सर्वश्रेष्ठ कार्यक्रम योजनाकार को कैसे ढूंढें और किराए पर लें

एक बाहरी कार्यक्रम योजनाकार या निर्माता को भर्ती करना एक कठिन काम नहीं है, लेकिन आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप सर्वश्रेष्ठ कार्यक्रम योजनाकारों को सोर्सिंग करने और अपनी कंपनी की घटना के लिए एक को करने से पहले सावधानी से स्क्रीनिंग करने में समय व्यतीत करें।

अपना चयन करते समय विचार करने के लिए चर हैं। इनमें आपके कार्यक्रम का उद्देश्य, जिस बजट के साथ आप काम कर रहे हैं, बाहरी रूप से भर्ती के लिए आपका कारण, और नौकरी के लिए उपलब्ध उम्मीदवार, और सौभाग्य से, कुछ उत्कृष्ट संसाधन कंपनियां सर्वश्रेष्ठ ईवेंट प्लानर या निर्माता को चुनने के लिए उपयोग कर सकती हैं उनकी कंपनी की घटना बनाने में मदद करें।

यह निर्धारित करने में आपकी सहायता के लिए निम्न मार्गदर्शिका का उपयोग करें कि आपको अपनी अगली कंपनी घटना के लिए ईवेंट प्लानर की आवश्यकता है या नहीं, और यदि आप करते हैं, तो नौकरी के लिए सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार का चयन कैसे करें।

इवेंट प्लानर के लिए अपना इवेंट ऑब्जेक्टिव और आवश्यकता निर्धारित करें

ज्यादातर लोग सोचते हैं कि किसी बाहरी कार्यक्रम योजनाकार या कैटरर को भर्ती करना घटना के बजट को निर्धारित करके शुरू होता है, लेकिन सच्चाई यह है कि यह परिभाषित करना शुरू करना महत्वपूर्ण है कि आप पहले स्थान पर क्यों आयोजन करना चाहते हैं। बाहरी या आंतरिक संसाधन तक पहुंचने से पहले जो आपको उस कार्यक्रम की योजना बनाने में मदद करेगा, आप घटना के महत्वपूर्ण लक्ष्यों को साझा करने की स्थिति में रहना चाहते हैं। अपने प्रासंगिक प्रश्नों का उत्तर दें कि किसके बाद, क्या, कहां, कब, क्यों और कैसे समायोजन करने के लिए पर्याप्त समय होगा।

एक बार जब आप अपने उद्देश्यों को परिभाषित कर लेंगे, तो कुछ स्पष्ट विचार सामने आएंगे कि आप किस विषय और संदेश को अपने कार्यक्रम में व्यक्त करना चाहते हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप यह निर्धारित करना चाहेंगे कि बाहरी संसाधनों को संभालने के लिए आपको कौन सी गतिविधियां और सेवाएं चाहिए आपकी जगह।

आप यह निर्धारित करना चाहते हैं कि आपके पास योजनाकार के लिए कौन सा बजट है और यदि वे स्थल का चयन करने, मेनू बनाने और खाद्य और पेय विकल्पों, स्रोत वक्ताओं और मनोरंजन पर सिफारिशें करने में मदद करेंगे, तो दिन की उत्पादन आवश्यकताओं के लिए साइट पर हों, और / या निमंत्रण और अतिथि सूची जैसे महत्वपूर्ण संचार दस्तावेज़ बनाने में मदद करें।

यदि आप अकेले अपने कार्यक्रम की योजना बना रहे हैं और अभी भी इनमें से कोई भी ज़रूरत नहीं है, तो संभावना है कि आप इन कार्यों और जिम्मेदारियों को प्रबंधित करने के लिए एक ईवेंट प्लानर किराए पर लेना चाहेंगे।

एक योग्य कार्यक्रम योजनाकार खोजने के लिए स्थानीय स्रोतों का उपयोग करें

अक्सर, लोग सोचते हैं कि मुंह का शब्द उनकी सालगिरह पार्टी, नाश्ते की व्यापार मीटिंग, सप्ताहांत वापसी, या किसी अन्य प्रकार की घटना के लिए एक कार्यक्रम योजनाकार को किराए पर लेने का सबसे अच्छा तरीका है, और यह निश्चित रूप से मदद करता है, यह शायद सबसे प्रभावी दृष्टिकोण नहीं है।

यदि आप अपने संबंध के लिए सर्वश्रेष्ठ कार्यक्रम योजनाकार खोजने की कोशिश कर रहे हैं, तो किसी ऐसे व्यक्ति का शोध करना सर्वोत्तम है जो अनुभवी है और ईवेंट योजनाकारों के समुदाय में एक मजबूत प्रतिष्ठा रखता है। मुंह का शब्द नए ग्राहकों को ढूंढने के इच्छुक प्लानर के लिए आसान बिक्री का अवसर प्रदान करता है, लेकिन सहकर्मी प्रतिष्ठा बहुत प्रभावी है।

भले ही यह एक सामाजिक घटना या कॉर्पोरेट मीटिंग है, आम तौर पर, एक घटना योजनाकार या कैटरर को भर्ती करने के नियम समान रहते हैं: आप किसी ऐसे व्यक्ति को किराए पर लेना चाहते हैं जिसकी आपकी घटना बनाने में विशेषज्ञता हो।

पेशेवर सदस्यता समूहों के अध्यायों पर विचार करें या मीटिंग प्रोफेशनल इंटरनेशनल, इंटरनेशनल स्पेशल इवेंट्स सोसायटी, कैटरिंग एक्जीक्यूटिव्स के नेशनल एसोसिएशन के राष्ट्रीय या स्थानीय अध्याय के साथ जांच करें।

यह पता लगाने के लिए भी प्रासंगिक है कि उनके उद्योग में लेख कौन प्रकाशित कर रहा है।

यदि आप जानना चाहते हैं कि किसी विशेष बाजार में सेवाओं या विशेषज्ञता देने के लिए किसकी प्रतिष्ठा है, स्थानीय सम्मेलन और आगंतुकों के ब्यूरो के साथ जांच करें क्योंकि कई कार्यक्रम योजनाकार सक्रिय सदस्य हैं, और वे वाणिज्य के स्थानीय कक्षों के साथ संबंध बनाए रखते हैं; स्रोत विशेषज्ञों का एक और तरीका होटल सम्मेलन बिक्री विभाग तक पहुंचना है- वे आपके साथ साझा करेंगे जिन्हें वे भरोसा करते हैं।

आवेदकों के साथ साक्षात्कार और चर्चा की जरूरत है

अधिकांश कार्यक्रम योजनाकार आपके विशिष्ट कार्यक्रम के बारे में सुनने के लिए उत्सुक होंगे, लेकिन उन्हें पहले संक्षिप्त विवरण प्रदान करेंगे, और साक्षात्कार के शुरुआती दौर में अपनी विशेषज्ञता पर थोड़ी अधिक ध्यान केंद्रित करेंगे, जिसके दौरान आपको उम्मीदवारों की संख्या को कम करना चाहिए तीन सबसे मजबूत आवेदक।

इसके बाद आपको प्रत्येक कार्यक्रम योजनाकार या उनकी फर्म से अपने व्यवसाय के बारे में जानकारी साझा करने, पिछली घटनाओं के साथ अनुभव करने, और आकस्मिकताओं के लिए योजना बनाने, आवेदक की प्रतिक्रिया के तरीके पर सावधानीपूर्वक ध्यान देने और किसी भी अनुवर्ती प्रश्नों के बारे में जानकारी देने के लिए पूछना चाहिए आपकी कंपनी, घटना, या उसके लक्ष्यों के लिए।

अच्छे योजनाकार आपको अपने कार्यक्रम के समग्र उद्देश्यों, समयरेखा, बजट, अतिथि गणना और व्यक्तिगत वरीयताओं के बारे में जानने के लिए चर्चा के माध्यम से चलेंगे। अच्छे योजनाकार आपको अपने संगठन के बारे में प्रश्न पूछेंगे और आपके उद्देश्यों और आपके विशेष आयोजन के बारे में जानेंगे- बाकी संकेतों से बाहर आने वाले उम्मीदवारों को ढूंढने के साक्षात्कार के दौरान इन संकेतों को देखें।

हालांकि साक्षात्कार के पहले दौर के दौरान व्यक्तिगत रूप से किसी से मिलना हमेशा संभव नहीं होता है, खासकर यदि आपका कार्यक्रम शहर से बाहर है, तो यह आपके कार्यक्रम और कंपनी के लिए सही योजनाकार या निर्माता चुनने में एक महत्वपूर्ण कदम हो सकता है।

आमने-सामने की बैठकें योजनाकार की विशेषज्ञता से परे अंतर्दृष्टि प्रदान करती हैं या आपकी कंपनी में टीम के साथ उनके संबंध में अनुभव करती हैं जो इस घटना को बनाने में मदद करेगी-आप ऐसे उम्मीदवार को चुनना चाहेंगे जिसके लिए न केवल एक महान ट्रैक रिकॉर्ड है गुणवत्ता की घटनाओं का उत्पादन, लेकिन यह भी जो आपकी टीम के साथ आता है।

विकल्पों को संक्षिप्त करना और चयन करना

अपने आंत वृत्ति, अपने दोस्तों या यहां तक ​​कि सहकर्मियों और सहकर्मियों की सलाह, या अकेले व्यक्तिगत बैठक में जाने के लिए पर्याप्त नहीं है-यह आपका कार्यक्रम है, और आपका नाम और आपकी प्रतिष्ठा इसके साथ जुड़ी होगी-आप अपने उम्मीदवारों के संदर्भों की जांच करने की भी आवश्यकता है। उम्मीदवारों के नाम पूछना सुनिश्चित करें कि उम्मीदवारों ने पहले से काम किया है, लेकिन उन घटनाओं को ढूंढने के लिए प्रत्येक योजनाकार के इतिहास में भी खुदाई करें, जिन्हें आपने उल्लेख नहीं किया हो सकता है-आपको पता चल जाएगा कि उसने किसी विशेष क्लाइंट के साथ कुछ कार्यक्रमों को बॉट किया था उसका फिर से शुरू नहीं करें।

एक बार जब आप यह सत्यापित कर लें कि एक उम्मीदवार आपकी कंपनी के साथ अच्छी तरह से उत्साहित है, तो क्षेत्र में विशेषज्ञता का प्रदर्शन करता है, और उस घटना की बहुत अच्छी समझ है जिसे आप उसके साथ बनाना चाहते हैं, अब आपके चयन को एक से कम करने और सुनने के लिए समय है घटना के बारे में उसके विचार। अपने लक्ष्यों और विचारों के आधार पर, एक अच्छा कार्यक्रम योजनाकार आपको एक ऐसी योजना के साथ पेश करेगा जो आपकी थीम को प्राप्त करने में मदद करेगा-अगर यह लोगों के घनिष्ठ समूह के लिए निजी शाम और रात्रिभोज है, तो योजनाकार आपको उन विचारों के साथ आना चाहिए जिनमें कई शामिल हैं आपके कार्यक्रम के लिए विवरण।

इस बिंदु पर, कार्यक्रम योजनाकार आपको उन विचारों के साथ प्रस्तुत करना चाहिए जो आपको महसूस करेंगे कि उन्होंने आपका बजट लिया है और इसके मूल्य को दोगुना कर दिया है। यह आपके घटना के लिए अपनी दृष्टि को पिच करने के तरीके में स्पष्ट होना चाहिए।

इवेंट प्लानर के लिए अपने बजट की तुलना करना

आपके ईवेंट उद्देश्यों के आधार पर, यह संभव है कि आपके प्रोग्राम के विभिन्न तत्वों के लिए कितना खर्च आएगा, यह सामान्य ज्ञान बनाना संभव है, जो आपके द्वारा होस्ट किए जाने वाले ईवेंट के प्रकार और इसमें शामिल होने के आधार पर अलग-अलग होगा। बहुत से लोग जो पहली बार आयोजन आयोजित करते हैं, वे बीयर बजट पर शैम्पेन कार्यक्रम की योजना बनाने के जाल में पड़ जाते हैं, यही कारण है कि कई लोग मदद के लिए अपने कार्यक्रम योजनाकार के पास जाएंगे।

एक आदर्श उम्मीदवार वह बजट लेगा जो आप उन्हें पेश करते हैं और इसे जादुई में बदल देते हैं, लेकिन उन विचारों पर कीमत आएगी, और यह आपके लिए महत्वपूर्ण है कि योजनाकार से उनकी सभी लागतों और संभावित स्रोतों का खुलासा करने के लिए यह पूछें कि ये शुल्क कैसे हैं कवर किया जाएगा और समग्र बजट में शामिल किया जाएगा- कार्यक्रम योजनाकार शुल्क प्लानर से प्लानर या इवेंट कंपनी से इवेंट कंपनी में अलग-अलग होंगे।

आपके कार्यक्रम की प्रकृति के आधार पर, आपको ईवेंट प्लानर और ईवेंट के स्थान और सेवाओं के लिए जमा, कागजी कार्य और अनुबंध प्रदान करने के लिए कहा जाएगा। यह व्यवसाय को संभालने का एक पूरी तरह से स्वीकार्य तरीका है, लेकिन इस बिंदु पर सबसे अच्छी सलाह पेशेवर सलाह लेना है और कभी भी उस अनुबंध पर हस्ताक्षर नहीं करना चाहिए जिसकी समीक्षा आपके कानूनी वकील द्वारा नहीं की गई है- खासकर जब निजी व्यक्तियों से निपटना हो, जिनके पास नहीं हो सकता एक बड़ी फर्म के समान संसाधन।

अपने प्लानर के साथ रहें और आग और रीयर के लिए तैयार रहें

घटना नियोजन से संबंधित सबसे बुरी कहानियां आम तौर पर फॉलो-थ्रू की कमी का परिणाम होती हैं। घटना नियोजन के लिए रसद के प्रभावी समन्वय की आवश्यकता होती है और इन्हें किसी तीसरे पक्ष के व्यक्ति को परिभाषित करने के लिए बैकफायर किया जा सकता है यदि आपके द्वारा नियोजित कार्यक्रम योजनाकार घटना के लिए आपकी कंपनी के लक्ष्यों और उद्देश्यों के लिए पूरी तरह उत्तरदायी नहीं है।

इस कारण से, आप एक भर्ती प्रबंधक के रूप में योजनाकार या निर्माता के साथ बारीकी से काम करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि उत्पादन के हर तत्व बिना छेड़छाड़ के बंद हो जाए-यह सुनिश्चित करने के लिए कि स्थान और आपूर्तिकर्ता प्रत्येक के लिए भुगतान सुनिश्चित करने के लिए तैयार हैं विक्रेता पहले और बाद में। यह कहना नहीं है कि अधिकांश कार्यक्रम योजनाकार अपनी वादा सेवाओं पर नहीं पहुंचते हैं; इसका मतलब है कि आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि रसद की पुष्टि हो गई है।

यदि सबकुछ योजनाबद्ध हो जाता है, तो आपके पास एक सफल घटना होगी और भविष्य के लिए एक उत्कृष्ट कार्यक्रम योजनाकार संसाधन होगा, लेकिन अगर योजना प्रक्रिया लेखन के लिए सहमत सेवाओं के लिए सुचारू रूप से नहीं चलती है, तो यह समीक्षा करना महत्वपूर्ण है कि परियोजना है या नहीं योजनाकार के साथ एक अच्छा फिट।

हालांकि, धैर्य रखने और रसद के माध्यम से काम करने और रास्ते में किसी भी संभावित गलतफहमी के लिए उचित है, अगर आप अपनी इच्छित सेवाओं को प्राप्त नहीं कर रहे हैं तो आपको कुछ गंभीर चर्चा करने के लिए तैयार रहना चाहिए। यदि आपको जरूरी है, तो खराब योजनाकार को आग लगाने के लिए तैयार रहें और हर समय बैकअप विकल्प लें।