आवश्यक विवरण तैयार करना
किसी भी व्यावसायिक परियोजना की तरह, पहला कदम आपके पास मौजूद सभी जानकारी व्यवस्थित करना और सबसे जरूरी मामलों की पहचान करना है।
किसी स्थान को चुनने या स्पीकर को भर्ती करने से पहले, आपको अपने ईवेंट के बुनियादी मानकों को जानना होगा। जब तक आपके पास अधिक विशिष्ट विनिर्देशों का पालन न हो जाए तब तक किसी तीसरे पक्ष के साथ विवरण और लागतों के बारे में बात करना लगभग असंभव है। बाहरी विक्रेताओं से संपर्क करने से पहले आपको महत्वपूर्ण विवरण यहां परिभाषित करना चाहिए।
तारीख
सब कुछ आपके विशेष आयोजन की तारीख के आसपास घूमता है। आदर्श रूप में, आप तीन संभावित तिथियों को ध्यान में रखना चाहते हैं ताकि आप बोर्ड में उपलब्धता और कीमतों की तुलना कर सकें। अधिकतम लचीलापन के लिए सप्ताह के अलग-अलग दिनों को शामिल करने का प्रयास करें।
समय सीमा
यहां तक कि एक घंटे का अंतर भी आपकी योजना पर असर डाल सकता है, इसलिए आपको अपने अनुमानित समय के फ्रेम के बारे में विशिष्ट जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, 8 बजे के बजाय 10 बजे से शुरू होने का मतलब है कि आपको नाश्ते का बजट आवंटित करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है।
उपस्थिति संख्याएं
यह एक विवरण है जिसे अक्सर उत्पादक बातचीत के लिए व्यापक रूप से अनुमानित किया जाता है। अपने उपस्थिति अनुमानों के साथ यथार्थवादी बनें । पहले से चर्चा करें कि आप किससे आमंत्रित करेंगे और स्प्रेडशीट पर अपने अनुमान लगाएंगे। उपस्थिति और बजट सीधे सहसंबंधित हैं, इसलिए उन लोगों की संख्या के बारे में खतरनाक रूप से अनुमान न लें जो आपको लगता है कि भाग लेंगे।
नंबरवनबदलाव िनयम
यदि आप रात्रिभोज की मेजबानी कर रहे हैं तो आपको केवल एक भोज कमरे की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन एक पूर्ण पैमाने पर सम्मेलन के लिए अतिरिक्त ब्रेकआउट रूम और एक प्रदर्शनी स्थान की आवश्यकता होगी। एक बार फिर, आप लागत को मापने में सक्षम नहीं होंगे जब तक आप परिभाषित नहीं करते कि आपको कितनी जगह चाहिए। सम्मेलनों के लिए, सबसे अच्छी बात यह है कि आपकी पहली बैठक में एक नकली यात्रा कार्यक्रम की योजना बनाएं। विचारों को साझा करना और पेपर पर उन्हें एक साथ जोड़ना आपको अगले नियोजन निर्णयों के माध्यम से चलाने में मदद करेगा।
बजट बनाम लागत
स्थल और खानपान लागत जानने से पहले बजट पर काम करने के लिए अव्यवहारिक लग सकता है, लेकिन इस तरह से काम करने से आप सभी विक्रेता प्रस्तावों को मापने के लिए एक बेंचमार्क प्रदान कर सकते हैं। अपने राजस्व स्रोतों से शुरू करें। उपस्थिति के लिए आपको कितना शुल्क लेना चाहिए? क्या आप ऑफसेट लागतों की सहायता के लिए प्रायोजकों से कॉल करेंगे? भाग लेने के लिए प्रदर्शकों का भुगतान क्या होगा? अंततः राजस्व आपके बजट को निर्देशित करेगा, इसलिए यह केवल उन्हें बचाने के लिए समझ में आता है।
विपणन
अपने राजस्व स्रोतों की पहचान करने के बाद, अगला कदम आपकी मार्केटिंग योजना की रूपरेखा तैयार करना है । अपने राजस्व जनरेटर तक पहुंचने और संलग्न करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? शायद आपके पास नियोक्ता या सदस्यता संघ के रूप में संभावित उपस्थित लोगों की एक सूची है। यह स्पष्ट रूप से सहायक होगा, लेकिन प्रायोजकों और प्रदर्शकों के बारे में क्या होगा?
यदि आप 20 से अधिक प्रदर्शकों को आकर्षित करने की योजना बना रहे हैं, तो आप उन्हें पहुंचने में सक्षम होना चाहिए। लक्षित विपणन अभियानों के पैसे खर्च करते हैं, और यह आपके राजस्व में कटौती करता है।
परिवहन और लॉजिंग
स्थानीय सम्मेलन चलाने से आम तौर पर परिवहन के बारे में कोई चिंता समाप्त हो जाती है। हालांकि, आपको अभी भी वक्ताओं, प्रदर्शकों और विशेष मेहमानों के लिए आवास को संबोधित करने की आवश्यकता है। यदि आप पर्याप्त कमरे की रात बुक करते हैं तो कुछ होटल मीटिंग स्पेस पर छूट प्रदान करते हैं। इस पर पूंजीकरण का एकमात्र तरीका आपकी आवास आवश्यकताओं को पहले से ही जानना है। अपने उपस्थिति डेटा के माध्यम से वापस जाएं और परियोजना करें कि आपके क्षेत्र के बाहर से कितने अतिथि हैं।
अब यह सब सामने इकट्ठा करने के लिए बहुत सारी जानकारी की तरह लगता है, और यह है। लेकिन ध्यान रखें कि ये वे विवरण हैं जो नियोजन प्रक्रिया में अन्य सभी को प्रभावित करते हैं।
आप प्रारंभ में अधिक "ग्लैमरस" कार्यों, जैसे साइट विज़िट और मेनू प्लानिंग के लिए आकर्षित हो सकते हैं। बस याद रखें कि उनका समय आ जाएगा। अभी के लिए, तथ्यों पर ध्यान केंद्रित करें ताकि आप बाद में सर्वोत्तम निर्णय ले सकें।