सही घटना स्थान खोजने के लिए कदम
मान लीजिए कि आप पहले से ही उस घटना के प्रकार की पहचान कर चुके हैं जिसकी आप योजना बना रहे हैं और इसका उद्देश्य, कई अन्य कारकों पर विचार किया जाना चाहिए क्योंकि आप स्थल का चयन करने की प्रक्रिया शुरू करते हैं।
निम्नलिखित रोडमैप आपको सही घटना स्थान चुनने के चरणों के माध्यम से मार्गदर्शन करने में मदद करेगा।
अपने लक्षित श्रोताओं की पहचान करें और अपनी अतिथि सूची जानें
जब किसी ईवेंट के लिए स्थल की योजना बनाते हैं, तो जानकारी के सबसे महत्वपूर्ण टुकड़ों में से एक आपको पता होना चाहिए कि आपके अतिथि कौन होंगे और आप कितने भाग लेने की उम्मीद करते हैं। हालांकि घटना का प्रकार निश्चित रूप से स्थल की पसंद को सूचित करेगा, घटना स्थान के लिए सबसे बड़ा सीमित कारकों में से एक इसकी क्षमता है। सुनिश्चित करें कि आप कम से कम एक सटीक अनुमान (यह एक सीमा हो सकती है) मेहमानों की संख्या के बारे में जानते हैं क्योंकि यह आपके स्थल विकल्पों को तत्काल सीमित कर देगा। आपको अपने दर्शकों पर भी विचार करना चाहिए। सुनिश्चित करें कि स्थल न केवल घटना को दर्शाता है बल्कि मेहमानों के स्वाद और अपेक्षाओं को दर्शाता है।
घटना तिथियों की पहचान करें
अपना कैलेंडर जांचें क्योंकि समय आपके निर्णय के स्थान सहित कई निर्णयों को प्रभावित करेगा। आपकी अतिथि सूची के बाद, आपके ईवेंट की तिथि अगले सीमित कारक होगी।
आप किस प्रकार की घटना की योजना बना रहे हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आप पाएंगे कि आपको अपनी इच्छित तिथि प्राप्त करने के लिए या तो अपनी घटना की तारीख के साथ लचीला होना चाहिए या आपको अपनी इच्छित तिथि प्राप्त करने के लिए अपनी जगह पसंद के साथ लचीला होना होगा। आपको यह जानने की योजना बनाना शुरू करना चाहिए कि आप कहां या ग्राहक लचीले हैं।
विचार करने के लिए यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं:
- आपके मेहमानों के कार्यक्रमों के आधार पर उपस्थित होने के लिए आपके मेहमान कब उपस्थित होते हैं?
- उन स्थानों के लिए कौन से स्थान उचित और उपलब्ध स्थान हैं?
- घटना प्रबंधन करने के लिए आपकी प्रबंधन टीम के लिए सबसे अच्छा समय कब है?
अपने बजट की गणना करें
ओपन-एंड बजट के साथ, कोई भी एक महान कार्यक्रम की योजना बना सकता है और स्थल विकल्पों का अनंत चयन कर सकता है। लेकिन संभावना से अधिक, आपके वित्तीय संसाधन सीमित हैं और आपको अपनी वित्तीय सीमाओं की शुरुआत से अवगत होना चाहिए - भले ही आपका इवेंट बजट एक बॉलपार्क अनुमान या सीमा सरल हो। एक कार्यक्रम योजनाकार हमेशा उचित बजट के भीतर एक महान घटना की योजना बना सकता है।
- क्या स्थान अंतरिक्ष, तकनीकी और खानपान खर्चों के लिए आपके बजट मानकों के भीतर आते हैं?
- क्या आपने सेवाओं के लिए अनुकूल दर पर बातचीत की है और अपनी भूमिका के मूल्य का प्रदर्शन किया है?
- यदि लाइन आइटम व्यय योजना से अधिक है तो क्या आपने अपने बजट में लचीलापन की अनुमति दी है?
अलग-अलग स्थानों का दायरा लें
एक बार अतिथि सूची संख्या और संभावित घटना तिथियां संकुचित हो जाने के बाद, उन स्थानों की पहचान करना महत्वपूर्ण है जहां ईवेंट आयोजित किया जा सकता है। कॉरपोरेट कार्यक्रमों और शादी के रिसेप्शन के लिए होटल और घटना या सम्मेलन केंद्र कुछ सबसे लोकप्रिय घटना स्थान हैं, लेकिन वे एकमात्र विकल्प नहीं हैं।
यह आपकी सोच में रचनात्मक होने का एक समय है। निम्नलिखित को धयान मे रखते हुए:
- आपकी बैठक के विषय के आधार पर, कौन से तीन सर्वश्रेष्ठ स्थान दिमाग में आते हैं?
- आपके मेहमान इस बैठक में भाग लेना पसंद करेंगे?
- आपके मेहमानों के लिए सबसे सुविधाजनक क्या होगा?
- एक होटल के अलावा, आरएसवीपी दर में कौन से अप्रत्याशित स्थान बढ़ सकते हैं?
इवेंट स्पेस का सही प्रकार खोजें
आपके द्वारा चुने गए स्थान पर आपके द्वारा नियोजित कार्यक्रम के प्रकार के लिए उपयुक्त स्थान होना चाहिए। क्या आपके कार्यक्रम को डांस फ्लोर की आवश्यकता होगी? क्या आपको पीए सिस्टम की आवश्यकता होगी? एक स्पीकर के मंच या प्रोजेक्टर स्क्रीन के बारे में क्या? आपको किस प्रकार की टेबल सेटअप की आवश्यकता है? इस तरह के प्रश्नों पर विचार करने के अलावा, यहां कुछ शीर्ष स्थान नियोजन प्रश्न हैं जो खुद से पूछने के लिए हैं:
- क्या ईवेंट स्थल आपके कार्यक्रम या घटना के विशेष मानदंडों को पूरा करता है?
- क्या स्थल आपके उत्पादन, मनोरंजन, ए / वी, ध्वनि और अन्य तकनीकी आवश्यकताओं को समायोजित कर सकता है?
- क्या सुविधा की स्थिति आपके संगठन के उच्च मानकों को प्रतिबिंबित करती है?
स्थान सेवाओं और प्रतिबंधों पर विचार करें
सही प्रकार की घटना स्थान खोजने के अलावा, आप स्थल द्वारा प्रदान की जाने वाली अन्य सेवाओं के प्रकारों को देखना चाहेंगे और अपने कार्यक्रम के लिए अपना मूल्य तय कर सकते हैं। कुछ स्थानों में एक पसंदीदा विक्रेता सूची भी होगी जिसमें से आपको अन्य सेवाओं के लिए विक्रेताओं या आपूर्तिकर्ताओं को खोजने के लिए काम करना चाहिए। अन्य स्थानों पर सजावट या घटना के अन्य पहलुओं पर प्रतिबंध हैं। पूछने के लिए कुछ प्रश्नों में शामिल हैं:
- क्या यह स्थल अच्छा पार्किंग विकल्प या वैलेट प्रदान करता है?
- क्या यह स्थल सुरक्षा प्रदान करता है?
- क्या यह स्थल खानपान, पुष्प व्यवस्था, लिनन और टेबल किराया इत्यादि जैसी अतिरिक्त सेवाएं प्रदान करता है?
- क्या इस स्थल में एक सेटअप है और चालक दल को साफ करता है?
- क्या यह स्थान आपके द्वारा काम किए जाने वाले अन्य विक्रेताओं को प्रतिबंधित करता है?
- क्या इस स्थल में भोजन और पेय पदार्थ न्यूनतम है?
स्थान प्रतिष्ठा पर विचार करें
सेवा के लिए एक स्थल की प्रतिष्ठा महत्वपूर्ण है। यह अक्सर एक अच्छी घटना आयोजित करने और एक महान घटना के उत्पादन के बीच अंतर है। जिस तरह से एक स्थान अपनी सुविधाओं, कर्मचारियों और ग्राहकों का प्रबंधन करता है, उसे हमेशा याद किया जाएगा। किसी स्थान की प्रतिष्ठा मूल्य के लिए समझ प्राप्त करने के लिए, इन प्रश्नों पर विचार करें:
- सम्मेलन प्रबंधक, खानपान प्रबंधक, या कार्यकारी महाराज का कार्यकाल क्या है?
- क्या प्रबंधन आपको वीआईपी क्लाइंट की तरह व्यवहार करेगा या सिर्फ एक से अधिक कार्यक्रमों में से एक के रूप में?
- आपके लिए विस्तार करने के लिए तैयार स्थल कितना लचीलापन है?
- क्या उनके पास प्रशंसापत्र या समीक्षा उपलब्ध हैं?
- क्या स्थल आपके जैसी घटनाओं से तस्वीरें प्रदान करता है?
एक स्थान की यात्रा अनुसूची
जब तक रसद और समय पूरी तरह से इसे रोक नहीं लेता है, तब तक प्रत्येक कार्यक्रम योजनाकार को किसी भी स्थान पर अनुबंध करने से पहले साइट निरीक्षण करना चाहिए। चित्र बेहद सहायक हो सकते हैं, लेकिन ऐसे कई पहलू हैं जिनका मूल्यांकन केवल व्यक्ति में किया जा सकता है। स्थल के दौरे के लिए पूछें जिसमें पार्किंग से प्रवेश द्वार और बाथरूम की घटना की जगह शामिल है। आप खुश होंगे कि आपने किया था!
ग्राहक प्राथमिकता शामिल करें
दिन के अंत में, कार्यक्रम योजनाकारों को अपने ग्राहक को अपनी साइट की सिफारिशें प्रस्तुत करनी होंगी (चाहे वह कंपनी के अधिकारियों या प्रबंधन या बाहरी ग्राहक जैसे आंतरिक ग्राहक हों) और अनुमोदन प्राप्त करें। स्थल योजना चरण के दौरान ग्राहक के संबंध में खुद से पूछने का एकमात्र प्रश्न क्या ग्राहक मेरी सिफारिशों को स्वीकार करेगा? कुछ आत्मविश्वास के साथ उस प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम होने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप शुरुआत से ग्राहक की अपेक्षाओं और प्राथमिकताओं को समझें।