कार्यक्रम योजनाकार शुल्क संरचना

चाहे आप सामाजिक कार्यक्रमों, व्यावसायिक घटनाओं या दोनों के संयोजन के लिए एक कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय शुरू कर रहे हों, कोई भी जो अपने व्यवसाय पर विचार कर रहा है, निश्चित रूप से सेवाओं के लिए उचित दर स्थापित करने के बारे में चिंतित होना चाहिए। सेवाओं के लिए चार्ज करने के बारे में जानना महत्वपूर्ण है।

दुर्भाग्य से, जवाब सरल नहीं है। कई कारक इवेंट प्लानिंग ऑपरेटिंग व्यय, वेतन और मुनाफे सहित किसी की दर निर्धारित करने में जाते हैं।

हकीकत यह है कि दरें आपके व्यवसाय को संचालित करने, आपके द्वारा की जाने वाली परियोजनाओं के प्रकार और बाजार क्या भुगतान करने के इच्छुक हैं, इस पर निर्भर करता है।

यह आपके लक्षित बाजार पर भी निर्भर करता है। यही है, आपके ग्राहक या संभावना के पास एक लक्षित बजट होगा, और आपकी सेवाओं को उन मानकों के भीतर प्रतिस्पर्धी होना चाहिए।

तरीके इवेंट प्लानर्स उनके शुल्क का ढांचा

फिर भी, यदि आप अंशकालिक या यहां तक ​​कि पूर्णकालिक व्यवसाय शुरू करना चाहते हैं, तो आपके ईवेंट शुल्क को व्यवस्थित करने और अपने ग्राहकों को अपनी फीस उद्धृत करने के लगभग पांच तरीके हैं:

• फ्लैट परियोजना शुल्क
• खर्चों का प्रतिशत
• प्रति घंटा - दर
• व्यय का प्रतिशत और प्रति घंटे की दर
• कमीशन दर

निम्नलिखित स्पष्टीकरण और उदाहरणों के लिए, मान लीजिए कि आप अपनी सेवाओं के लिए औसत $ 75 प्रति घंटा कमा सकते हैं।

एक फ्लैट परियोजना दर के आधार पर शुल्क

कई ग्राहक यह जानना पसंद करते हैं कि सभी फीस सहित एक परियोजना कितनी लागत आएगी। एक कार्यक्रम योजनाकार के रूप में , यह पेशकश करने के लिए, आपको एक फ्लैट शुल्क निर्धारित करना होगा और यह निर्धारित करना होगा कि उस राशि के लिए कौन सी सेवाएं शामिल की जाएंगी।

यह सीधे आपके लिए, योजनाकार के बजट को प्रबंधित करने की ज़िम्मेदारी रखता है, और विभिन्न परिस्थितियों की अपेक्षा करने की आवश्यकता होती है जिसमें परिस्थितियां बदल सकती हैं। इस परिदृश्य में, ग्राहक सभी रसद, खानपान, स्थल, आवास खर्च इत्यादि को समन्वयित करने के लिए ईवेंट प्लानर के साथ सीधे अनुबंध कर सकता है।

फ्लैट प्रोजेक्ट फीस आमतौर पर पैकेजिंग कार्यक्रमों के लिए उपयोग की जाती हैं, जैसे स्पोर्ट्स मार्केटिंग प्रोग्राम के साथ मिलते हैं, और कई शर्तों और चेतावनियों के साथ प्रति व्यक्ति आधार पर गणना की जा सकती है।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपको 15 मेहमानों के लिए एक दिवसीय ऐतिहासिक शहर का दौरा करने के लिए किराए पर लिया जा रहा है। आपका ग्राहक चाहता है कि आप परिवहन के लिए एक फ्लैट शुल्क, एक निजी गाइड, दोपहर का भोजन और किसी भी / सभी प्रवेश शुल्क स्थानों पर उद्धरण दें; हालांकि, वह यह भी पूछती है कि आप प्रत्येक व्यय आइटम का उच्च स्तरीय टूटना प्रदान करते हैं।

इस परिदृश्य में, आपको अपने समय सहित सभी सेवाओं की लागत पर बातचीत / गणना करना होगा, और व्यय के लिए कुल योग उद्धृत करना होगा। यह आवश्यक योजनाओं की पहचान करने, सभी सेवाओं के लिए भुगतान करने और सभी सेवा समझौतों की ज़िम्मेदारी रखने के लिए कार्यक्रम योजनाकार की ज़िम्मेदारी / जोखिम होगा।

व्यय के प्रतिशत के आधार पर शुल्क

औसतन, सबसे योग्य कार्यक्रम योजनाकारों को अपने शुल्क के हिस्से के रूप में किसी घटना की कुल लागत का 15-20% के बीच चार्ज करने में सहज महसूस करना चाहिए। कार्यक्रम की जटिलता और किसी कार्यक्रम की योजना बनाने और निष्पादित करने में कितना समय लगता है, कभी-कभी यह योजनाकार की पूरी लागत और लाभ के स्रोत को कवर करने के लिए पर्याप्त होता है।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपको 40 मेहमानों के लिए प्रति व्यक्ति $ 175 के साथ एक विशेष रेस्तरां में एक निजी रात्रिभोज आयोजित करने के लिए किराए पर लिया जा रहा है।

आइए अनुमान लगाएं कि यह आपके ग्राहक के साथ मिलने के लिए कुल 15 घंटे लेता है, इस कार्यक्रम पर सभी अनुवर्ती योजनाओं का पालन, भाग लेता है और पूरा करता है। यदि आप कुल व्यय का 18% की दर लेते हैं, तो आप $ 75 / घंटा की लक्षित लक्षित दर से थोड़ा अधिक कमाएंगे:

$ 175 x 40 अतिथि = $ 7,000 x 18% = $ 1,260
15 घंटे x $ 75 / घंटा = $ 1,125

यदि ग्राहक सीधे सभी सेवाओं के लिए आपके साथ अनुबंध कर रहा है, तो क्लाइंट को उप-योग ईवेंट व्यय शुल्क कुल $ 8,260 होगा।

प्रति घंटा दर के आधार पर शुल्क

कुछ ग्राहक ईवेंट प्लानर को सेवाओं के लिए एक घंटे की दर उद्धृत करने और किसी दिए गए क्लाइंट प्रोग्राम को प्रबंधित और निष्पादित करने के लिए घंटों की कुल संख्या का अनुमान लगाने के लिए पसंद करते हैं। यह फ्लैट परियोजना दर के समान प्रतीत हो सकता है, लेकिन यह दोनों पक्षों के हिस्से में अधिक लचीलापन की अनुमति देता है ताकि रास्ते में आवश्यक परिवर्तनों को समायोजित किया जा सके।

कई व्यवसाय कार्यक्रम योजनाकार सेवाओं के लिए प्रति घंटा बिल करेंगे। यह ग्राहक को यह जानने की अनुमति देता है कि आपकी सेवाओं को किराए पर लेने के लिए कितना खर्च आएगा और उसे उचित बजट की गणना करने की अनुमति होगी। अक्सर, इसका कारण यह है कि ग्राहक किसी भी अप्रत्याशित व्यय पर बेहतर संभाल लेना चाहता है।

उम्मीदों के आस-पास सावधान मानकों को परिभाषित करना हमेशा याद रखें ताकि दोनों पार्टियां इस बात के अनुरूप हों कि कौन सी सेवाएं प्रदान की जाएंगी। एक कार्यक्रम योजनाकार के रूप में, आपको किए जाने वाले सभी उचित व्यावसायिक खर्चों के लिए बिलिंग का संदर्भ शामिल करना चाहिए।

कुछ कार्यक्रम योजनाकार शिपिंग, कार किराए पर लेने और अन्य विविध व्यय वस्तुओं जैसे परिचालन खर्चों को 15-20% तक चिह्नित कर सकते हैं जबकि अन्य नहीं करते हैं; यदि आप करते हैं, तो आपको ऐसे मार्कअप का खुलासा करना चाहिए और अपने ग्राहक के साथ पहले से ही अनुबंध प्राप्त करना चाहिए।

जब घंटे की घटना नियोजन दर की बात आती है, तो यह निर्धारित करना भी महत्वपूर्ण है कि आप अपने समय के लिए कितनी बार बिल दे सकते हैं।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक ग्राहक मार्च में एक दिवसीय संगोष्ठी आयोजित करने के लिए अक्टूबर में आपको भर्ती कर रहा है। आपकी सेवाओं को स्रोत, अनुबंध, सेवाओं , ए / वी के लिए स्रोत और बातचीत के लिए अनुबंधित किया जा रहा है, और सीमित मात्रा में संचार वस्तुओं (यानी आमंत्रण, एजेंडा, मूल्यांकन फॉर्म इत्यादि) के लिए सामग्री निर्माण में योगदान दिया जाता है।

आपका ग्राहक आपको ऑन-साइट प्रबंधन प्रदान करने के लिए भी भर्ती कर रहा है। आप सामने एक समझौता स्थापित करते हैं कि आप अलग-अलग समय पर पहचान की गई सेवाओं के लिए बिल करेंगे, और साप्ताहिक, द्विपक्षीय या मासिक आधार पर किए गए सभी सेवाओं के लिए चालान जमा करेंगे।

इस समझौते के तहत, आप और आपके ग्राहक दोनों को काम के विस्तृत विवरण का काम करना चाहिए जिसमें दोनों पक्षों की अपेक्षित जिम्मेदारियां शामिल हैं। फिर, आप कई घंटों के साथ-साथ उचित व्यय का कुल बजट अनुमान लगा सकते हैं (उन विवरणों में स्पष्ट हो सकते हैं)।

व्यय के प्रतिशत के आधार पर शुल्क प्लस फ्लैट शुल्क / प्रति घंटा दर

कभी-कभी आपको किसी आयोजन को व्यवस्थित करने के लिए किराए पर लिया जा रहा है, और किसी भी कारण से, ग्राहक खर्चों के प्रतिशत के आधार पर एक दर पसंद करता है। हालांकि, यह आपके कुल समय और सेवाओं की लागत को कवर करने के लिए पर्याप्त नहीं है। इन स्थितियों में, दो अलग-अलग श्रेणियों में संयुक्त लागत पर अपनी फीस पेश करना उचित है।

उदाहरण के लिए, एक ग्राहक आपको एक सम्मेलन से जुड़े कार्यक्रमों को व्यवस्थित करने के लिए काम पर रखता है। आपका असाइनमेंट दो निजी रात्रिभोज और एक गोल्फ आउटिंग आयोजित करना है, प्रत्येक में 50 मेहमानों के साथ। इन संयुक्त घटनाओं की कुल लागत लगभग $ 20,000 चलती है, लेकिन इसके लिए आपके समय के लगभग 60 घंटे की आवश्यकता होती है, और इस परियोजना की जटिलता उच्च लाभ मार्जिन को उचित ठहरा सकती है। इसे ध्यान में रखते हुए, आप निम्नलिखित अंतिम गणना के साथ अपने अंतिम फ्लैट शुल्क + प्रति घंटा दर पर आ सकते हैं:

व्यय अनुमान का प्रतिशत:
$ 20,000 x 18% = $ 3,600

प्रति घंटा दर अनुमान:
60 घंटे x $ 75 / घंटा = $ 4,500

प्रति घंटा घाटा: $ 900

यदि आप घाटे में आते हैं, जैसा कि हमने ऊपर दिए गए उदाहरण में किया है, तो आप कई बाहरी विक्रेताओं की रसद प्रबंधित करने के लिए 15 घंटे उद्धृत करना चुन सकते हैं। आपका उद्धरण निम्नलिखित को प्रतिबिंबित कर सकता है:

उप-योग कार्यक्रम व्यय: $ 23,600
फ्लैट शुल्क: $ 1,125 (15 घंटे के आधार पर $ 75 / घंटा)

इस परिदृश्य में, आपको सावधानीपूर्वक यह निर्धारित करने की आवश्यकता होगी कि आपने अपने घंटों को उचित रूप से अनुमानित किया है (गैर-मानक परिचालन खर्च जैसे व्यक्तिगत यात्रा जैसे खाते को कवर करना)। जैसा कि अपेक्षित है, कुछ ग्राहकों को बाद में खर्चों में बढ़ोतरी देखने में प्रसन्नता हो रही है जब तक कि उचित कारण प्रदान नहीं किए जाते।

कमीशन दरों के आधार पर शुल्क

एक और तरीका यह है कि कार्यक्रम योजनाकार सेवाओं के लिए फीस एकत्र कर सकते हैं, एक कमीशन दर प्रदान करने वाले स्थानों के माध्यम से ईवेंट स्पेस को सुरक्षित करना। ये टिकट आमतौर पर ट्रैवल एजेंटों को टिकट, होटल के कमरे और परिवहन के अन्य रूपों के बुकिंग के लिए प्रदान किए जाते हैं।

उदाहरण के लिए, कई होटल अतिथि कमरे और अन्य खर्चों के लिए 10% तक कमीशन दर बढ़ा सकते हैं।

यद्यपि कुछ कार्यक्रम योजनाकार खुद के लिए आय के स्रोत के रूप में कमीशन दरों को गले लगाएंगे, लेकिन समझदार ग्राहक शामिल होने पर घटनाकार योजनाकार की वफादारी की भावना पर सवाल उठा सकते हैं। इसी कारण से, कई अनुभवी योजनाकार किसी भी योजना चयन को सीमित कर देंगे जिसमें कमीशन योग्य दर शामिल हो या उनके कार्यक्रमों के लिए गैर-कमीशन मूल्य निर्धारण की बातचीत हो और बचत के स्रोत को सीधे अपने ग्राहक की निचली पंक्ति में पास कर दें।

इसके अलावा, कुछ ग्राहक इस बात से अवगत हो सकते हैं कि कमीशन दर मौजूद हैं और अन्य बाहरी सलाहकारों को किसी अन्य पहचान की गई बिलिंग विधियों का उपयोग करके बिल करने की उम्मीद नहीं करते हैं और अभी भी एक कमीशन दर का भुगतान करते हैं। आम तौर पर, इसे कई कार्यक्रम योजनाकारों द्वारा अनिवार्य रूप से "राजस्व धारा" को "डबल डुबकी" करने के लिए अच्छा रूप नहीं माना जाता है।

यदि कमीशन दरों को स्वीकार करते हैं, तो वैकल्पिक बिलिंग विधियों का उपयोग करके अपनी सेवाओं के लिए अपनी क्लाइंट फीस चार्ज न करना सबसे अच्छा है।

ऐसे परिदृश्य हैं जब कमीशन दर सबसे अधिक समझ में आती हैं, जैसे एक छोटा गैर-लाभकारी या एसोसिएशन जो सदस्यता कार्यक्रम या मीटिंग के लिए आपकी सेवाएं भर्ती कर सकता है और शुल्क का बड़ा हिस्सा संगठन के बजाए उपस्थित लोगों द्वारा सीधे भुगतान किया जाता है।

एक और परिदृश्य हो सकता है यदि आपका ग्राहक आपके द्वारा क्लाइंट उपहार खरीद रहा है, और आप प्रचारक आइटम वितरण सेवाएं भी प्रदान कर सकते हैं। उस स्थिति में, प्रचारक वस्तुओं के लिए बस बातचीत करें और एक घंटे के आधार पर अपनी सेवाओं के लिए शुल्क न लें जब तक कि आपका ग्राहक सामने के सभी शुल्कों से अवगत न हो।