स्थान समन्वयक के लिए इवेंट सेटअप चेकलिस्ट

अधिकांश स्थान उन दबावों के आदी हैं जो कम समय अवधि में कई घटनाओं को समन्वयित करने के साथ आते हैं। आखिरकार, उनका व्यवसाय उन पर निर्भर करता है जो गुणवत्ता सेवा प्रदान करते हैं, और प्रत्येक कार्यक्रम कार्यक्रम योजनाकारों और उपस्थित लोगों दोनों के लिए अपने कौशल का प्रदर्शन करने का अवसर है। शो के शुरू होने से पहले सबसे महत्वपूर्ण समय आता है, जब ग्राहक सेटअप के लिए भोज कमरे में जाता है। यह इस समय है जहां स्वर दिन के बाकी हिस्सों के लिए निर्धारित किया जाएगा।

यह एक सबक है जिसे मैंने एक स्थान समन्वयक के रूप में जल्दी से सीखा, और बाद में मैंने तनाव-भरे सेटअप अवधि के दौरान ग्राहकों को संतुष्ट (और कब्जा कर लिया) रखने के लिए अपनी खुद की सेटअप चेकलिस्ट विकसित की।

अपने गाड़ियां तैयार करें

पहली बात यह है कि आपका ग्राहक अपने वाहन से अपनी सभी घटनाओं की आपूर्ति को अनपैक कर देगा। यह एक कठिन काम हो सकता है, खासकर यदि पार्किंग की स्थिति नेविगेट करना मुश्किल है। कल्पना कीजिए कि किसी को भारी जगहों के साथ अपने स्थान पर चलना है - वे पहली चीज़ क्या खोज रहे हैं? जवाब, ज़ाहिर है, एक गाड़ी, या कुछ भी जो उनके भार को हल्का कर देगा और अनलोडिंग की अपमानजनक नौकरी को काफी आसान बना देगा। जब वे स्थल पर चलते हैं तो गाड़ियां उपलब्ध होती हैं, उन्हें दिखाकर उन्हें "राहत" महसूस करने का एक आसान तरीका है।

पंजीकरण टेबल्स तैयार करें

अधिकतर ग्राहकों के लिए चीजों की सूची के आगे पंजीकरण सेटअप प्राप्त हो रहा है। इसका मतलब है कि आपके स्थान पर आने से पहले सभी पंजीकरण घटकों को बेहतर जगह मिलनी चाहिए।

इसमें सभी टेबल, कुर्सियां, इलेक्ट्रिक और स्कर्टिंग शामिल हैं। नाम टैग और चेक-इन सामग्री व्यवस्थित करने से कार्यक्रम योजनाकारों के लिए बहुत समय लगेगा, और उन्हें शुरू करने के लिए इन सरल चीजों को पाने के लिए आपको इंतजार नहीं करना चाहिए।

सभी कमरे टेबल्स और लिनन सेट करें

घटना स्थान में सभी टेबल और कुर्सियां ​​सेट करना कुछ समय ले सकता है।

उम्मीद है कि, यदि आप पहले की घटना से बाहर आ रहे हैं, तो आपने क्लाइंट को अग्रिम में बताया है कि सभी कमरे के घटकों को कब सेट किया जाए। यदि आपका ग्राहक एक कमरे में चलता है जिसमें दर्जनों श्रमिकों को अन-स्टैक टेबल और कुर्सियों के लिए डरावना होता है तो वे घबराए जाने की संभावना रखते हैं। आदर्श रूप से, आपकी ऑपरेशंस टीम में टेबल लिनेन के साथ सबकुछ सेट होगा ताकि योजनाकार केंद्रपतियों, नीलामी वस्तुओं आदि को शुरू कर सकें।

जल्दी से सभी साइनेज प्राप्त करें

सिर्फ इसलिए कि लीड प्लानर जानता है कि इमारत को नेविगेट करने का मतलब यह नहीं है कि उसका समर्थन दल क्या करता है। जैसे ही सेटअप अवधि शुरू होने वाली है, आप अपनी इमारत के भीतर साइनेज अपडेट करके सभी को अनावश्यक परेशानी बचा सकते हैं। ध्यान रखें कि फूलों और डीजे जैसे विक्रेताओं को यह भी पता होना चाहिए कि कहां जाना है। घटना के दिन से पहले ये आपके ग्राहक के साथ समीक्षा करने के लिए सभी चीजें हैं, लेकिन बड़े दिन को देखना भी आवश्यक है।

बीईओ और चालान की समीक्षा करें

फिर, संभवत: आपने इस दस्तावेज को घटना के दौरान आने वाले दिनों के दौरान कई बार ईमेल किया है, लेकिन पिछली बार उनकी समीक्षा करने में कभी दर्द नहीं होता है। भले ही सेटअप समय व्यस्त है, आपको इन दस्तावेजों को एक साथ देखने के लिए 15 मिनट का निर्माण करना होगा। स्थान समन्वयकों के पास अपने क्लाइंट के लिए एक पैकेट तैयार होना चाहिए जिसमें बीईओ, रूम आरेख और संभावित चालान शामिल हो।

बहुत कम अनुभवी योजनाकार इन महत्वपूर्ण कागजात की समीक्षा करने के अवसर पर गुजरेंगे।

परिचय

एक औपचारिक परिचय के लिए अपनी टीम के प्रमुख सदस्यों को अपने ग्राहक को लाने के लिए सुनिश्चित रहें। इस सूची में खानपान प्रबंधक , भोज कप्तान, संचालन पर्यवेक्षक और ऑडियो / दृश्य समन्वयक शामिल हैं। टीम शुरू करते समय अपने ग्राहक की तरफ से सोचें - क्या कोई विवरण है जिस पर आपकी प्रबंधन टीम के साथ आमने-सामने चर्चा की जानी चाहिए? एक संक्षिप्त बातचीत शुरू करना प्रत्येक क्षेत्र के प्रभारी कौन है, इस पर प्रकाश डालने का एक प्रभावी तरीका है।

ईवेंट सेटअप आइटम की यह छोटी चेकलिस्ट आपके क्लाइंट को आगमन पर खुश रखने के लिए एक लंबा सफर तय करेगी। आपके स्थान के प्राथमिक प्रतिनिधि के रूप में, जब आप अपने कार्यालय में काम करते हैं तो कुछ भी गलत होने पर ग्राहकों को अपना सेल फ़ोन नंबर देना हमेशा सर्वोत्तम होता है।

याद रखें, अगर उन्हें कुछ चाहिए तो वे निराश हो सकते हैं, लेकिन यदि वे किसी की मदद करने के लिए उन्हें नहीं ढूंढ पाते हैं तो वे और भी निराश होंगे!