यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका इवेंट निष्पादन धीरे-धीरे चलता है
इवेंट प्लानर की बजाय अतिथि होने के नाते, आपको एक इवेंट ऑपरेशंस स्टाफ को कार्रवाई में देखने का मौका मिलता है, एक परिप्रेक्ष्य जिसमें से यह ध्यान में रखना आसान होता है कि क्या अच्छा काम करता है - और क्या नहीं।
यहां तीन गलतियां हैं जिन्हें आप शायद खराब घटनाओं पर देख सकें, साथ ही आपकी घटनाओं पर ऐसी गलतियों से बचने के लिए युक्तियां भी देखेंं।
अप्रबंधित पंजीकरण तालिका
जब मेहमान पंजीकरण तालिका में जाते हैं , तो ईवेंट स्टाफ का स्वागत और मेहमानों की मदद के लिए तैयार होना चाहिए - इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि स्थिति क्या है।
यह सेवा-उन्मुख या यहां तक कि विनम्र नहीं है कि यह मानने के लिए कि पंजीकरण तालिका तक पहुंचने वाला कोई भी व्यक्ति इस घटना से संबंधित नहीं है। फिर भी, यह ठीक है कि क्या हो सकता है यदि कर्मचारी ठीक से तैयार नहीं हैं या संक्षिप्त नहीं हैं। घटना कर्मचारियों को याद दिलाएं कि एक पंजीकरण तालिका मेजबान की छवि और घटना के पीछे संगठन का प्रतिनिधित्व करती है। कर्मचारियों को पंजीकरण तालिका में सभी मेहमानों को बधाई दी जानी चाहिए और पूछें कि क्या वे ईवेंट या मेजबान के नाम से घटना के लिए साइन इन करने के लिए हैं या नहीं। यदि कोई गलती की गई है, तो अधिकांश अतिथि स्वयं को सही और क्षमा करेंगे। यदि नहीं, तो कर्मचारियों को स्थिति के सर्वोत्तम तरीके से संपर्क करने के निर्देश दिए जाने चाहिए।
घटना संचालन में दयालुता एक लंबा रास्ता तय करती है।
गन्दा घटना सेटअप
अधिकांश स्थानों में, हाउसकीपिंग एक घटना स्थान साफ करती है, और भोज संचालन कर्मचारी फिर सेटअप को पूरा करते हैं । यदि भोज संचालन एक गिलास छोड़ देता है और शर्ड्स को साफ करने में विफल रहता है, इसलिए, शार्ड्स फर्श पर रहते हैं - जब तक कि ईवेंट कर्मचारी साफ नहीं हो जाते।
टूटे ग्लास और अन्य मलबे के शर्ड्स न केवल एक भयानक छवि छोड़ते हैं, बल्कि वे सुरक्षा खतरे भी बना सकते हैं। इसलिए, सबसे अच्छा कार्यक्रम योजनाकार हमेशा सेटअप के निरीक्षण के लिए 1-2 घंटे पहले पहुंचेंगे और क्षेत्र के walkthroughs की एक श्रृंखला प्रदर्शन करेंगे और घटना से पहले 30 मिनट और फिर 15 मिनट पहले ग्लास और अन्य वस्तुओं की तलाश करेंगे। अगर कुछ भी जगह से बाहर हो, तो कार्यक्रम योजनाकार इसे भोज कर्मचारियों के ध्यान में ला सकता है।
बीमार समय साफ
किसी भी घटना के साथ, दो (कभी-कभी प्रतिस्पर्धात्मक) कार्यक्रम होंगे: आयोजकों का एजेंडा और स्थल संचालन कर्मचारियों के कार्यसूची। यह सुनिश्चित करने के लिए कार्यक्रम योजनाकार की ज़िम्मेदारी है कि दोनों उचित रूप से सिंक में हैं।
कार्यक्रम की प्रस्तुति या मुख्य नोट आम तौर पर कुछ प्रकार के आगमन रिसेप्शन के बाद सही होता है जिसमें पंजीकरण तालिका, भोजन और पेय पदार्थ शामिल हो सकते हैं। स्वच्छता और आंसू गतिविधियों को समय-समय पर सावधानीपूर्वक योजनाबद्ध किया जाना चाहिए ताकि कार्यक्रम एजेंडा में हस्तक्षेप न हो या बाधा न डालें। जब समय से पहले ईवेंट ऑपरेशंस स्टाफ के साथ साफ और आंसू पर चर्चा नहीं की जाती है, तो एक ईवेंट प्लानर यह देख सकता है कि टेबल और अन्य आइटम सीधे मेजबान या अतिथि वक्ताओं के सामने हटा दिए जा सकते हैं, कमरे में सभी को विचलित कर सकते हैं।
क्या कार्यक्रम योजनाकारों को भोज प्रबंधकों को याद दिलाना होगा कि उनके कर्मचारी काम कब करें और जब उन्हें चुप रहना चाहिए? इसका जवाब है हाँ।
तल - रेखा
हालांकि मेहनती घटना संचालन प्रबंधकों और कर्मचारियों के साथ अच्छी तरह से प्रबंधित स्थानों को एक कार्यक्रम योजनाकार की नौकरी आसान बनाना चाहिए, इस तरह की सही घटना निष्पादन हमेशा मामला नहीं है। ग्रेट इवेंट प्लानर्स एक घटना निष्पादन के अपने विवरण को हर विवरण देते हैं। वे सेटअप के सभी पहलुओं पर चर्चा करने के लिए समय लेते हैं, घटना सेवा करते हैं, और घटना से पहले भोज प्रबंधकों के साथ फाड़ते हैं और ग्राहक के लिए सर्वोत्तम घटना सुनिश्चित करने के लिए पहले, दौरान और उसके बाद घटना संचालन की निगरानी करते हैं।