एक चालान, जिसे कभी-कभी बिक्री चालान कहा जाता है, क्रेता को किसी उत्पाद या सेवा के प्रदाता द्वारा भेजा गया दस्तावेज़ है। चालान खरीदार के हिस्से पर भुगतान करने के लिए एक दायित्व स्थापित करता है, एक खाता प्राप्य बनाता है । दूसरे शब्दों में, चालान माल या सेवाओं के खरीदार और विक्रेता के बीच समझौते का लिखित सत्यापन है।
चालान आपके व्यवसाय की बहीखाता और लेखांकन रिकॉर्डकीपिंग सिस्टम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं क्योंकि वे बिक्री लेनदेन रिकॉर्ड करते हैं।
एक चालान क्या शामिल है?
चालान में सामान्य अनुभागों में शामिल हैं:
- चालान की तारीख को बनाया गया था। इसे न भूलो! चालान की तारीख ग्राहक पर घड़ी की घड़ी शुरू होती है। यदि आपके पास शर्तें हैं (भुगतान के लिए समय सीमा), तो आप तिथि शामिल करना चाहते हैं ताकि प्रत्येक व्यक्ति को भुगतान कब होता है।
- ग्राहक और आपूर्तिकर्ता के नाम और पते । यदि आप लेखांकन सॉफ्टवेयर में चालान बना रहे हैं, तो आपको केवल ग्राहक के ईमेल पते की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन यदि आपको वास्तविक पत्र या दस्तावेज़ भेजने की आवश्यकता है, तो भौतिक पता एकत्र करने और शामिल करने का अभी भी एक अच्छा विचार है।
- दो व्यवसायों (या व्यापार और व्यक्तिगत) में व्यक्तियों के संपर्क नाम । यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सही नामों का उच्चारण करते हैं, यह एक अच्छा ग्राहक संबंध नियम है।
- कीमतों और मात्रा सहित उत्पादों या सेवाओं को खरीदे गए सामानों का विवरण । अक्सर आपके पास मानक आइटम विवरण और सूची संख्याएं होंगी। लेकिन जब आप चालान बनाते हैं, तो यथासंभव विशिष्ट और विस्तृत हो। यह भ्रम से बचाता है और "मुझे नहीं पता" मुद्दे।
- भुगतान की शर्तें। उदाहरण के लिए, प्रदाता "शुद्ध 30 दिन" निर्दिष्ट कर सकता है, जिसका अर्थ है कि पूरी राशि 30 दिनों के भीतर है।
एक ग्राहक को चालान कैसे करें
आप ऑनलाइन व्यापार लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, या हो सकता है कि आप एक प्री-मुद्रित चालान का उपयोग कर रहे हों जो आप पूरा करेंगे। प्रक्रिया चालान प्रक्रिया दोनों के लिए एक ही तरह से काम करता है।
ग्राहक को उत्पाद या सेवा भेजने या वितरित करने के बाद ही आप एक चालान तैयार करेंगे।
- ग्राहक की पहचान करके शुरू करें। कुछ मामलों में, आप उस ग्राहक की फ़ाइल के भीतर एक उप-ग्राहक या नौकरी की पहचान भी कर सकते हैं।
- किसी भी खरीद आदेश या बिक्री अनुबंध या अनुमान सहित, इस बिक्री से संबंधित पिछले दस्तावेज़ संख्या शामिल करें।
- बेचे गए और वितरित वस्तुओं की पहचान करें। आमतौर पर, आप उत्पाद या सेवा, मात्रा (या समय, सेवाओं के लिए) और दर (प्रति आइटम या प्रति घंटे) का नाम शामिल करेंगे। यदि आप ऑनलाइन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो प्रत्येक आइटम के लिए कुल गणना की जाती है। यह वह स्थान है जहां आपको किसी आइटम को " बैक ऑर्डर " के रूप में वर्गीकृत करने की आवश्यकता हो सकती है।
- प्रत्येक आइटम को अपनी लाइन मिलती है, और सभी लाइनों की कुल संख्या जोड़ दी जाती है।
- इसके बाद, आप ग्राहक द्वारा पहले से किए गए किसी भी जमा या इस चालान पर लागू किसी भी छूट की जानकारी शामिल करेंगे।
- आप ग्राहकों को विभिन्न भुगतान विधियों की पेशकश करना चाह सकते हैं, संभवतः नकद में भुगतान के लिए छूट दे सकते हैं।
- भेजे गए उत्पादों के लिए शिपिंग शर्तें शामिल करें। दो प्रकार हैं: एफओबी शिपिंग प्वाइंट या एफओबी गंतव्य। (एफ ओबी "बोर्ड पर मुफ़्त" है। ) यदि शर्तें एफओबी शिपिंग प्वाइंट हैं, तो शिपर (वह विक्रेता है) शिपिंग का भुगतान करता है। यदि शर्तें एफओबी गंतव्य हैं, तो खरीदार शिपिंग का भुगतान करता है। यह भी एक अच्छा विचार है कि क्या आइटम आइटम या आइटम उठाता है, अगर आइटम प्राप्त होने के बारे में कोई सवाल है।
- बिक्री की शर्तें शामिल करें । यही है, जब आप खरीदार को भुगतान करना चाहते हैं और क्या आप जल्दी भुगतान के लिए कोई छूट देंगे? शब्द इस 2/10 नेट / 30 की तरह व्यक्त किए जाते हैं। इसका मतलब है कि यदि भुगतान 10 दिनों के भीतर प्राप्त होता है तो आप 2% छूट देंगे, और पूरी शेष राशि 30 दिनों में देय है।
चालान किसी ग्राहक को मेल या ईमेल या फैक्स किया जा सकता है।
जब कोई ग्राहक भुगतान करता है, तो चालान संख्या बिक्री रसीद पर ध्यान दी जानी चाहिए और आपके लेखांकन सॉफ्टवेयर में बिक्री रसीद से मेल खाती है, इसलिए यह स्पष्ट है कि चालान का भुगतान किया गया है। भुगतान आपके खातों के प्राप्य खाते से बकाया राशि लेता है।
चालान बनाम खरीद आदेश
चालान कभी-कभी खरीद आदेशों से भ्रमित होते हैं। खरीद आदेश (पीओ) लेनदेन से पहले हैं, और चालान लेनदेन के बाद हैं। खरीद आदेश किसी ग्राहक द्वारा विक्रेता या आपूर्तिकर्ता को ऑर्डर रिकॉर्ड करते हैं।
दूसरी ओर, एक चालान, उत्पाद या सेवा की प्राप्ति दर्ज करता है, जैसा ऊपर बताया गया है, भुगतान की शर्तें। अनुमोदन प्रक्रिया के हिस्से के रूप में कई कंपनियों द्वारा खरीद आदेश का उपयोग किया जाता है। कुछ कंपनियों को विशिष्ट मात्रा में उत्पादों या सेवाओं के लिए खरीद आदेश की आवश्यकता होती है।
चालान बनाम बिल
चालान और बिल के बीच का अंतर फोकस और दृष्टिकोण है। चालान एक आपूर्तिकर्ता द्वारा बनाया गया है, और यह बकाया राशि सहित ग्राहक को उत्पादित और वितरित सेवाओं या उत्पादों का एक बयान है। उत्पाद या सेवा प्राप्त होने से पहले या उसके बाद एक चालान बनाया जा सकता है। एक चालान को वितरित उत्पादों के साथ शामिल करना आम बात है, इसलिए प्राप्तकर्ता यह सुनिश्चित करने के लिए आइटमों को देख सकता है कि वे सभी वहां हैं।
एक बिल भुगतान के लिए एक अनुरोध है। आम तौर पर ग्राहक के दृष्टिकोण से बिल माना जाता है। एक रेस्तरां या खुदरा स्टोर के रूप में, चालान के बिना बिल प्राप्त करना आम बात है। एक बिल आमतौर पर तत्काल भुगतान की उम्मीद के साथ दिया जाता है।
चालान के कुछ उदाहरण
इस नमूना चालान में कनाडाई जानकारी शामिल है, लेकिन यह आपको एक विचार देगा कि चालान में क्या शामिल है ।
चालान बनाने के लिए यहां कुछ चरण-दर-चरण दिशानिर्देश दिए गए हैं ।