इसे संक्षिप्त करें लेकिन आमंत्रित करें
स्लिम बाय स्टेप के विजेता अनुदान के लेखकों मिम कार्लसन और टोरी ओ'नेल-मैकलेथ ने बताया कि कवर पत्र को यह करना चाहिए:
- अपने संगठन को सही व्यक्ति को पेश करें;
- निधि को आश्वस्त करें कि इस परियोजना के आपके निदेशक मंडल का समर्थन है;
- और बताएं कि आप क्या पूछ रहे हैं ... कितना और किस लिए।
आप कवर लेटर कब शामिल करते हैं?
निगमों और नींव के प्रस्तावों के लिए एक कवर लेटर का प्रयोग करें, लेकिन संघीय या राज्य अनुदान अनुप्रयोगों के लिए नहीं। वे फंडर्स केवल वही चाहते हैं जो वे पूछते हैं। वे शायद ही कभी एक कवर लेटर के लिए पूछते हैं।
एक अच्छा कवर पत्र के गुण
आपका कवर लेटर होना चाहिए:
- संक्षिप्त करें
- जल्दी से बिंदु पर जाओ
- प्रस्ताव में मौजूद जानकारी को न केवल दोहराया जाना चाहिए
- पाठक को यह बताना चाहिए कि आप निधि को कितनी अच्छी तरह समझते हैं और कैसे आपका अनुदान फंडर की आवश्यकताओं को पूरा करता है
बेमिली ए ब्राउनिंग, ग्रांट राइटिंग फॉर डमीज के लेखक, सुझाव देते हैं कि आप पूरा प्रस्ताव पूरा करने के बाद कवर पत्र लिखते हैं, और जब आप एक प्रतिबिंबित मूड में होते हैं। ब्राउनिंग कहते हैं:
"जैसा कि आप अपनी महान उपलब्धि (तैयार वित्त पोषण अनुरोध) पर विचार करते हैं, अपने मस्तिष्क के रचनात्मक, दाहिने तरफ को उस व्यक्ति को अपनी भावनाओं को पूरा करने और कनेक्ट करने दें जो आपकी योजनाओं को सच बनाने में मदद करेगा।"
अपने कवर पत्र स्वरूपण
इन मूल बातें का पालन करें, और आप गलत नहीं जा सकते हैं:
- अपने संगठन के लेटरहेड का प्रयोग करें। पूरा अनुदान आवेदन पर मौजूद कवर लेटर पर उसी तारीख को रखें। वह तारीख है जिसे आप अनुदानदाता को अनुदान प्रस्ताव भेजेंगे। उसी तारीख का उपयोग करने से आपके प्रस्ताव पैकेज में सभी दस्तावेज सुसंगत होते हैं।
- अंदरूनी पते (पत्र के शीर्ष पर जाता है) के लिए नींव या कॉर्पोरेट संपर्क व्यक्ति का नाम और शीर्षक का उपयोग करें, उसके बाद फंडिंग स्रोत का नाम, पता, शहर, राज्य और ज़िप कोड। इस जानकारी को एक टेलीफोन कॉल या ईमेल के साथ दो बार जांचें। ऐसी जानकारी अक्सर बदलती है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके पास वर्तमान नाम और पता है। साथ ही, जब आप इलेक्ट्रॉनिक अनुदान आवेदन जमा करते हैं, तो आपको एक विशेष नाम नहीं पता हो सकता है।
- अपने अभिवादन में, "प्रिय" प्लस व्यक्तिगत शीर्षक (श्रीमान, सुश्री, श्रीमती, डॉ।, मेसर्स इत्यादि) का उपयोग करें, इसके बाद अंतिम नाम। यह महत्वपूर्ण है कि आप किसी विशेष व्यक्ति को पत्र को संबोधित करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास सही व्यक्ति और सही व्यक्तिगत शीर्षक है, नींव या कॉर्पोरेट कार्यालय को कॉल करें। ये विवरण महत्वहीन प्रतीत हो सकते हैं, लेकिन वे कोई फर्क नहीं पड़ता।
- आपका पहला अनुच्छेद छोटा और केंद्रित होना चाहिए। अपने संगठन (इसका कानूनी नाम) पेश करें और फंडर को बताएं कि आप कितने पैसे का अनुरोध कर रहे हैं और क्यों। आपके संगठन के बारे में एक वाक्य या दो शामिल करें, और उसके बाद एक शोध-आधारित बिंदु शामिल करें जो दिखाता है कि आपके संगठन की क्या आवश्यकता है।
- एक या दो और संक्षिप्त अनुच्छेद लिखें। अपने प्रोजेक्ट के उद्देश्य को बताएं और यह कैसे फंडर के मिशन या वित्त पोषण प्राथमिकताओं के साथ फिट बैठता है। इस तथ्य को शामिल करें कि आपके निदेशक मंडल पूरी तरह से परियोजना का समर्थन करते हैं।
- संक्षेप में अनुच्छेद के साथ अपने पत्र को समाप्त करें। अपनी परियोजना के लक्षित दर्शकों के लिए यह फंडिंग साझेदारी का अर्थ क्या हो सकता है जोड़ें। आप साइट विज़िट के लिए आमंत्रण भी शामिल करना चाहेंगे।
- "ईमानदारी से" जैसे समापन का उपयोग करें।
- इस पत्र पर कार्यकारी निदेशक या बोर्ड अध्यक्ष, या दोनों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। हस्ताक्षर के नीचे, हस्ताक्षरकर्ता का पहला नाम, मध्य प्रारंभिक, अंतिम नाम, और नौकरी का शीर्षक टाइप करें। हालांकि ईडी या बोर्ड अध्यक्ष को पत्र पर हस्ताक्षर करना चाहिए, अंतिम अनुच्छेद के अंत में प्रश्नों के उत्तर देने के लिए सर्वोत्तम व्यक्ति के लिए संपर्क जानकारी शामिल करें।
- पत्र के निचले हिस्से में, शब्द "एनकॉलोज़र" (सभी कैप्स में) शामिल करें।
कवर पत्र कब तक होना चाहिए?
ज्यादातर विशेषज्ञ सुझाव देते हैं कि आप अपने कवर लेटर को एक पृष्ठ पर तीन या चार पैराग्राफ से सीमित कर दें। चूंकि पाठक के पास हल करने का एक पूरा प्रस्ताव है, इसलिए आप लंबे कवर लेटर को पढ़कर उसे अधीर नहीं बनाना चाहते हैं।
आपके कवर लेटर का स्वर और विनिर्देश इस बात पर निर्भर करता है कि आपको पूछताछ पत्र (एलओआई) भेजने के बाद पूर्ण प्रस्ताव जमा करने के लिए आमंत्रित किया गया है या नहीं, या यदि यह परियोजना इस विशेष नींव के लिए आपके संगठन का पहला दृष्टिकोण है।
नमूना कवर पत्र
मैरी स्मिथ, पीएचडी
कार्यक्रम अधिकारी
सामुदायिक फाउंडेशन
4321 आम लेन
कुछ शहर, वाईजेड 55555
प्रिय डॉ स्मिथ:
कुछ शहर वरिष्ठ केंद्र सम्मानपूर्वक हमारे वरिष्ठ लैटिनो समुदाय आउटरीच पायलट परियोजना के लिए $ 50,000 के अनुदान का अनुरोध करते हैं।
किसी भी काउंटी में सबसे बड़ा वरिष्ठ केंद्र के रूप में, हर दिन 450 से अधिक वरिष्ठ नागरिकों की सेवा करते हुए, हम अपने सेवा क्षेत्र में बदलते जनसांख्यिकी से अवगत हैं। और हम उभरती जरूरतों को पूरा करने के लिए अपने केंद्र को बढ़ाने और अनुकूलित करने के लिए प्रतिबद्ध हैं। सीनियर लैटिनो सामुदायिक आउटरीच पायलट प्रोजेक्ट हमें यह निर्धारित करने के लिए एक साल का प्रयास करने की अनुमति देगा कि हमारा केंद्र प्रभावी ढंग से क्या कर सकता है:
- हमारे केंद्र द्वारा प्रदान किए जाने वाले लैटिनो समुदायों में वरिष्ठ नागरिकों को स्वास्थ्य और सामाजिक सेवाओं तक व्यापक पहुंच प्रदान करें
- कुछ शहर वरिष्ठ केंद्र के बोर्ड, कर्मचारियों और स्वयंसेवकों की सांस्कृतिक योग्यता को बढ़ाएं और पूरी तरह एकीकृत करें।
हमारे निदेशक मंडल इस कार्यक्रम के बारे में उत्साहित हैं और इसे लॉन्च करने के लिए उत्सुक हैं ताकि हम अपने सभी समुदायों में वरिष्ठ नागरिकों के लिए सबसे समावेशी और सांस्कृतिक रूप से सक्षम केंद्र बन सकें जिन्हें इन सेवाओं की आवश्यकता है। क्या हमें अपने पायलट वर्ष के अंत में पता होना चाहिए कि वास्तव में, यह कार्यक्रम सफल है, हमारे बोर्ड ने हमारे वार्षिक संचालन बजट में परियोजना के वार्षिक खर्चों का एक हिस्सा शामिल करने के लिए वचनबद्ध किया है ताकि कार्यक्रम हमारी मूल सेवाओं का एक अभिन्न हिस्सा बन जाए। ।
इस परियोजना के माध्यम से, केंद्र स्वास्थ्य केंद्र लैटिनोस, किसी भी काउंटी के परिवारों और हमारे केंद्र के पंद्रह मील त्रिज्या के भीतर तीन समुदाय क्लीनिक द्वारा दिया गया प्राथमिक रेफ़रल बन जाएगा। हम अपने तत्काल सेवा क्षेत्र में किसी भी अन्य समुदाय एजेंसी से स्पैनिश भाषी वरिष्ठों के रेफरल स्वीकार करेंगे।
हमारे अनुरोध के बारे में आपके विचार के लिए धन्यवाद। आपके अगले सप्ताह में आपके साथ आने वाले किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के साथ-साथ यह जानने के लिए कि हम आपके प्रस्ताव की योग्यताओं पर चर्चा करने के लिए आपसे मिल सकते हैं या नहीं। इस बीच, क्या आपके कोई प्रश्न हैं, कृपया (555) 555-5555, x555, या cjones@scsc.org पर विकास के हमारे निदेशक कॉनी जोन्स से संपर्क करें।
निष्ठा से,
जेन लवली
कार्यकारी निदेशक
संलग्नक
* जीतने वाले अनुदान, चरण -दर- चरण , द्वितीय संस्करण, टोरी ओ'नेल-मैकलेथ, जोसे-बास, 200 9 से अनुमति के साथ पत्र (संशोधनों के साथ) पुनर्मुद्रण किया गया।
अपने कवर पत्र मेस करने के 3 तरीके
- बहुत ज्यादा लिखना एक कवर लेटर एक शोध प्रबंध नहीं है, न ही यह एक पूर्ण प्रस्ताव है। इसे छोटा और बिंदु पर रखें युक्ति: किसी और को इसे पढ़ें। क्या वे इसे समझते हैं?
- बड़े शब्दों का प्रयोग करना यदि आप स्कूल स्नातक करने के लिए गए हैं, तो आप एक जटिल तरीके से लिखना सीखा। ऐसा मत करो। आप किसी को अपने विद्रोह से प्रभावित करने की कोशिश नहीं कर रहे हैं। आप केवल अपने मामले को स्वाभाविक रूप से यथासंभव कहना चाहते हैं। यदि आप नहीं जानते कि आप अपने लेखन को अधिक जटिल बना रहे हैं, तो हेमिंगवे जैसे ऐप का उपयोग करें। यह आपको बताएगा कि आपके वाक्यों को पढ़ने में मुश्किल होती है और जब आप बहुत शब्दशः होते हैं।
- व्याकरण संबंधी गलतियों को बनाना यदि आप अपने व्याकरण के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो संभावना न लें। वर्ड में व्याकरण जांच का प्रयोग करें, और ग्राममारली जैसे ऐप के माध्यम से अपना मसौदा भी चलाएं। एक मुफ्त संस्करण है, लेकिन भुगतान संस्करण सामान्य आवश्यक व्याकरण जांच से परे चला जाता है।
आप अपना कवर लेटर कैसे खड़े कर सकते हैं?
दुख की बात है, लेकिन आपका अनुदान प्रस्ताव सैकड़ों या हजारों में से एक हो सकता है कि एक सामान्य नींव औसत वर्ष के दौरान दिखाई देगी। आपका कवर लेटर वित्त पोषण की दिशा में अगले चरण में कटौती करने में अंतर डाल सकता है। लेकिन आप इसे कैसे खड़ा कर सकते हैं?
खैर, कुछ भी "प्यारा" कोशिश मत करो। फाउंडेशन के अधिकारी प्रभावित नहीं होंगे। लेकिन आप इस पैराग्राफ को शामिल कर सकते हैं कि आपका संगठन ऐसा क्यों है जो इस मिशन को सर्वोत्तम तरीके से पूरा कर सके। अपने प्रतिस्पर्धा संगठनों को सर्वेक्षण करें और मूल्यांकन करें कि आप कैसे और कहाँ उत्कृष्टता प्राप्त करते हैं। यह आपके कर्मचारियों और स्वयंसेवकों की ताकत, इस विशेष समस्या के साथ आपका अनुभव, या आपके द्वारा आनंदित समुदाय समर्थन में हो सकता है।
आपको प्रतियोगियों के नामों का उल्लेख करने या उनकी आलोचना करने की आवश्यकता नहीं है। बस अपनी ताकत को हाइलाइट करें। कार्यालय के आस-पास के लोगों से परामर्श करने के लिए यह एक अच्छा समय होगा। कुछ लोगों को एक साथ खींचें और समझें कि आपके गैर-लाभकारी कैसे उत्कृष्ट हैं।
संसाधन:
ग्रांटिकर्स , द्वितीय संस्करण, चेरिल ए क्लार्क, जोसे-बास, 200 9 के लिए स्टोरीटेलिंग , अमेज़ॅन से खरीदें।
कदम से अनुदान अनुदान: योजना, विकास और लेखन के लिए पूर्ण कार्यपुस्तिका सफल प्रस्ताव, चौथा संस्करण, तोरी ओ'नेल-मैकलेथ, जोसे-बास, 2008, अमेज़ॅन से खरीदें
डमीज के लिए ग्रांट राइटिंग , 5 वां संस्करण, बेवर्ली ए ब्राउनिंग, विली, 2014. अमेज़ॅन से खरीदें
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