सम्मेलन से पहले यह अनिवार्य रूप से सम्मेलन है।
उन लोगों के लिए जो अक्सर बैठकों की योजना नहीं बना सकते हैं, एक पूर्व-बैठक बैठक पहली बार असहज या अजीब लग सकती है क्योंकि इसमें "इवेंट रेज़्यूम" या "बैंक्वेट इवेंट ऑर्डर" जैसी नई शर्तें या भाषा शामिल हो सकती है।
इवेंट प्लानर्स को प्री-कॉन से क्या उम्मीद करनी चाहिए?
प्री-कॉन एक ऐसी बैठक है जो घटना विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ आयोजित की जाती है जहां घटना या कार्यक्रम होने वाला है। यह आमतौर पर वास्तविक घटना से एक या दो दिन पहले आयोजित किया जाता है और किसी घटना के दिन चलने से अलग होता है।
कुछ लोग बड़े सम्मेलनों, सम्मेलनों, कांग्रेस और प्रोत्साहन कार्यक्रमों की योजना बनाने के साथ प्री-कॉन मीटिंग्स को जोड़ सकते हैं। हालांकि, संगोष्ठियों और अन्य विशेष घटनाओं के लिए पूर्व-बैठक बैठक आयोजित करना भी आम बात है।
प्री-कॉन मीटिंग के दौरान क्या अपेक्षा करें
प्री-कॉन मीटिंग कार्यक्रम योजनाकार को कार्यक्रम में शामिल सप्लायर प्रबंधन टीम के साथ दिए गए कार्यक्रम के लिए सभी अंतिम रसद की समीक्षा करने का अवसर प्रदान करता है।
आम तौर पर, एक पूर्व-बैठक बैठक समन्वय और स्थल के सम्मेलन सेवा प्रबंधक द्वारा निर्धारित की जाती है। वह घटना के लिए अपनी विशेष भूमिका की रसद की समीक्षा करने के लिए घटना में शामिल विभिन्न क्षेत्रों से प्रबंधकों को आमंत्रित करेगा।
यह बैठक या घटना योजनाकार के लिए शामिल सभी लोगों के साथ तालमेल स्थापित करने का एक उत्कृष्ट समय है।
प्री-कॉन के दौरान, ईवेंट प्लानर घटना के कुछ प्रमुख उद्देश्यों को हाइलाइट करने के लिए उपयुक्त है, जिसमें आयोजन की मेजबानी करने वाले संगठन के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी, घटना में महत्वपूर्ण संदेश और महत्वपूर्ण वीआईपी शामिल हैं।
प्री-कॉन इवेंट रेज़्यूमे की समीक्षा करने का सही समय है
एक घटना फिर से शुरू घटना घटनाओं के रूप में भी जाना जाता है। इसमें कार्यक्रम या घटना के बारे में सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल है, जिसमें प्रोग्राम के बारे में विवरण भी शामिल है। इन वस्तुओं में निम्नलिखित में से कुछ या सभी शामिल हो सकते हैं: तिथियां, समय, संपर्क, उपस्थिति प्रोफाइल, आपातकालीन संपर्क, भोजन और पेय, परिवहन, शिपिंग जानकारी, बिलिंग, ऑडियो / दृश्य, और अन्य विशेष आवश्यकताओं।
प्रत्येक विभाग प्रबंधक प्रासंगिक विवरण और उनकी सामान्य ऑपरेटिंग प्रक्रियाओं सहित घटना की अपनी समझ की समीक्षा करेगा। वे भोज घटना आदेशों पर पहले साझा किए गए ईवेंट अनुबंध और जानकारी की उनकी समझ की भी समीक्षा करेंगे।
मीटिंग और इवेंट प्लानर्स को इस समय के दौरान घटना विनिर्देशों से संबंधित विस्तृत प्रश्न पूछना याद रखना चाहिए, जैसे कर्मचारियों के स्तर और प्रमुख क्षेत्रों के वास्तविक घटनाओं के दौरान प्रमुख संपर्कों के नाम। प्री-कॉन चर्चा के मुख्य तत्वों की समीक्षा में निम्न शामिल हो सकते हैं:
- खाद्य और पेय आवश्यकताओं
- अतिथि कमरे की सूची आवश्यकताओं (यदि उपयुक्त हो)
- सम्मेलन और व्यापार शो प्रदर्शन आवश्यकताओं
- मीटिंग रूम और ट्रेड शो स्पेस आवश्यकताएं (फर्श योजनाएं)
- बिजली और दूरसंचार जैसे तकनीकी आवश्यकताओं
- साइनेज प्लेसमेंट के बारे में विवरण
आखिरी मिनट में बदलाव करने का यह आदर्श समय है। हालांकि वे हमेशा इसे पसंद नहीं कर सकते हैं, ज्यादातर विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं उचित (और अनुचित) परिवर्तन की उम्मीद करते हैं। बेशक, यदि प्री-कॉन एक समय के दौरान निर्धारित होता है जब सेट-अप प्रगति पर है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सुचारू रूप से चल रहा है, प्रारंभिक कक्ष निरीक्षण करने पर विचार करें।