लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करना किताबों को मैन्युअल रूप से संभालने की तुलना में समय के घंटे बचाता है और आमतौर पर स्प्रेडशीट का उपयोग करने से अधिक कुशल होता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि लेखांकन सॉफ़्टवेयर अनावश्यक डेटा एंट्री को कम या हटा देता है, जैसे उद्धरण पर ग्राहक के पते में प्रवेश करना, फिर कार्य आदेश, और फिर चालान।
यदि आप किसी भी कर्मचारी, कम या कोई सूची और कुछ हद तक ग्राहकों के साथ एकमात्र मालिक हैं, तो आपको लेखांकन सॉफ्टवेयर की भी आवश्यकता नहीं हो सकती है, या मुफ्त या कम कीमत वाले लेखांकन सॉफ्टवेयर विकल्प उपलब्ध हैं। सूची रखने वाले छोटे व्यवसाय मालिकों के पास अधिक ग्राहक या कर्मचारी समय बचाएंगे और लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग होने पर अधिक सटीक रिकॉर्ड होंगे।
अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर एक बार ऐसा करने के लिए उपयोग करना बहुत आसान है, और कुछ छोटे व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर को बिना किसी लेखांकन पृष्ठभूमि वाले व्यक्ति द्वारा आसानी से उपयोग के लिए डिज़ाइन किया गया था।
01 - आपको किस लेखा सॉफ्टवेयर की आवश्यकता है?
- सूची प्रबंधन
- बिक्री ट्रैकिंग
- ग्राहक संपर्क प्रबंधित करें या अपने वर्तमान संपर्क प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ काम करें
- क्रेडिट कार्ड भुगतान स्वीकार करने के लिए व्यापारी खाता समर्थन
- बजट
- अनुमान
- पेरोल
- व्यापार कर रिपोर्टिंग
उद्योग-विशिष्ट लेखा सॉफ्टवेयर
कुछ लेखांकन सॉफ्टवेयर विशेष रूप से निर्माण, विनिर्माण और थोक वितरकों जैसे उद्योगों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यदि आपका छोटा व्यवसाय किसी विशिष्ट उद्योग की आवश्यकताओं के साथ उद्योग में है, तो उन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सुविधाओं के साथ लेखा सॉफ्टवेयर हो सकता है।
लेखांकन सॉफ्टवेयर के बारे में दूसरों से बात करें
लेखांकन सॉफ़्टवेयर खरीदने से पहले, कम से कम तीन अन्य लोगों से बात करें जो आपके जैसे समान व्यवसायों में लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। चर्चा करें कि उन्हें अपने लेखांकन सॉफ्टवेयर के बारे में क्या पसंद है और इसमें सुधार की क्या आवश्यकता है। आप पाते हैं कि वहां कोई सही लेखा सॉफ्टवेयर नहीं है, लेकिन निराश न हों। लक्ष्य लेखांकन सॉफ़्टवेयर ढूंढना है जो आपकी छोटी व्यावसायिक आवश्यकताओं को सर्वोत्तम रूप से पूरा करता है।
02 - अधिक लेखांकन सॉफ्टवेयर विचार
क्या लेखा सॉफ्टवेयर आपके व्यवसाय के साथ बढ़ेगा?
पता लगाएं कि सॉफ़्टवेयर में मॉड्यूल हैं या नहीं, यदि आवश्यक हो तो आप बाद में जोड़ सकते हैं। व्यवसाय के बाद आमतौर पर जोड़ा जाने वाला एक मॉड्यूल पेरोल एकाउंटिंग के लिए होता है।
यदि मॉड्यूल को जोड़ा नहीं जा सकता है, तो क्या सॉफ्टवेयर एक ही लेखा सॉफ्टवेयर के अधिक सक्षम संस्करण में आसानी से अपग्रेड करता है? या, क्या सीएसवी जैसे डेटा प्रारूप में सॉफ़्टवेयर निर्यात करता है, इसलिए इसे बाद में किसी अन्य एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर शीर्षक पर स्विच करना चाहिए?
क्या लेखा सॉफ्टवेयर आपके बैंक समर्थन का समर्थन करता है?
आपके बैंक से लेनदेन डाउनलोड करने में सक्षम होने से बहुत समय बचाता है, इसलिए पता लगाएं कि आपका बैंक किस अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ काम करता है।
ऑनलाइन या डेस्कटॉप लेखा सॉफ्टवेयर?
ऑनलाइन एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर वेब-आधारित सॉफ़्टवेयर है जो इंटरनेट ब्राउज़र के माध्यम से सुरक्षित रूप से चलता है। ऑनलाइन लेखा सॉफ्टवेयर विशेष रूप से लेखांकन डेटा और एकाधिक कंप्यूटरों के रिकॉर्ड तक पहुंचने के लिए सुविधाजनक है।
कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए प्रतिबंधित किया जा सकता है?
यदि एक से अधिक व्यक्ति लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो एक व्यक्ति को सभी कार्यों तक पूर्ण पहुंच की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन अन्य को केवल डेटा प्रविष्टि क्षेत्रों तक पहुंच की आवश्यकता हो सकती है, न कि रिपोर्ट।
क्या लेखा सॉफ्टवेयर एक नि: शुल्क परीक्षण के साथ आता है?
यदि आप इसे खरीदने से पहले सॉफ्टवेयर का प्रयास कर सकते हैं तो यह हमेशा सर्वोत्तम होता है। यह देखने के लिए कि सॉफ़्टवेयर दस्तावेज़ कितना उपयोगी है, नि: शुल्क परीक्षण में सहायता पर क्लिक करें, फिर उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका या ट्यूटोरियल देखें।
03 - लेखा सॉफ्टवेयर समर्थन विकल्प
लेखांकन सॉफ्टवेयर में एक मुफ्त ऑनलाइन उपयोगकर्ता मंच हो सकता है जहां आप प्रश्न पूछ सकते हैं। फीचर का उपयोग करने के तरीके के बारे में आपका सवाल यह है कि शुल्क-आधारित समर्थन के लिए यह अक्सर एक अच्छा विकल्प होता है।
04 - उन सुविधाओं के लिए भुगतान न करें जिनका आप उपयोग नहीं करेंगे
आम तौर पर, आप लेखांकन सॉफ्टवेयर में और अधिक सुविधाओं के लिए अधिक भुगतान करते हैं और यदि आपका व्यवसाय अधिक मजबूत वित्तीय सुविधाओं की आवश्यकता के लिए पर्याप्त बढ़ता है, तो लागत उचित है। छोटे व्यवसायों के लिए, अब पर्याप्त लेखांकन सॉफ्टवेयर विकल्प उपलब्ध हैं जो अधिक खरीददारी अनावश्यक है।
05 - एकाउंटेंट या अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का प्रयोग करें?
अच्छा किसी भी लेखांकन सॉफ्टवेयर में आपके एकाउंटेंट को मासिक, त्रैमासिक और वार्षिक आधार पर रिपोर्ट करने की आवश्यकता होगी। या तो रिपोर्ट मुद्रित की जा सकती हैं या उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से एकाउंटेंट को सुरक्षित रूप से वितरित किया जा सकता है।
अपने एकाउंटेंट से पूछें कि किन रिपोर्टों की आवश्यकता है और सुनिश्चित करें कि आप उन लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ उत्पन्न कर सकते हैं जिन पर आप विचार कर रहे हैं।