संगठन एक सफल सम्मेलन की कुंजी है
सम्मेलन योजना अन्य प्रकार की घटना नियोजन से अलग है और इसमें अतिरिक्त कदम भी शामिल हैं।
सम्मेलन बड़े पैमाने पर होने वाली घटनाएं होती हैं जो आमतौर पर योजना के लिए एक वर्ष या अधिक समय लेती हैं। आपकी टू-डू सूची में एक स्थल का चयन करना, होटल के कमरे बुक करना, ऑनलाइन पंजीकरण स्थापित करना, वक्ताओं को सुरक्षित करना, आतिथ्य सुइट की व्यवस्था करना, एक प्रदर्शनी हॉल की मेजबानी करना, बैठकों का समयबद्ध करना, भोजन और पेय पदार्थों को संभालना आदि शामिल हो सकता है। एक सुव्यवस्थित सम्मेलन योजना गाइड तैयार करना जो चरणों को मानचित्रित करता है, किसी भी सफल सम्मेलन योजनाकार के लिए होना चाहिए।
निम्नलिखित कदम आपको एक कॉन्फ़्रेंस प्लानिंग गाइड तैयार करने में मदद करेंगे जो किसी भी सम्मेलन की योजना बनाने के लिए एक ब्लूप्रिंट के रूप में कार्य करेगा। जिस कार्यक्रम की आप योजना बना रहे हैं उसके आधार पर मार्गदर्शिका को अनुकूलित और संशोधित करें और इसे हाथ में रखें। जब तैयार और सही तरीके से उपयोग किया जाता है, तो यह जल्द ही आपका सबसे मूल्यवान सम्मेलन योजना उपकरण बन जाएगा।
मूल बातें के साथ शुरू करो
आपके सम्मेलन नियोजन मार्गदर्शिका के पहले भाग में सम्मेलन के संबंध में मूलभूत बातें शामिल होनी चाहिए:
- घटना की तारीख और समय
- घटना स्थान (यदि ज्ञात है)
- घटना उद्देश्य
वैकल्पिक तिथियों या उपस्थित लोगों की संख्या जैसे किसी अन्य ज्ञात तत्व शामिल करें।
योजना क्या है?
एक सम्मेलन के विभिन्न तत्वों की योजना बनाने से पहले, आपको यह पता लगाना होगा कि वे अलग-अलग तत्व क्या हैं और जहां वे आपकी घटना की समग्र योजना में फिट होते हैं।
तो पेन और पैड लें या कंप्यूटर के सामने बैठ जाओ और दिमाग में आने वाली हर चीज़ को लिखना शुरू करें। महत्व के क्रम में या क्रोनोलॉजिकल अनुक्रम के किसी भी प्रकार में चीजों को सूचीबद्ध करने के बारे में चिंता न करें। वह बाद में आएगा। अभी, आप अनिवार्य रूप से अपनी टू-डू-सूची का एक बहुत लंबा अभी तक सरल संस्करण तैयार कर रहे हैं, जो नियोजन प्रक्रिया के दौरान अलग-अलग संभालने के लिए अलग-अलग स्टैंड-अलोन घटकों में विभाजित हो जाएगा।
यह अनुभाग निम्न में से किसी एक को सूचीबद्ध कर सकता है:
- स्थान चयन
- होटल चयन
- मीटिंग स्पेस
- आतिथ्य सूट
- सम्मेलन प्रदर्शनी हॉल और बूथ
- उद्घाटन समारोह
- अध्यक्ष / प्रदर्शक पंजीकरण
- उपस्थिति पंजीकरण
- यात्रा की व्यवस्था
- उपस्थिति बैज
- घटनाओं का कार्यक्रम
- खाद्य और पेय पदार्थ
- दृश्य-श्रव्य
- साइट पर स्टाफिंग
इस सूची को संकलित करने में कुछ अतिरिक्त समय लें ताकि आप कुछ भी नजरअंदाज न करें और आगे बढ़ें और बाद में आने वाली कुछ भी जोड़ें। सूचीबद्ध जिम्मेदारी के कई क्षेत्रों से अभिभूत न हों; यहां का उद्देश्य अब सबकुछ सोचना है ताकि आप प्रत्येक आइटम को कुशलतापूर्वक योजना बना सकें और प्रबंधित कर सकें।
एक स्थान का चयन करें
एक बार जब आप कॉन्फ़्रेंस आयोजित किए जाते हैं और घटना के समग्र दायरे को समझते हैं, तो अगला कदम एक स्थान का चयन करना है।
सम्मेलन के आकार के आधार पर, आप प्रदर्शनी हॉल से मीटिंग रूम, बैंक्वेट हॉल और होटल के कमरों से अपनी सभी सम्मेलन आवश्यकताओं के लिए एक स्थान चुन सकते हैं। यदि सम्मेलन एक स्थान पर समायोजित करने के लिए बहुत बड़ा है, तो ऐसे स्थान की तलाश करें जो बाहरी होटलों या खानपान स्थलों के निकट है, ताकि कॉन्फ़्रेंस उपस्थित लोगों को एक सम्मेलन कार्यक्रम से दूसरे में शटल करने के लिए बहुत दूर यात्रा करने की आवश्यकता न हो।
उपस्थिति पंजीकरण के बारे में सोचें
उपस्थिति इस सम्मेलन के लिए कैसे पंजीकृत होंगे? वे पंजीकरण पुष्टि कैसे प्राप्त करेंगे? सम्मेलन में नाम टैग कैसे उत्पन्न और वितरित किए जाएंगे? आपके सम्मेलन नियोजन मार्गदर्शिका में इन सभी सवालों के जवाब शामिल होंगे और कॉन्फ़्रेंस पंजीकरण चलने के बाद अपडेट किया जाना चाहिए।
यदि किसी घटना से बड़ी भीड़ खींचने की उम्मीद है, तो एक ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस पंजीकरण प्रणाली जाने का रास्ता है।
सिस्टम भुगतान संसाधित कर सकता है , पंजीकरण ट्रैक कर सकता है और अन्य प्रासंगिक जानकारी व्यवस्थित कर सकता है और रिपोर्ट तैयार करने में सहायता कर सकता है।
प्रदर्शकों और सम्मेलन प्रदर्शनी हॉल
प्रदर्शनी क्षेत्र सम्मेलनों में एक आम विशेषता है, जो प्रायोजकों और विक्रेताओं को अपने उत्पादों और सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए जगह किराए पर लेने का अवसर प्रदान करता है। प्रदर्शन प्रदर्शनी प्रभावी ढंग से प्रचारित और अच्छी तरह से प्राप्त होने पर यह सम्मेलन मेजबान राजस्व लाने का अवसर भी है। आपके सम्मेलन के आकार के आधार पर, प्रदर्शकों और प्रदर्शनी हॉल के प्रबंधन के लिए अतिरिक्त समय और संसाधनों की आवश्यकता होगी, इसलिए तदनुसार योजना बनाएं।
जैसा कि ऊपर बताया गया है, ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस पंजीकरण प्रणाली पंजीकरण को ट्रैक करने का सबसे अच्छा तरीका है, इसलिए यदि आप बड़ी संख्या में प्रदर्शकों की अपेक्षा कर रहे हैं, तो अपने उपस्थिति पंजीकरण प्रणाली में प्रदर्शक पंजीकरण को शामिल करने पर विचार करें। प्रदर्शकों को निम्नलिखित की भी आवश्यकता होगी:
- प्रदर्शक बैज
- सूचीबद्ध बूथ संख्याओं के साथ सम्मेलन प्रदर्शनी हॉल का मानचित्र
- प्रदर्शनी बूथ के लिए मैनुअल सेट अप और फाड़ें
- बूथ अनुबंध प्रदर्शित करें
- प्रदर्शन किराया और सेवाओं में सहायता के लिए उपलब्ध ऑन-साइट विक्रेताओं की सूची
सम्मेलन योजनाकार के रूप में, आप प्रदर्शनी हॉल में स्थित सामग्रियों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए सुरक्षा भर्ती के लिए जिम्मेदार होंगे।
सम्मेलन विवरण की योजना बनाएं
कॉन्फ़्रेंस स्थल चयन और उपस्थिति पंजीकरण जैसे कुछ बड़ी ज़िम्मेदारियों के साथ, आप सम्मेलन के विवरण की योजना बनाने के लिए अपना ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। जैसा कि किसी भी प्रकृति की घटना की योजना बनाने के मामले में है, संगठन सर्वोपरि है क्योंकि विस्तार पर ध्यान दिया जाता है।
अब सम्मेलन नियोजन प्रक्रिया के शुरू में आपके द्वारा रखी जाने वाली वस्तुओं की लंबी कपड़े धोने की सूची को निकालने का समय है। सूची के माध्यम से देखें और नवीनतम कार्यों और जिम्मेदारियों को प्रतिबिंबित करने के लिए आवश्यकतानुसार परिवर्तन या परिवर्धन करें। इसके बाद इन वस्तुओं को क्रमिक क्रम में रखें, उन वस्तुओं से शुरू करें जो पहले से ही पूरा हो सकते हैं या पूरा किए जाने चाहिए। उदाहरण के लिए:
- होटल के कमरे के बुक ब्लॉक
- रिजर्व प्रदर्शनी हॉल स्पेस
- अनुसंधान ऑनलाइन सम्मेलन पंजीकरण प्रणाली
- योजना सम्मेलन विपणन योजना
शुरुआत में शुरू करें और वहां से जाओ। प्रत्येक विवरण के लिए जरूरी है, यह सुनिश्चित करने के लिए एक फॉलो-अप शामिल करें कि अनुबंध पर हस्ताक्षर किए गए हैं और प्राप्त हुए हैं। जैसा कि सम्मेलन की तारीख निकट है, आपके कार्यवाही वस्तुओं में अल्पकालिक कार्य शामिल होंगे जैसे कि:
- रंग योजना और सजावट का चयन करें
- पुष्प व्यवस्था करो
- मेनू चुनें
- वक्ताओं या वीआईपी के लिए हवाई अड्डे के परिवहन के लिए व्यवस्था करें
कॉन्फ़्रेंस की योजना बनाने में शामिल सभी चीज़ों के लिए अपने जाने-माने मैनुअल के रूप में अपनी कॉन्फ़्रेंस प्लानिंग मार्गदर्शिका पर विचार करें, चाहे कितना छोटा हो। यह गाइड जल्द ही एक अमूल्य टूल बन जाएगा जो न केवल आपको व्यवस्थित और शेड्यूल पर रखेगा बल्कि तंत्रिका को शांत करेगा क्योंकि बड़ी तारीख दृष्टिकोण है और आप सवाल करते हैं कि आप कुछ भूल गए हैं या नहीं।