पर्याप्त सेटअप समय की अनुमति नहीं है
किसी ईवेंट की स्थापना करते समय हमेशा समय के साथ दौड़ होती है, लेकिन आपको अनुमान लगाया जाना चाहिए कि आपको सबकुछ प्राप्त करने के लिए कितना समय चाहिए। पहले अतिथि आने पर श्रमिकों से भरा कमरा रखने से कुछ भी बुरा नहीं दिखता है। लक्ष्य दरवाजे खोलने से कम से कम 15 मिनट पहले सेट करने के लिए होना चाहिए।
ग्राहकों के साथ एक walkthrough निर्धारित नहीं है
किसी ईवेंट के ब्योरे को संप्रेषित करने के लिए स्प्रेडशीट्स, ईमेल और बैंक्वेट इवेंट ऑर्डर उत्कृष्ट टूल हैं। हालांकि, इस अवसर की तस्वीर पेंट करने के लिए पूरी तरह से दस्तावेजों पर भरोसा करने से पर्यवेक्षण हो सकता है। बेहतर रणनीति जब भी संभव हो अपने ग्राहक ऑनसाइट के साथ यात्रा कार्यक्रम के माध्यम से चलना है। प्रत्येक पल और विस्तार पर चर्चा करें जैसे कि घटना आपके सामने हो रही थी।
अपने विक्रेताओं की पुष्टि करने के लिए भूलना
आपका औसत कार्यक्रम विक्रेता कई अलग-अलग श्रेणियों में कई ग्राहकों को सेवा प्रदान करता है।
संक्षेप में, इसका मतलब है कि उन्हें याद रखने के लिए बहुत कुछ है। आप सेटअप समय से 48 घंटे पहले सभी विक्रेताओं से मौखिक या ईमेल पुष्टि प्राप्त करना चाहते हैं। ईमेल आम तौर पर बेहतर होता है क्योंकि आप अपनी उम्मीदों का जादू कर सकते हैं और उन्हें लिखित में जवाब देने के लिए कह सकते हैं।
प्रतिस्पर्धी घटनाओं को देखकर
यदि आपके पास कभी "शोर पड़ोसी" है तो आप पहले ही जानते हैं कि इन परिस्थितियों में कितना विचलित हो सकता है।
आपके स्थान पर अन्य घटनाओं के खिलाफ जाकर एक बड़ी चुनौती हो सकती है, यही कारण है कि आपको इस परिदृश्य को स्थल प्रबंधन और अपने ग्राहकों के साथ पहले से चर्चा करनी चाहिए। पता लगाएं कि आपकी पार्टी के साथ समान आम क्षेत्रों और सार्वजनिक संसाधनों को कौन साझा करेगा, और पहचान लें कि शोर के मुद्दों को हल करने का अधिकार किसके पास है यदि वे कोई समस्या बन जाते हैं।
आकस्मिक योजना नहीं है
खराब मौसम के मामले में, या यहां तक कि आपके स्थल को बंद करने के मामले में आपके घटना का क्या होता है? ये योजना बनाने के लिए आसान चीजें नहीं हैं, लेकिन शो के दिन प्रबंधन करना असंभव हो जाता है। अच्छी माप के लिए कम से कम 2 सप्ताह पहले अपनी आकस्मिक रणनीति तैयार करें। भले ही आप ईवेंट को रद्द करने की योजना बना रहे हों, फिर भी आपको अपने सभी मेहमानों से संपर्क करने के लिए एक संगठित विधि की आवश्यकता होगी।
घटना दिवस पर पर्याप्त सहायता नहीं है
घटना बजट को संतुलित करने की कोशिश करते समय श्रम लागत हमेशा एक मुद्दा है। ऐसा कहा जा रहा है कि हाथों की मदद करने से कम गिरने से बजट पर जाने से बड़ी समस्याएं पैदा हो सकती हैं। यदि आप ईवेंट प्लानर हैं तो आप सब कुछ करने की उम्मीद नहीं कर सकते हैं। कर्मचारियों, विक्रेताओं और विवरणों को समन्वयित करने के लिए आप स्वयं को कब्जा रखने के लिए पर्याप्त हैं। अतिरिक्त श्रमिकों को किराए पर लेने के लिए कुछ सौ डॉलर खर्च करने से डरो मत क्योंकि आप एक बार चीजें आगे बढ़ने में सक्षम नहीं होंगे।
पैकिंग सूची का उपयोग नहीं कर रहा है
ऑफ़-साइट ईवेंट का प्रबंधन करने के लिए आम तौर पर आपूर्ति की विस्तृत सूची की आवश्यकता होती है। बेशक, इन सभी आपूर्तियों को क्रम में प्राप्त करने के लिए आमतौर पर आपके पास कई सप्ताह होते हैं, लेकिन यदि वे इसे कभी भी स्थान पर नहीं लेते हैं तो वे कोई अच्छा नहीं करेंगे। एक पैकिंग सूची कार में लोड करने के लिए आवश्यक चीजों पर तत्काल रीफ्रेशर प्रदान करती है। निश्चित रूप से, आपको स्थल पर उधार लेने के लिए पेन और टेप मिलेंगे, लेकिन अगर आप अपना नाम टैग या लैपटॉप भूल जाते हैं तो क्या होगा? एक पैकिंग सूची बनाएं और छोड़ने से पहले इसे दो बार जांचें।
अच्छी खबर यह है कि इन घटनाओं की योजना गलतियों को आसानी से रोका जा सकता है। असल में, आप इस आलेख को प्रिंट कर सकते हैं और इसे पोस्ट करने के लिए अनुस्मारक के रूप में कार्य करने के लिए पोस्ट कर सकते हैं। याद रखें, वसूली की तुलना में रोकथाम हमेशा आसान है!