इन सबके कारण, बैठक योजनाकारों को खाद्य गुणवत्ता सुनिश्चित करने और जुर्माना शुल्क से बचने के लिए खानपान संख्याओं की दृढ़ समझ की आवश्यकता होती है। परिचित होने के लिए प्रमुख आंकड़े और शर्तें नीचे दी गई हैं।
अनुमानित गणना
यह उन मेहमानों की संख्या है जिन्हें आपने शुरुआत में अपने ईवेंट अनुमानों का निर्माण किया था। अनुमानित गणना के साथ कोई वास्तविक दायित्व नहीं है क्योंकि यह लागत और कर्मचारियों की आवश्यकताओं का अनुमान लगाने के लिए उपयोग किए जाने वाले "कामकाजी नंबर" से अधिक है।
अपेक्षित गणना
अपेक्षित गणना किसी घटना के दो या तीन सप्ताह पहले जमा की जाती है। यह अनुमानित मेहमानों की एक और सटीक गणना का प्रतिनिधित्व करता है, और यह अंतिम गणना के लिए अनुबंधित है। प्रत्येक खानपान संचालन की अपेक्षाकृत गणना के लिए अपनी नीतियां होती हैं, लेकिन आम तौर पर बोलते हुए, इसे अंतिम गणना के 15% से अधिक नहीं विचलित होना चाहिए।
अंतिम गणना / गारंटीकृत गणना
यह अतिथि भोजन की संख्या है जिसके लिए आप भुगतान करेंगे, और यह कमरे के अंदर खानपान टीम सेट करने की जगह-सेटिंग की संख्या का भी प्रतिनिधित्व करता है।
देय तिथि के बाद इस नंबर में किए गए किसी भी बदलाव में जुर्माना या देरी शुल्क लग सकता है। इस प्रकार, यह महत्वपूर्ण है कि योजनाकार एक आरएसवीपी तिथि निर्धारित करे जो गारंटी की समयसीमा से पहले गिरती है।
ड्रॉप प्रतिशत
प्रतिशत छोड़ने के लिए दो कोण हैं। पहली बार यह देखने के लिए गणना की जाती है कि आपकी अंतिम गणना आपकी अपेक्षित गणना से कितनी कम हो गई है।
यदि प्रतिशत बहुत बड़ा है (20% से अधिक), तो कर्मचारियों और आपूर्ति आदेश से संबंधित खर्चों को कवर करने के लिए एक जुर्माना शुल्क जारी किया जा सकता है। प्लानर्स अनुमान लगाने के लिए कितने "नो-शो" अनुमान लगाने के लिए ड्रॉप प्रतिशत का उपयोग करते हैं। भुगतान या टिकट की घटनाओं के लिए 2% की गिरावट दर औसत है। वह औसत उन घटनाओं के लिए 5% से ऊपर चढ़ सकता है जो निःशुल्क हैं। जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, उपस्थित होने की संभावना अधिक होती है जब उनके पास किसी ईवेंट में निवेश किया जाता है।
भोजन कार्ड
कुछ योजनाकार औपचारिक भोजन पर एक से अधिक प्रवेश द्वार प्रदान करते हैं, और यह एक और गणना आवश्यकता बनाता है। होटल और भोज केंद्र अनुमान लगा सकते हैं कि कितने मेहमान स्टेक या चिकन चुनेंगे, इसलिए योजनाकारों पर निर्भर है कि वे अपने आरएसवीपी सिस्टम के माध्यम से प्रत्येक विकल्प की सटीक गणना प्राप्त करें। घटना के दिन, प्रत्येक उपस्थिति को एक रंगीन भोजन कार्ड मिलना चाहिए जो वे मेज पर रख सकते हैं, इसलिए सर्वर स्वचालित रूप से जानते हैं कि उन्होंने किस डिश का आदेश दिया था।
टिकट पीओ
इवेंट प्लानर ओपन बार चलाने की लागत को नियंत्रित करने के लिए पेय टिकटों का उपयोग कर सकते हैं। यह पंजीकरण में प्रत्येक अतिथि को एक या दो पेय टिकट देकर पूरा किया जाता है। बारटेंडर पेय के बदले में टिकट स्वीकार करेंगे, और मेहमान जो टिकट टिकट भत्ता से अधिक पीने का विकल्प चुनते हैं, वे नकद अदा कर सकते हैं। पेय टिकटों के बारे में ध्यान देने योग्य एक बात यह है कि यह स्थान आपको प्रति टिकट सबसे ज्यादा मूल्यवान पेय चार्ज करेगा।
इस कारण से, इस प्रणाली का उपयोग बियर और वाइन या हाउस बार के साथ करने के लिए समझ में आता है क्योंकि चयनों की कीमत अधिक निकटता से की जाएगी।
सिस्टम के साथ काम करें
आखिरकार खानपान विभाग को सटीक गणना प्रदान करने के लिए कार्यक्रम योजनाकार पर निर्भर है। वे योजनाकार जो अपने प्रदाता द्वारा जारी की गई नीतियों और समय सीमाओं को अनदेखा कर सकते हैं, उन्हें जुर्माना और अन्य शुल्क के रूप में भुगतान करने से अधिक भुगतान करना समाप्त हो सकता है। इससे बचने का सबसे अच्छा तरीका घटना की योजना बनाने से पहले खानपान नीतियों को पढ़ना है। इस एक साधारण नियम के बाद मेहमानों को पास करने के लिए सबसे उपयुक्त तिथियां और लागत चुनने में मदद मिलेगी।