जो बैलेंस शीट खातों में गलत शेषराशि के समान कारण हैं।
त्रुटियों के लिए अपने आय विवरण की जांच करें
आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपने आय विवरण की जांच करते हैं कि राजस्व और व्यय सही शेष हैं। यदि गलत शेष राशि वाला कोई खाता है, तो आप त्रुटि के कारण प्रविष्टियों को ढूंढने के लिए उस खाते का विवरण खींच सकते हैं। यह चेक कम से कम मासिक प्रदर्शन किया जाना चाहिए।
04 - गलत वर्गीकरण व्यय
लघु व्यवसाय लेखा प्रणाली समय बचाती है क्योंकि प्रविष्टियों को जल्दी और आसानी से पोस्ट किया जा सकता है। जब जानकारी दर्ज की जा रही है तो गलत व्यय खाता या व्यय विवरण चुनना भी आसान है। मिस्क्लेसिफाइंग व्यय न केवल इसका मतलब है कि लेखांकन प्रणाली आपके व्यवसाय में क्या हो रहा है, यह सही ढंग से प्रतिबिंबित नहीं कर सकती है, लेकिन वित्तीय और कर रिपोर्टिंग सटीक नहीं होने पर वास्तविक सिरदर्द का कारण बन सकता है।
समय-समय पर अपने व्यय वक्तव्य देखें
यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा उचित दिखाई देता है, समय-समय पर अपने खर्चों को स्कैन करने के लिए किसी को असाइन करें। उदाहरण के लिए, यदि लीज व्यय खाते में भोजन व्यय बुक किया जाता है, तो आमतौर पर प्रविष्टियों के विवरण के कारण यह खड़ा होगा। एक अन्य संकेत है कि खर्चों को गलत वर्गीकृत किया जा सकता है, जो कि बजट से वास्तविक मतभेद हैं।
05 - आवश्यकता होने पर सहायता की तलाश नहीं है
आपने कुछ लोगों को बचाने के लिए अपने समय के कुछ घंटों खर्च करने वाले लोगों के संदर्भ में "पैसा बुद्धिमान और डॉलर गरीब" अभिव्यक्ति सुनाई है। आपको यह महसूस करना होगा कि आपका काम आपके व्यवसाय को चलाने के लिए है - एक ठेकेदार बनाता है, एक चित्रकार पेंट और एक रियल्टी बेचता है। कभी-कभी आपके लेखांकन रिकॉर्ड के विवरणों पर घंटों तक घंटों तक खर्च करने या आपके द्वारा किए गए त्रुटि को सही करने के तरीके के बारे में शोध करने के लिए समय लगता है।
पेशेवर लेखा पेशेवर पर दुबला
यदि आप अपने लेखा संबंधी मुद्दों की तुलना में अन्य मुद्दों पर ध्यान देकर खर्च कर सकते हैं, तो आपको किसी पेशेवर एकाउंटेंट या बुककीपर को समस्या आउटसोर्स करने पर विचार करना चाहिए।
06 - बचत प्राप्ति नहीं
आपने अपने लेखांकन रिकॉर्ड में अपने सभी खर्चों को परिश्रमपूर्वक दर्ज किया है। आपका व्यय विवरण कला का एक काम है, बिना किसी त्रुटि या चूक के। फिर, आप आईआरएस से पूछे जाते हैं; रसीदों के बिना, आपके व्यय बयान बेकार हैं।
अपनी रसीदें रखें
अपनी रसीदें सहेजें या उन सभी की स्कैन की गई प्रतियां बनाएं।
07 - अनुसूची बैकअप के लिए विफल
कई छोटे व्यवसाय उनके लिए लेखांकन कार्य करने के लिए सॉफ़्टवेयर पर भरोसा करते हैं लेकिन सिस्टम क्रैश या त्रुटियों के लिए खाते नहीं हैं। एक ही समस्या आपकी फाइलों को मिटा सकती है।
अनुसूची नियमित बैकअप
क्लाउड स्टोरेज या इस कार्य के लिए अलग सेट किए गए एक विशिष्ट सर्वर का उपयोग करके साप्ताहिक स्वचालित बैकअप शेड्यूल करें।
08 - प्रशिक्षण स्टाफ नहीं
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका सॉफ्टवेयर कितना शक्तिशाली है, आपके कर्मचारियों को प्रशिक्षण के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता है। एक अनुचित प्रशिक्षित कर्मचारी सदस्य आपके सभी खर्च और लाभ पत्रों को फेंकने, दुर्घटना से अपने रिकॉर्ड बर्बाद कर सकता है।
नियमित प्रशिक्षण करें
ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान, व्यापक प्रशिक्षण सत्र आयोजित करें और तिमाही रिफ्रेशर्स को यह सुनिश्चित करने के लिए रखें कि सभी कर्मचारी सही तरीके से जानकारी दर्ज कर सकें और जानकारी चला सकें।