प्रभावी बैठकें कैसे आयोजित करें

एक अच्छी तरह से चलाने की बैठक के लिए 7 युक्तियाँ

क्या आप साप्ताहिक स्टाफ मीटिंग में भाग लेने से डरते हैं? क्या आप कभी भी वहां बैठे हैं, अपनी कलम को घुमाते हैं, और अपने स्मार्टफ़ोन पर देखने के लिए प्रलोभन का विरोध करते हैं, यह सोचते हुए कि पृथ्वी पर आप इतनी सारी चीजें करने के लिए क्यों हैं? या बदतर, क्या आप बैठक के नेतृत्व में मेज के मुखिया हैं, क्योंकि आप दूसरों के विचलन का निरीक्षण करते हैं? तुम अकेले नही हो। खराब प्रबंधन मीटिंग एक उत्पादकता हत्यारा है और वे निश्चित रूप से कर्मचारी मनोबल में मदद नहीं करते हैं।

उन उबाऊ बैठकों से अलविदा कहें और सीखें कि प्रभावी बैठकों का संचालन कैसे करें जो कर्मचारियों को व्यस्त और प्रेरित करते हैं।

प्रभावी बैठक के लिए 7 युक्तियाँ

मीटिंग के उद्देश्य की स्थापना करें

मीटिंग अलर्ट भेजने और इसे अपने कैलेंडर पर रखने से पहले, खुद से पूछें कि आप एक बैठक क्यों करना चाहते हैं और उद्देश्य निर्धारित करना चाहते हैं। क्या यह प्रबंधन में बदलाव पर कर्मचारियों को लाने के लिए एक बैठक है? क्या आप एक परियोजना के बारे में निर्णय ले रहे हैं? क्या यह एक नई व्यावसायिक रणनीति के लिए एक मंथन सत्र है? सुनिश्चित करें कि आपके उद्देश्य के लिए आमने-सामने चर्चा और बातचीत के लिए कमरे में कर्मचारियों को इकट्ठा करना आवश्यक है; यदि बैठक का उद्देश्य एक स्थिति अद्यतन है, तो शायद एक समूह ईमेल भेजना हर किसी के लिए बेहतर उपयोग है।

बैठक के उद्देश्य को संवाद करें

अपनी बैठक में दूसरों को आमंत्रित करते समय, बैठक के उद्देश्य के बारे में स्पष्ट रहें। इससे न केवल आपको ध्यान केंद्रित किया जाएगा बल्कि कर्मचारियों को दस्तावेजों के साथ या मामले पर विचारों के साथ तैयार बैठक में भाग लेने में सक्षम बनाएगा।

प्रभावी बैठक के लिए संचार आवश्यक है।

उपस्थित लोगों के बारे में चुनिंदा बनें

कोई भी उस मीटिंग में भाग लेने की सराहना करता है जिसका उनके या उनके काम से कोई संबंध नहीं है। निर्धारित करें कि वास्तव में वहां कौन होना चाहिए और क्यों। आपको किसकी इनपुट की आवश्यकता है? कौन से सहकर्मियों को भाग लेना चाहिए और इस मामले पर शायद प्रश्न होंगे?

अगर कोई आपकी सूची में है, तो उस पर चर्चा की जानी चाहिए कि किस पर चर्चा की गई थी, फिर उन्हें एक पक्ष दें और उन्हें सूची से बाहर ले जाएं। उन्हें फॉलो-अप ईमेल के साथ आसानी से अपडेट किया जा सकता है। समय मूल्यवान है और कोई नियोक्ता अनावश्यक बैठकों पर बैठकर उत्पादकता पर नकारात्मक प्रभाव डालना चाहता है।

आपको मीटिंग एजेंडा बनाना होगा

एक सेट मीटिंग एजेंडा के बिना एक बैठक आयोजित करना एक सेलबोट में चढ़ना और हवा की अपेक्षा करना है जहां आप जाना चाहते हैं। आप करेंगे - काफी सचमुच - समुद्र में खो जाना। आपका मीटिंग एजेंडा आपको अपने अंतिम गंतव्य पर मार्गदर्शन करेगा। चर्चा करने के लिए विषयों को शामिल करें और यदि कोई अन्य भाग ले रहा है तो प्रत्येक आइटम को कौन संबोधित करेगा। समय से पहले उपस्थित लोगों को एजेंडा ईमेल करें ताकि हर कोई जानता है कि क्या उम्मीद करनी है और तैयार है।

अपनी योजना के लिए चिपकाओ

यहां तक ​​कि सबसे अच्छी योजनाबद्ध बैठक भी भयानक हो जाएगी यदि चर्चा समाप्त हो जाती है और टेंगेंशियल विषयों पर बंद हो जाती है। यही कारण है कि ज्यादातर बैठकें अपने उद्देश्य को प्राप्त करने में असफल होती हैं - वे ट्रैक पर नहीं रहते हैं। अपनी बैठक के आरंभ में, अपने एजेंडा के साथ-साथ समग्र बैठक में प्रत्येक आइटम के लिए ग्राउंड नियम और निर्दिष्ट समय आवंटन स्थापित करें। उदाहरण के लिए, "आज आने के लिए धन्यवाद। हर समय का मूल्यवान होता है और यह मेरा लक्ष्य एक घंटे से भी कम समय तक रखना है।

आइए सामानों के साथ चिपके रहें और बाद में अन्य विषयों पर आरक्षित चर्चा करें। "किसी भी व्यक्ति में चर्चा करें जो चर्चा का एकाधिकार कर रहा है या एजेंडा पर नहीं, विषयों को पेश कर रहा है।

उन्हें व्यस्त रखें

विज़ुअल एड्स मीटिंग पर ध्यान केंद्रित करने में अपने फोन या घड़ी पर ध्यान केंद्रित करने में एक लंबा रास्ता तय करते हैं। कमरे के सामने एक स्मार्ट बोर्ड पर एजेंडा पोस्ट करें। एक कंप्यूटर का उपयोग कर एक बड़ी स्क्रीन पर परियोजना दृश्य; अपनी आँखें सामने रखने के लिए कुछ भी।

बैठक का सारांश

कभी एक बैठक छोड़ दो और अपने सहयोगी से पूरी तरह से अलग लेना है? सुनिश्चित करें कि यह 24 घंटे के भीतर अनुवर्ती ईमेल करके आपकी मीटिंग के साथ नहीं होता है। सारांश शामिल करें, संबोधित किए गए प्रमुख विषयों को हाइलाइट करें, कार्य सौंपा गया है और समय सीमा इंगित करें। समय-समय पर इसे भेजना सुनिश्चित करेगा कि उपस्थित लोग गलत दिशा में नहीं जाते हैं।