एक सम्मेलन की योजना बनाने की वास्तविकता यह है कि, बिना किसी अनुभव के, आप अधिक महत्वपूर्ण मुद्दों को देखते हुए प्रत्येक छोटे विवरण को अधिक सोचने में काफी समय लगा सकते हैं।
पहली बार टाइमर के लिए प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, हमने आपको प्रत्येक विशेष विषय पर हमारे अधिक विस्तृत walkthroughs के लिंक प्रदान करते हुए सबसे महत्वपूर्ण कदमों को रेखांकित किया है। नतीजा यहां एक सम्मेलन योजना मार्गदर्शिका है जो आपको एक ठोस टेम्पलेट के साथ शुरू करने में मदद करेगी।
चरण 1: अपने सम्मेलन का एक दृष्टिकोण तैयार करें
प्रत्येक घटना एक दृष्टि से शुरू होती है, लेकिन लागत को मापने और सूचित योजना निर्णय लेने के लिए आपको अपनी दृष्टि को शब्दों और संख्याओं में बदलने की आवश्यकता होगी। सबसे पहले, आपको मूल बातें, किसके साथ, कब, कहाँ और क्यों शुरू करना होगा।
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चरण 2: एक व्यापार योजना बनाना
जब तक आपके सम्मेलन को अनुदान या संगठन द्वारा वित्त पोषित नहीं किया जाता है, तो आपको यह पता लगाने की आवश्यकता होगी कि आपका पैसा कहां से आ रहा है और इसके लिए क्या उपयोग किया जा रहा है। इस समीकरण, राजस्व का पहला भाग नियोजन प्रक्रिया में जल्दी गणना की जानी चाहिए।
अब, एक सम्मेलन पर मूल्य लगाने के लिए, आपको एक विचार होना चाहिए कि आप उपस्थित लोगों की पेशकश करने की योजना बना रहे हैं। आपका यात्रा कार्यक्रम और स्पीकर लाइनअप संभावित रजिस्ट्रारों के लिए बिक्री कारक होगा।
चरण 3: स्थान और सेवाओं की तुलना करना
आपके सम्मेलन के दौरान और आप कितने लोग भाग लेना चाहते हैं, इसके बारे में अधिक विशिष्ट विचार होने के बाद, आप एक उपयुक्त स्थान की खरीदारी शुरू कर सकते हैं।
ध्यान रखें कि आपका स्थल चयन आपके खानपान और ऑडियो / दृश्य लागत भी निर्धारित करेगा। ऐसा इसलिए है क्योंकि अधिकांश सम्मेलन केंद्रों और घटना होटलों के लिए आपको किसी भी साइट पर ईवेंट के लिए अपनी इन-हाउस सेवाओं का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।
अधिकांश सम्मेलनों को क्षेत्र के बाहर से यात्रा करने वाले मेहमानों के लिए रात भर के आवास प्रदान करने की आवश्यकता होगी। यह आवश्यकता आपके स्थल के फैसले में कारक बनाने के लिए विचारों का एक और सेट बनाती है।
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चरण 4: भर्ती और प्रबंधकों को प्रबंधित करना
यहां तक कि सबसे लोकप्रिय सम्मेलनों को घर में हर सीट भरने के लिए प्रभावी रूप से अपने कार्यक्रम का विपणन करना चाहिए। उपस्थिति आपके कार्यक्रम की सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण कारक है। अच्छी उपस्थिति संख्या राजस्व और प्रायोजन अवसर लाती है। और आपके द्वारा पंजीकृत अधिक से अधिक लोग विज्ञापन और भागीदारी के उद्घाटन के लिए अधिक मांग बनाएंगे। लंबी कहानी छोटी, यदि आप भीड़ खींच सकते हैं तो बाकी सब कुछ जगह में गिर जाएगा।
पंजीकरण शुरू हो रहा है क्योंकि आपका कार्यक्रम आकार में बढ़ता जा रहा है। यह वह जगह है जहां एक ऑनलाइन पंजीकरण प्रणाली आपको नंबर ट्रैक करने, प्रक्रियाओं को संसाधित करने और डेटा व्यवस्थित करने में मदद कर सकती है।
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चरण 5: ऑन-साइट विवरण योजना
अंत में, सम्मेलन के व्यावसायिक तत्वों को व्यवस्थित करने और कार्यान्वित करने के बाद, आप साइट के विवरण के बारे में सोचना शुरू कर सकते हैं। इसमें शामिल हैं कि कैसे उपस्थिति सम्मेलन, प्रत्येक कमरे के सामान्य लेआउट, और खाद्य और पेय पदार्थों के वितरण पर नेविगेट करेंगे। यह एक सम्मेलन की योजना बनाने का एक हिस्सा है जो अधिकांश लोग घटना नियोजन के साथ संबद्ध होते हैं। सभी विवरणों को समन्वयित करने का सबसे अच्छा तरीका है अपने मेहमानों के रूप में अपने यात्रा कार्यक्रम के माध्यम से चलना। चित्रित करें कि वे उठने से पहले समस्याओं को हल करने के लिए दिन में प्रत्येक बिंदु पर कैसे सोचेंगे और कार्य करेंगे।
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चरण 6: प्रदर्शनी प्रबंधन युक्तियाँ
सम्मेलन में आम तौर पर एक प्रदर्शनी क्षेत्र या सम्मेलन मंजिल होता है जहां प्रायोजक और विक्रेता अपने उत्पादों को बढ़ावा देने के लिए स्थान किराए पर लेते हैं।
यदि आप सब कुछ व्यवस्थित करते हैं तो यह आपके सम्मेलन के लिए एक बहुत ही आकर्षक अवसर हो सकता है। ध्यान रखें कि एक प्रदर्शनी क्षेत्र को समय और संसाधन दोनों की महत्वपूर्ण प्रतिबद्धता की आवश्यकता होगी, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप इस प्रारूप में प्रतिबद्ध होने से पहले कई विक्रेताओं की आवश्यकताओं को प्रबंधित करने के लिए तैयार हैं।
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