क्लाइंट भ्रम से बचने के लिए आपको क्या पता होना चाहिए
यह उन ग्राहकों के साथ अनुभवी पेशेवरों के लिए समान रूप से निराशाजनक है जो पेशकश की जाने वाली सेवाओं को गलत समझते हैं।
"इवेंट मैनेजमेंट" और "इवेंट प्लानिंग" अक्सर एक दूसरे के अलग-अलग चीजें हैं, भले ही वे दो अलग-अलग चीजें हैं। काफी सरलता से, योजना और प्रबंधन समान नहीं हैं। जबकि इन दो कार्यों के कौशल सेट ओवरलैप करते हैं, वे दो अलग-अलग कार्य होते हैं। यह उन ग्राहकों से निपटने वालों के लिए समस्याएं पैदा करता है जो गलती से सोचते हैं कि उन्हें किसी ईवेंट मैनेजर की आवश्यकता होने पर ईवेंट मैनेजर की आवश्यकता होती है। और उन ग्राहकों के लिए जो इस धारणा के तहत हैं कि सभी इवेंट मैनेजर ईवेंट प्लानिंग को भी संभालते हैं। तो आइए भ्रम को साफ़ करें क्योंकि यह महत्वपूर्ण है कि आप और आपके ग्राहकों की एक ही समझ हो।
कार्यक्रम कि योजना बनाना
चलो घटना की योजना के साथ शुरू करते हैं। यहां मुख्य ऑपरेटिव शब्द योजना बना रहा है । सभी घटनाएं - दुल्हन शावर से लेकर बड़े कॉर्पोरेट सभाओं के लिए मील का पत्थर जन्मदिन समारोह - कुछ प्रकार की योजना से शुरू होती है।
घटना विचारों, विषयों, वांछनीय तिथियों और बजट दिशानिर्देशों के संबंध में ग्राहकों के साथ प्रारंभिक चर्चा घटना नियोजन प्रक्रिया का हिस्सा हैं।
घटना की योजना शुरुआत में शुरू होती है , अवधारणा के शुरुआती चरणों से और वास्तविक घटना होने तक सभी तरह से जारी रहती है। और, ईमानदारी से, घटना के कुछ सप्ताह बाद घटना योजनाकार विवरण लपेटते हैं और अनुवर्ती वस्तुओं को संभालते हैं।
कार्यक्रम की योजना में ग्राहक के साथ मिलकर काम करना शामिल होता है जो एक घटना को डिजाइन करने के लिए होता है जो एकत्रित होने के ग्राहक की दृष्टि को दर्शाता है और घटना के उद्देश्य को पूरा करता है। जो ग्राहक एक कार्यक्रम योजनाकार किराए पर लेते हैं, वे घटना के सभी पहलुओं की योजना बनाने के लिए किसी को किराए पर लेते हैं, जिसमें संबंधित विवरण और कार्रवाई आइटम शामिल हैं, और उस घटना को पूरा होने तक पूरा करने के लिए।
घटना नियोजन जिम्मेदारियों में शामिल हो सकते हैं लेकिन इन तक सीमित नहीं हैं:
- घटना के लिए एक समग्र विषय का चयन
- एक बजट विकसित करना
- एक स्थल का चयन
- होटल अनुबंधों पर बातचीत
- विक्रेताओं के बाहर भर्ती
- मेनू की योजना बना रहा है
- एक कैटरर भर्ती
- अतिथि वक्ताओं या मनोरंजन की व्यवस्था
- समन्वय परिवहन
- रंग योजना चुनना
- निमंत्रण विकसित करना
घटना नियोजन वह सब कुछ है जो एक घटना को एक साथ रखने में जाता है। यह कार्य घटना प्रबंधन की बड़ी छतरी के नीचे आता है।
इवेंट मैनेजमेंट
प्रत्येक प्रकार की घटना कई हिस्सों से बना होती है जो एक पहेली के टुकड़ों की तरह फिट होती हैं। अंततः उन सभी टुकड़े एक घटना बनाने के लिए एक साथ आते हैं। सफल घटनाओं में उन सभी संबंधित टुकड़े सही समय पर और सही जगह पर, आसानी से और कुशलता से और योजना के अनुसार एक साथ आते हैं। इस प्रक्रिया को इवेंट मैनेजमेंट कहा जाता है। यह सरल शब्दों में, घटना के प्रोजेक्ट प्रबंधन ही है।
घटना प्रबंधन में किसी घटना के सभी अलग-अलग घटकों के साथ-साथ प्रत्येक पहलू के लिए जिम्मेदार लोगों की टीम बनाने, समन्वय और प्रबंधन शामिल है। घटना प्रबंधन के कुछ पहलुओं में शामिल हो सकते हैं लेकिन इन तक सीमित नहीं हैं:
- एक घटना के लिए एक स्थान आरक्षित
- बाहरी विक्रेताओं का समन्वय
- एक पार्किंग योजना का विकास
- आपातकालीन आकस्मिक योजनाओं को डिजाइन करना
- स्वास्थ्य और सुरक्षा मानकों के अनुपालन को सुनिश्चित करना
- प्रत्येक समारोह के लिए जिम्मेदार प्रबंध कर्मचारी
- एक घटना के निष्पादन की देखरेख
- घटना की निगरानी
- साइट पर घटना की स्थिति को हल करना
इवेंट मैनेजर्स और इवेंट प्लानर्स एक साथ काम करते हैं
इन दो कार्यों को परिभाषित करना चुनौतीपूर्ण है क्योंकि न केवल वे निकटता से संबंधित हैं, जिम्मेदारियां अक्सर ओवरलैप होती हैं। व्यक्तिगत कार्यक्रम योजनाकार इवेंट मैनेजमेंट सेवाएं प्रदान कर सकते हैं, और ईवेंट मैनेजर इवेंट प्लानिंग भी पेश कर सकते हैं।
यह सब व्यक्तिगत योजनाकार या कॉर्पोरेट घटना प्रबंधन टीम, स्थल, और घटना पर निर्भर करता है।
दोनों के बीच मतभेदों को समझना और यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि आप कौन सी सेवाएं प्रदान करेंगे। उदाहरण के लिए; यदि आप बड़े पैमाने पर आयोजन के लिए ईवेंट प्लानिंग सेवाएं प्रदान करते हैं, तो आप एक इवेंट मैनेजर के साथ काम करेंगे जो खानपान प्रबंधक, ऑडियोविज़ुअल टीम इत्यादि के साथ आपकी सेवाओं का समन्वय करेगा। अपनी भूमिका और सेवाओं को परिभाषित करें जो आप प्रदान करेंगे और स्पष्ट रूप से संवाद करेंगे इन संभावित ग्राहकों को नियोजन प्रक्रिया के दौरान किसी भी भ्रम से बचने के लिए।