एक विनाशकारी विशेष घटना से बचने के लिए आवश्यक घटना नियोजन युक्तियाँ
लेकिन जब घटना की योजना की बात आती है, तो एक सक्षम इवेंट मैनेजर हमेशा मर्फी के कानून को कम करने के लिए चीजों को दूर करने और योजना के अनुसार योजना बनाने की संभावना को कम करने के लिए देखता है।
एक इवेंट मैनेजर के रूप में, यह सुनिश्चित करना आपकी ज़िम्मेदारी है कि आपके ग्राहक का विशेष कार्यक्रम सुचारु रूप से चलता है और मानव रूप से संभव के रूप में कुछ हिट्स के साथ चलता है।
असली दुनिया में हर संभावना को कवर करने के लिए संभव नहीं है, लेकिन कम से कम आपको महत्वपूर्ण घटना नियोजन गलतियों से अवगत होना चाहिए, प्रत्येक घटना प्रबंधक से बचना चाहिए।
Forewarned forearmed है, तो चलो पांच आवश्यक युक्तियों में पहुंचे जो आपकी अगली योजनाबद्ध घटना में एक अप्रत्याशित आपदा से बचने में मदद कर सकते हैं।
- खराब संचार - यह शायद अनुभवहीन कार्यक्रम योजनाकारों द्वारा बनाई गई सबसे आम गलती है और इसे हर कीमत से बचा जाना चाहिए। खराब संचार (जैसे कि गलत संचार या संचार में) आपदा का जादू कर सकते हैं। खराब संचार अक्सर विस्तार पर ध्यान देने की कमी का परिणाम होता है, खासकर जब आपकी घटना चेकलिस्ट की बात आती है। यह बिल्कुल महत्वपूर्ण है कि आप अपनी आंतरिक घटना टीम और आपके आपूर्तिकर्ताओं दोनों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करें। जबकि आप सभी को माइक्रोमैनेज नहीं करना चाहते हैं, आपको यह जानने की ज़रूरत है कि कौन और कब यह सुनिश्चित करना है कि इसमें शामिल सभी जानते हैं कि उनके बारे में क्या अपेक्षा की जाती है और उनके नियत समय सारिणी को बनाए रखा जाता है।
- गरीब या गायब आकस्मिक योजना - एक अच्छा मौका है कि कम से कम कुछ चीजें आपके ईवेंट तक पहुंचने के दिनों और घंटों में गलत हो जाएंगी। इससे भी बदतर, आपकी विशेष घटना के दौरान कुछ चीजें बुरी तरह से चली जाएंगी। यह सामान्य है और उम्मीद की जा सकती है। एक पेशेवर कार्यक्रम योजनाकार आगे सोचता है, यह पहचानता है कि क्या गलत हो सकता है, और इसमें एक अच्छी आकस्मिक योजना है। उदाहरण के लिए, यदि घटना के दिन आपकी पंजीकरण प्रणाली खराब हो जाती है तो क्या होगा? क्या होगा अगर आप भोजन से बाहर निकलें क्योंकि अतिरिक्त लोग दिखते हैं? क्या होगा यदि आपका मुख्य वक्ता दिखाई नहीं दे रहा है या देर से आता है? यदि इनमें से कोई भी चीज हुई, तो क्या आप सामना कर सकेंगे? दूसरे शब्दों में, क्या आपके पास योजना बी होगी?
- अपर्याप्त परिवहन - क्या आप पूरी तरह से सुनिश्चित हैं कि आपके द्वारा आयोजित और आपके प्रतिनिधि से प्रतिनिधियों और प्रस्तुतियों को प्राप्त करने के लिए आपने जो परिवहन किया है वह पर्याप्त है? अपने कार्यक्रम तक आने वाले सप्ताहों के दौरान और घटना के दिन, सभी परिवहन आवश्यकताओं को पर्याप्त रूप से पूरा किया जाता है। आकस्मिकता के मामले में आपको सोचने की जरूरत है। यदि कोई घटना आपके ईवेंट की सुबह टूट जाती है तो क्या होता है? क्या आपके पास वैकल्पिक परिवहन उपलब्ध है?
- स्पष्ट संकेत की कमी - अगली प्रस्तुति कहां आयोजित की जा रही है, इस बारे में भ्रमित होने की तुलना में एक विशेष घटना में भाग लेने वालों के लिए कुछ भी निराशाजनक नहीं है। यह सुनिश्चित करके इसे से बचें कि आप पर्याप्त संकेत दिखाते हैं जो पढ़ने और समझने में आसान है। ओवरबोर्ड पर जाना बेहतर है और जोखिम में भाग लेने वालों की तुलना में बहुत अधिक संकेत हैं और लगातार दिशाओं के लिए पूछ रहे हैं।
- अपर्याप्त कर्मचारी हाथ पर - आपके विशेष आयोजन के दिन आप बड़ी संख्या में उपस्थित लोगों से निपटेंगे। प्रतिनिधियों के प्रश्नों या चिंताओं से निपटने के लिए केवल एक या दो व्यक्तियों पर भरोसा करने की गलती न करें। सुनिश्चित करें कि आपके पास उपस्थित लोगों की अच्छी गिनती है और, सबसे ऊपर, सुनिश्चित करें कि विक्रेताओं द्वारा प्रदान की गई आपकी ईवेंट प्लानिंग टीम और कर्मियों के बीच, आप पर्याप्त रूप से अपने कार्यक्रम का स्टाफ करते हैं।
क्या गलत हो सकता है, इस बारे में आगे सोचने और योजना बनाने के अलावा, एक चिकनी और सफल घटना सुनिश्चित करने के लिए सर्वोत्तम नीति हमेशा जांचना और दोबारा जांचना है।