किसी इवेंट बजट की योजना बनाना मुश्किल है जब तक कि आपको कोई अच्छा विचार न हो कि आप कितने खर्च करेंगे। यह काफी स्पष्ट लगता है, लेकिन घटना नियोजन से जुड़ी लागत कई अलग-अलग स्थानों से आ सकती है। बस जब आपको लगता है कि आपने अपनी सभी व्यय श्रेणियों की पहचान की है, तो दूसरा आपको ड्राइंग बोर्ड पर वापस भेजने के लिए पॉप अप करता है। इसे आपके साथ होने से रोकने के लिए, मैंने आपके बजट को बनाते समय ध्यान रखने के लिए ईवेंट प्लानिंग व्यय की इस रूपरेखा को एक साथ रखा है।
ऑन-साइट व्यय
इवेंट स्थल द्वारा आम तौर पर लगाए गए लागत और फीस शामिल हैं। यह अक्सर सबसे महंगी श्रेणी होती है, लेकिन भविष्यवाणी करना सबसे आसान है क्योंकि आपको अग्रिम समीक्षा के लिए औपचारिक लागत अनुमान प्राप्त होगा। कहा जा रहा है कि, अपनी उपस्थिति संख्याओं के साथ बदलती परिवर्तनीय लागत में कारक मत भूलना। खानपान इसका एक अच्छा उदाहरण है क्योंकि आपके रोस्टर में प्रत्येक अतिरिक्त वृद्धि के साथ आपकी खाद्य लागत में वृद्धि होगी।
स्थान लागत
- कमरा किराए पर
- सुरक्षा जमा राशि
- बीमा राशि
- पार्किंग
खाद्य और खानपान
- भोजन
- पेय
- बारटेंडर / सर्वर श्रम शुल्क
- कर और सेवा / ग्रैच्युइटी शुल्क
ऑडियो / विजुअल
- माइक्रोफोन
- स्क्रीन और प्रोजेक्टर
- इंटरनेट का उपयोग
- अन्य विशिष्ट उपकरण
थर्ड पार्टी विक्रेताओं
यह श्रेणी होस्ट स्थल के बाहर विक्रेताओं द्वारा प्रदान की जाने वाली सभी वस्तुओं और सेवाओं का प्रतिनिधित्व करती है। प्रत्येक व्यक्ति आपको स्वतंत्र रूप से बिल करेगा, इसलिए आप जिन लोगों के साथ काम कर रहे हैं उन पर करीबी टैब रखना महत्वपूर्ण है।
स्प्रेडशीट का उपयोग करने से आप अपने विक्रेताओं के संपर्कों को अपनी सेवाओं से जुड़े लागतों के साथ व्यवस्थित करने में मदद करेंगे।
घटना किराया
- लिनन, टेबल स्कर्टिंग, और चेयर कवर
- तंबू, स्टेजिंग, और मनोरंजन आकर्षण
- भौतिक वस्तुएं स्थान द्वारा प्रदान नहीं की जाती हैं
- सेटअप / टियरडाउन के लिए श्रम और वितरण
सजावट विक्रेताओं
- एक्सेंट प्रकाश
- फूल और केंद्रपंथी
- गुब्बारे
मनोरंजन
- संगीतकार या डीजे
- अध्यक्ष शुल्क
- अनुबंध राइडर्स (भोजन, आवास, परिवहन)
उत्पादन व्यय
उत्पादन में योजना बनाने और निष्पादित करने के लिए आवश्यक सभी कर्मचारियों और संसाधनों को शामिल किया गया है। ये खर्च उस क्षण से शुरू होते हैं जब घटना का सपना देखा जाता है और पोस्ट-इवेंट पेपरवर्क के माध्यम से जारी रहता है। संक्षेप में, यह श्रेणी घटना आयोजित करने, उपस्थित लोगों को आकर्षित करने और प्रशासनिक तत्वों के प्रबंधन की लागत का प्रतिनिधित्व करती है।
विपणन और पंजीकरण
- प्रिंट और डिजाइन कार्य
- विज्ञापन
- निमंत्रण
- पंजीकरण प्रबंधन
योजना और संगठन
- कार्यक्रम योजनाकार शुल्क
- अंशकालिक और अस्थायी कर्मचारी
- कार्यालय की आपूर्ति
- संचार लागत
- यात्रा व्यय
प्रशासनिक व्यय
- वेतनभोगी कर्मचारी असाइनमेंट्स
- लेखांकन लागत
- कानूनी फीस
- सलाहकार शुल्क
लागत ओवरेज और आपातकालीन निधि
अनियोजित खर्चों के लिए आपको क्या सेट करना चाहिए इसके लिए कोई जादू संख्या नहीं है, लेकिन आपको निश्चित रूप से अप्रत्याशित उम्मीद की आवश्यकता है। कुछ कार्यक्रम योजनाकार अनुमानित खर्चों पर पांच से दस प्रतिशत बजट का सुझाव देते हैं, जबकि अन्य काम करने के लिए एक गोल संख्या चुनते हैं। बड़ी घटनाओं को, ज़ाहिर है, अधिक आवंटित करना चाहिए क्योंकि प्रति व्यक्ति बिल की निगरानी एक हजारों डॉलर में हो सकती है।
इस रूपरेखा का उद्देश्य आपको विभिन्न प्रकार के कार्यक्रम नियोजन व्यय के बारे में जागरूक करना है जो हो सकता है। प्रत्येक घटना अनूठी है , इसलिए आपके यहां सूचीबद्ध वस्तुओं में से कम या कम शामिल हो सकते हैं। महत्वपूर्ण बात यह जानना है कि आपकी लागत कहां से आ रही है। किसी विशेष विक्रेता या श्रेणी से जुड़े खर्चों को देखते हुए आपके बजट पर विनाश हो सकता है, लेकिन सबसे खराब स्थिति परिदृश्य बिल आने तक खर्च के बारे में पूरी तरह से भूल रहा है।