सबसे अच्छा कार्यक्रम योजनाकार अपने क्षेत्र में होटल से रिसॉर्ट्स तक रेस्तरां तक ट्रेंडी इवेंट स्थानों के साथ चालू रहते हैं । सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वे उन स्थानों पर बिक्री और खानपान प्रबंधन के साथ अच्छे, यहां तक कि दोस्ताना कामकाजी संबंध स्थापित करते हैं क्योंकि दोनों एक घटना बनाने या तोड़ने में मदद करेंगे। वे संबंध भविष्य की घटनाओं के लिए भी मूल्यवान साबित होंगे और उम्मीद करेंगे कि एक उत्कृष्ट आयोजन को आसान बनाने का काम आसान होगा।
उसी तरह, प्रत्येक कार्यक्रम योजनाकार (चाहे किसी संगठन में मीटिंग प्लानर के रूप में स्वतंत्र या किराए पर लिया गया हो) पर भरोसेमंद ईवेंट विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं का व्यक्तिगत व्यवसाय नेटवर्क होना चाहिए जिन्हें विभिन्न कार्यक्रमों के लिए किराए पर लिया जा सकता है।
न केवल उन ठेकेदारों को खोजने के लिए समर्पित समय पर उस नेटवर्क काट दिया जाएगा, लेकिन कार्यक्रम योजनाकार ने सीखा होगा कि उन कंपनियों और व्यक्तियों के साथ कैसे काम करना है ताकि वे अपने ग्राहक के लिए सर्वोत्तम सेवा प्राप्त कर सकें। अंत में, बैठकों और घटनाओं उद्योग में नेटवर्किंग अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण है।
जब रेफरल की बात आती है, तो आपके नेटवर्क (या इसकी कमी) का मतलब नौकरी लैंडिंग और प्रतिस्पर्धा में जाने के बीच का अंतर हो सकता है। यहां ईवेंट सेवा विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों को हर महान कार्यक्रम योजनाकार के पास अपने नेटवर्क पर होना चाहिए।
01 - गंतव्य प्रबंधन कंपनी (डीएमसी)
शहर के बाहर या विशेषज्ञता के क्षेत्र के बाहर की घटनाओं की योजना बनाते समय, एक अच्छा डीएमसी आपका सबसे अच्छा दोस्त और निकटतम सहयोगी बन सकता है। उनके रिश्तों और व्यापक स्थानीय ज्ञान अक्सर घटना नियोजन के सभी पहलुओं को शामिल करते हैं। डीएमसी आमतौर पर सभी ऑफसाइट और शाम की गतिविधियों की योजना बनाने और निष्पादित करने में मदद के लिए किराए पर लिया जाता है।
02 - संचार परामर्शदाता
एक संचार परामर्शदाता टेम्पलेट सामग्री बनाने में मदद करेगा जो प्रत्येक प्रकार के संचार उपकरण के लिए उचित शिष्टाचार और प्रारूपों का पालन करता है।
लेखकों और ग्राफिक डिजाइनरों (या इन जिम्मेदारियों को सीधे निष्पादित करने) के साथ काम करना, यह व्यक्ति यह सुनिश्चित करेगा कि सामग्री इवेंट थीम, मैसेजिंग और क्लाइंट ब्रांड मानकों को शामिल करे। वे इन सामग्रियों के वास्तविक उत्पादन और प्रिंटिंग में भी सहायता कर सकते हैं।
03 - स्टेशनरी डिजाइनर
दुकान मालिक के साथ काम करने की कोशिश करो। उसे सीधे दुकान में सैकड़ों शैलियों की सूची बनाना चाहिए (और आवश्यकता होने पर कस्टम सामग्री को ऑर्डर करने की क्षमता है)। एक स्टेशनरी डिजाइनर सुझाव देगा और शब्दों में मदद करेगा और आपकी सामग्री को भी प्रिंट करेगा।
स्थिर युक्ति: अधिक क्लासिक या पारंपरिक स्टेशनरी और निमंत्रण के अतिरिक्त, सुनिश्चित करें कि सूची में अन्य अनूठे विकल्प भी शामिल हैं।
04 - प्रोमोशनल उत्पाद वितरक
आपके प्रचारक उत्पादों के संपर्क से आपको नाम बैज, नोटपैड, पेन, पेंसिल, परिधान, पुरस्कार और किसी भी अन्य आइटम तक पहुंच प्रदान करनी चाहिए जो आपके या आपके ग्राहक को आपके कार्यक्रम में भाग लेने वालों को देने में रुचि हो सकती है।
उपहार युक्ति: होस्टिंग संगठन की छवि / ब्रांड को प्रतिबिंबित करने वाले उपहारों को चुनना हमेशा सर्वोत्तम होता है। जब उचित हो, तो आप कंपनी या एसोसिएशन लोगो के साथ कुछ वस्तुओं को ब्रांड करने की क्षमता भी ले सकते हैं।
05 - फोटोग्राफर
आपके फोटोग्राफर को वीडियो उत्पादन, ए / वी तकनीशियनों और अन्य फोटोग्राफरों जैसे संसाधनों का नेटवर्क भी बनाए रखना चाहिए। फोटोग्राफर जो विपणन समझदार के साथ तकनीकी विशेषज्ञता का प्रतीक है वह वह है जो आप अपने नेटवर्क में चाहते हैं। वह किसी भी घटना के लिए कला और व्यापार तर्क को समझ जाएगा।
06 - निजी कैटरर
एक कैटरर के पास अपना खुद का रेस्तरां, भोज सुविधा, या दुकान हो सकती है। मेनू वस्तुओं की एक श्रृंखला पेश करने के अलावा जो सामान्य या जातीय भोजन अनुभवों के लिए अपील करेंगे, उन्हें नाश्ते, दोपहर के भोजन, ब्रेक और / या रात के खाने के लिए अविश्वसनीय विकल्प प्रदान करना चाहिए।
07 - शराब की दुकान मालिक / सोमेलियर
एक अच्छी शराब की दुकान मालिक निजी पार्टियों के लिए प्रत्यक्ष संसाधन के रूप में सूची (खपत या प्रशंसा उपहार के लिए) प्रदान कर सकता है, लेकिन अधिक महत्वपूर्ण बात यह है कि यह सोमालियर योजनाकार को शराब के बारे में शिक्षित करने में मदद कर सकता है।
शराब युक्ति: एक अतिरिक्त बोनस के लिए, शराब की दुकान के मालिक के साथ सीधा संबंध बनाएं ताकि सीधे आपके ग्राहकों को सूची भेज सकें और आपके द्वारा व्यक्तिगत नोट शामिल कर सकें।
08 - चॉकलेटियर
यदि आप कर सकते हैं, तो स्थानीय चॉकलेटियर के साथ काम करें जो सभी ताजा सामग्री का उपयोग करता है, लेकिन कई गोरमेट चॉकलेट निर्माता हैं जो सीधे आपके कार्यक्रम में भेज देंगे। मैरीबेले न्यूयॉर्क खूबसूरती से प्रदर्शित चॉकलेट बनाता है।
चॉकलेट टिप्स: यदि आप वास्तव में फैंसी प्राप्त करना चाहते हैं, तो एक महान चॉकलेटियर में चॉकलेट के शीर्ष पर एक कस्टम छवि शामिल हो सकती है या यहां तक कि चॉकलेट मूर्तिकला या सेंटरपीस भी शामिल हो सकता है। ग्राहकों को व्यक्तिगत शिपिंग के लिए दुकान में अपने व्यक्तिगत व्यवसाय कार्ड रखने के लिए अपने संपर्क से पूछना भी बुरा विचार नहीं है।
09 - फूलवाला
एक अच्छा फूलवाला आपके विचारों के लिए विषय, रंग और बजट को संबोधित करने वाले विभिन्न विचारों की पेशकश करेगा। वह यह भी सलाह देगा कि कौन सा फूल आपकी घटना की अवधि और तापमान (उदाहरण के लिए, बाहरी घटनाओं) और मौसम के लिए सबसे अच्छा होगा।
10 - पार्टी रेंटल प्रदायक
एक महान घटना सजावट, लिनन, फर्श, प्रकाश व्यवस्था, ऑडियो / विजुअल उपकरण, डिनरवेयर, कांच के बने पदार्थ, प्रोप, टेंट इत्यादि के लिए किसी भी वस्तु को शामिल कर सकती है। एक अच्छी पार्टी रेंटल कंपनी यह सब कुछ और अधिक प्रदान करेगी। आपकी पार्टी किराये पर आपूर्तिकर्ता भी आपके कार्यक्रम के विषय का समर्थन करने के सर्वोत्तम तरीकों को समझने में मदद करने के लिए एक महान संसाधन हो सकता है।
11 - सम्मेलन और आगंतुक ब्यूरो (सीवीबी)
सीवीबी स्थानीय गंतव्य को बढ़ावा देने के लिए ज़िम्मेदार है और आम तौर पर इतिहास और गंतव्य की विशिष्ट विशेषताओं के बारे में जानकारी प्रदान कर सकता है। स्थानीय योजना और पर्यटन के बारे में विस्तृत जानकारी के लिए कार्यक्रम योजनाकारों को सीवीबी और उसके कर्मचारियों को एक संसाधन के रूप में पहुंचा जाना चाहिए।