कार्यक्रम और मीटिंग योजनाकारों से बैठकों, प्रोत्साहन यात्राओं और अन्य कार्यक्रमों के लिए औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्री में योगदान या लिखने की उम्मीद है। यह एक जबरदस्त काम की तरह प्रतीत नहीं होता है, लेकिन उचित आमंत्रण शिष्टाचार का पालन करने के लिए कुछ चरणों का पालन करना महत्वपूर्ण है और अपने मेहमानों के लिए महत्वपूर्ण विवरण खोने से बचें।
ऐसे:
एक घटना विषय बनाएँ। औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्रियों को लिखने से पहले, योजनाकारों को यह सुनिश्चित करना होगा कि उनके पास कार्यक्रम के लिए एक आकर्षक थीम है। निम्नलिखित प्रश्न दिमाग की प्रक्रिया शुरू करने में मदद करेंगे: क्या यह एक शैक्षिक सम्मेलन, संगोष्ठी या प्रोत्साहन यात्रा है? यह कहां आयोजित किया जा रहा है? उस गंतव्य या स्थल के बारे में अद्वितीय क्या है? घटना के लिए कोई कठिन कार्यक्रम क्या है? कार्यक्रम के पीछे कुछ लक्ष्य क्या हैं? एक उपस्थित व्यक्ति क्यों भाग लेना चाहता है? ये प्रश्न एक महान घटना विषय स्थापित करने में मदद करेंगे।
एक इलेक्ट्रॉनिक निमंत्रण बनाएँ। प्रमुख घटनाओं के लिए कई औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्रियों को अब ऑनलाइन पंजीकरण प्रणाली में स्थानांतरित कर दिया गया है क्योंकि महत्वपूर्ण घटना रसद की मात्रा के कारण आरएसवीपी प्रक्रिया के दौरान कब्जा कर लिया जाना चाहिए: नामों की वर्तनी, संपर्क जानकारी, आहार संबंधी आवश्यकताओं, अक्षमता पहुंच, परिवहन आवश्यकताओं, कार्यक्रम विवरण, गतिविधियों की जानकारी और अधिक। नोट: कम जटिल घटनाएं ईवेंट विवरण और आरएसवीपी संपर्कों को व्यक्त करने के लिए ईमेल द्वारा भेजी गई एक वेब पेज या ग्राफिक डिज़ाइन छवि का उपयोग कर सकती हैं।
एक मुद्रित निमंत्रण बनाएँ। आपके कार्यक्रम या घटना की प्रकृति के आधार पर, आमंत्रण शिष्टाचार सुझाव दे सकता है कि आपको अपने मेहमानों को यह बताने के लिए औपचारिक निमंत्रण पत्र और नोट्स लिखना चाहिए कि आप वास्तव में उनकी मौजूदगी का महत्व रखते हैं। यह घटना सामग्री से अलग है; इसके बजाए, एक साधारण निमंत्रण कार्ड पर विचार करें जो मेजबान और उसके शीर्षक, घटना का विषय, तिथि (ओं) और / या समय (ओं), और एक आरएसवीपी संपर्क सहित आपके अतिथि को मूल्यवान जानकारी प्रदान करता है।
औपचारिक कार्यक्रम निमंत्रण लेखन। इलेक्ट्रॉनिक निमंत्रण के हिस्से के रूप में, आपको कार्यक्रम और घटना के बारे में उच्च स्तरीय जानकारी की रूपरेखा करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि यह एक प्रोत्साहन यात्रा या बहु-दिवस सम्मेलन है, तो आप निम्नलिखित शामिल करना चाहेंगे: गंतव्य, मुख्य होटल / सम्मेलन स्थल, मुख्य विषय, वक्ताओं (बायो समेत), अनुसूची, गतिविधियां, रसद, और विवरण पंजीकरण के बारे में। आमंत्रण पत्र और सामग्रियों को मेहमानों को उपस्थित होने का कारण प्रदान करना चाहिए, और हमेशा एक कॉल टू एक्शन शामिल करना चाहिए।
आमंत्रण शिष्टाचार गंतव्य / स्थल सिंहावलोकन के साथ शुरू होता है। औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्रियों को लिखते समय, यह मानना हमेशा सुरक्षित होता है कि कोई भी उस स्थान पर नहीं गया है जहां आप प्रोग्राम होस्ट कर रहे हैं। इसका मतलब है कि आपको गंतव्य और / या होटल / सुविधा / स्थल का एक संक्षिप्त अवलोकन लिखना चाहिए जहां कार्यक्रम आयोजित किया जा रहा है। यदि आप एक बहु-दिवस की घटना की योजना बना रहे हैं, तो इस जानकारी को यथासंभव उच्च स्तर के रूप में रखें, लेकिन सुनिश्चित करें कि अतिथि को जगह के बारे में अद्वितीय अंतर्दृष्टि प्रदान करने के लिए पर्याप्त जानकारी है, और उन्हें आपके साथ अपना समय क्यों निवेश करना चाहिए।
आमंत्रण शिष्टाचार कार्यक्रम कार्यक्रम की आवश्यकता है। यदि आप एक प्रोत्साहन कार्यक्रम जैसे बहु-दिन की घटना की योजना बना रहे हैं, तो आमंत्रण सामग्री में जितना संभव हो उतना विस्तार शामिल होना चाहिए ताकि मेहमान उचित समय पर आपके साथ योजना बना सकें। इसका मतलब है कि आपके निमंत्रण को आगमन विधियों और समयों की पहचान करनी चाहिए, जब उन्हें भाग लेने की उम्मीद की जाएगी, व्यापार मीटिंगों और गतिविधियों (और गतिविधियों के विकल्प), भोजन और प्रस्थान की जानकारी के बारे में जानकारी।
आमंत्रण शिष्टाचार गतिविधियों के विवरण की आवश्यकता है। औपचारिक निमंत्रण पत्र और सामग्रियों को लिखते समय, मेहमानों को बेहतर तरीके से निर्धारित करने में मदद करने के लिए विभिन्न गतिविधियों का एक अवलोकन प्रदान करें कि उनके हितों से क्या मेल खाता है। क्या आपका गोल्फ प्रोग्राम 1/2 दिन या पूर्ण दिन का कार्यक्रम है? उस नदी रैपिड्स की "कक्षा" क्या है? उस ऊंचाई पर क्या है जहां आप ईवेंट होस्ट कर रहे हैं, और यह पर्वत बाइकिंग प्रोग्राम आपको कितना उच्च ले जाएगा? एक चित्रकला कक्षा के लिए समय की लंबाई क्या है और वे क्या सीखेंगे?
आमंत्रण शिष्टाचार को रसद से मिलने के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है। दोबारा, मान लीजिए कि आप एक बहु-दिवस कार्यक्रम की मेजबानी कर रहे हैं, मेहमानों को निम्नलिखित में से प्रत्येक आइटम के बारे में विवरण प्रदान किया जाना चाहिए:
- उड़ान आरक्षण
- घटना पंजीकरण
- कमरे के आरक्षण
- हवाई अड्डे का स्थानान्तरण
- ड्रेस कोड
- मौसम
- चेक-इन प्रक्रियाएं
- गैर प्रतिपूर्ति योग्य वस्तुओं
- मेजबान स्टाफ संपर्क
अंतिम कार्यक्रम एजेंडा विकसित करें। यह प्रारंभिक निमंत्रण सामग्री से अलग दिखाई देगा, लेकिन किसी भी कार्यक्रम में आने से पहले या आने वाले मेहमानों को आमंत्रित किया जाना चाहिए। इसमें कब और कहाँ निर्धारित किया गया है, इसके बारे में एक घंटे-दर-घंटे (यह घंटों को गठबंधन करना ठीक है) शामिल होना चाहिए। यदि आपके पास समसामयिक रूप से निर्धारित कई शैक्षणिक ट्रैक हैं, तो उन पटरियों को समूहों में रूपरेखा देना उपयोगी है ताकि उपस्थित लोगों को पता चल सके कि कौन से विषय निर्धारित किए गए हैं।
घटना स्वागत पत्र बनाएँ। कई योजनाकार स्वागत पत्रों में उन्हें किस जानकारी या शामिल नहीं करना चाहिए, इसके साथ संघर्ष करते हैं। सबसे अच्छी सलाह है कि स्वागत संदेश को सरल रखें और मेहमानों को यह बताने दें कि उनका स्वागत है और उनकी सराहना की जाती है। आमंत्रण शिष्टाचार से पता चलता है कि इस कार्यक्रम के आधिकारिक मेजबान द्वारा पत्र पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिए।
सबसे अनदेखी घटना आमंत्रण आइटमों में से एक प्रस्थान नोटिस है। स्वागत पत्र और किसी भी आगमन उपहार के हिस्से के रूप में, मेहमानों के बारे में विवरण संलग्न करना महत्वपूर्ण है।
मेनू कार्ड बनाएं। चाहे आप नाश्ते, दोपहर के भोजन या रात के खाने की योजना बना रहे हों, मेहमान हमेशा मेनू कार्ड देखने की सराहना करते हैं जो भोजन के प्रत्येक पाठ्यक्रम के लिए मेनू आइटम की रूपरेखा तैयार करते हैं। यह उन्हें अपनी मेज पर दूसरों के साथ इकट्ठा होने के बारे में बात करने के लिए कुछ देता है और प्रतीक्षा कर्मचारियों को ट्रैक से शेड्यूल रखने में मदद करते हुए मेहमानों से मेनू विकल्पों को जल्दी से प्राप्त करने की अनुमति देता है। नोट: यदि आप भोजन के दौरान एक विशेष आश्चर्य की योजना बना रहे हैं, जैसे कि कुछ अद्वितीय मनोरंजन के लिए थीम्ड मिठाई, विशेष प्रभाव को बढ़ाने के लिए उन वस्तुओं को मेनू कार्ड से बाहर रखना उपयोगी होता है।
सराहना उपहार नोट कार्ड बनाएँ। चाहे वह आगमन उपहार या तकिया उपहार हो, हर प्रशंसा उपहार में उसका उपहार नोट कार्ड होना चाहिए। यह "धन्यवाद" संदेशों को मजबूत करने और अपने मेहमानों को अतिरिक्त विशेष महसूस करने का अवसर है। यह शब्द और संदेश को शामिल करना सहायक होता है जो घटना के विषय को प्रतिबिंबित करते हैं।
व्यक्तिगत प्रस्थान नोटिस बनाएं।
प्रस्थान से पहले दिन, अतिथि कमरे में नोटिस दें जो उन्हें प्रस्थान करते समय याद दिलाएंगे, जिसमें उड़ान संख्या और प्रस्थान का समय भी शामिल है। यह किसी भी आखिरी मिनट की त्रुटियों को ठीक करने का अवसर प्रदान करता है जिन्हें रसद के शेड्यूलिंग के दौरान अनदेखा किया जा सकता है।
सुझाव:
- सुनिश्चित करें कि आपके पास एक महान ग्राफिक डिजाइनर और ऑनलाइन पंजीकरण प्रक्रिया है। आज भी चुनौती यह है कि कई अलग-अलग ऑनलाइन इवेंट पंजीकरण प्रणाली मौजूद हैं, लेकिन उन्हें या तो बहुत सारे अनुकूलन की आवश्यकता है या तीसरे पक्ष के सिस्टम के उपयोग को प्रति आमंत्रण आधार पर थोड़ा महंगा माना जाता है। यही कारण है कि कई योजनाकार अभी भी अपने घर के उगाए गए औजारों और संसाधनों पर भरोसा करते हैं।
- अपने आप को एक महान स्टेशनरी की दुकान खोजें। यद्यपि संगठन संचार के इलेक्ट्रॉनिक रूपों के उपयोग के लिए अधिक से अधिक आगे बढ़ रहे हैं, फिर भी उन प्रभावों को प्रतिस्थापित नहीं करते हैं जो मुद्रित आमंत्रण और घटना सामग्री वितरित करते हैं। स्टेशनरी की तलाश करें जो आपकी घटना विषय की तारीफ करेगी, और अधिक रुचि और नाटक बनाने के लिए कागज और आकार की शैलियों को बदलती है। आपके मेहमान प्रयास देखेंगे।
- एक टेम्पलेट बनाएं और वहां से दोहराना। योजनाकारों को एक टेम्पलेट आमंत्रण पत्र और सामग्री बनाना चाहिए, और पिछले कार्यक्रमों और घटनाओं के टेम्पलेट्स से बस नई घटनाओं को अपडेट करना चाहिए। बेशक, नई स्टेशनरी, ग्राफिक्स, टेक्स्ट इत्यादि का चयन और उपयोग किया जाना चाहिए, इसलिए प्रत्येक बार आवश्यक कुछ अनुकूलन की आवश्यकता होती है।