क्या होगा यदि आप अपने आप को सुपर संगठित मानते हैं और आप किसी ईवेंट की योजना बनाते समय पहले ही चेकलिस्ट का उपयोग करते हैं, लेकिन ऐसी परिस्थितियों का सामना करना पड़ता है जहां आपको एहसास हुआ (बहुत देर हो चुकी है) कि आप कुछ महत्वपूर्ण विवरण देने में असफल रहे। आप गलत कहां गए थे?
प्रत्येक कार्यक्रम के लिए उस घटना की योजना के साथ डिज़ाइन की गई एक ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट की आवश्यकता होती है और व्यक्तिगत ईवेंट विनिर्देशों के अनुरूप होती है। तो प्रत्येक घटना नियोजन चेकलिस्ट अलग है। हालांकि, आपके ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट पर पांच आइटम हैं, भले ही आप एक छोटी जन्मदिन की पार्टी या बड़े कॉर्पोरेट फ़ंक्शन की योजना बना रहे हों।
साइन इन घटना अनुबंध
यह स्पष्ट हो सकता है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप साइन-इन करते हैं - और बदले में हस्ताक्षरित प्रतियां प्राप्त करते हैं - आपके ईवेंट के लिए आवश्यक सभी अनुबंध। इसमें क्लाइंट, स्थल, विक्रेता, होटल, मनोरंजन इत्यादि के साथ ईवेंट अनुबंध शामिल हैं। एक फर्म हैंडशेक व्यवसाय करने का एक अच्छा तरीका है, लेकिन किसी भी विक्रेता की भर्ती को सुरक्षित करने का तरीका नहीं है और क्लाइंट के लिए काम करने के लिए प्रतिबद्ध नहीं है ।
सब कुछ लिखित में प्राप्त करें और कोई काम न करें या अपने कार्यक्रम की योजना बनाने पर एक पैसा खर्च न करें जब तक कि सभी कागजी कार्य पर हस्ताक्षर नहीं किए जाते और वितरित नहीं किए जाते। यदि आप एक ईवेंट प्लानर हैं, जिन्हें आपकी ईवेंट सेवाओं के लिए ईवेंट अनुबंध की आवश्यकता है, तो यहां क्लिक करें।
घटना की तारीख और समय की पुष्टि करें
आप इस घटना के लिए नियोजन चरणों में घुटने टेक रहे हैं।
किसी को भी तारीख को गलत कैसे मिल सकता है? विक्रेताओं के पास अक्सर अन्य व्यवसाय आते हैं। ग्राहक घटना के लिए दिनांक और समय से सहमत हो सकते हैं और फिर योजनाओं में बदलाव के बारे में आपको सूचित करना भूल जाते हैं। अपनी घटना की योजना बनाना शुरू करने से पहले, तिथि और शुरुआत और समाप्ति समय को दोबारा जांचें और इन्हें लिखित में प्राप्त करें ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर हों।
अतिरिक्त सहायता किराया
अपने कार्यक्रम के दिन अतिरिक्त सहायता के मूल्य को कम मत समझें। हमेशा ऐसा कुछ होता है जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है और अधिकांश कार्यक्रम योजनाकार घटनाओं को चलाने में पहले से ही बहुत व्यस्त हैं जो उत्पन्न होने वाली स्थितियों पर अपना ध्यान समर्पित करते हैं। अतिरिक्त सहायता भर्ती करना एक महत्वपूर्ण कदम है जिसे अक्सर अनदेखा किया जाता है जब तक कि नौकरी के लिए सर्वश्रेष्ठ कार्यक्रम कर्मचारियों को किराए पर लेने में शायद देर हो जाती है। घटना कर्मचारियों को भर्ती करने की बात आती है जब बचे हुए लोगों के लिए व्यवस्थित न हों। इस आइटम को अपनी घटना चेकलिस्ट पर रखें और अनुभव के साथ सर्वश्रेष्ठ प्रशिक्षित कर्मचारियों को सुरक्षित करें जो आपके ईवेंट बजट को फिट करते हैं।
एक साइट वाक-थ्रू का संचालन करें
कुछ भी आपके दिमाग में कुछ कल्पना करने की तुलना में कुछ भी अनुभव नहीं करता है। ईवेंट क्लाइंट और विक्रेताओं के साथ ईवेंट साइट के चलने का आयोजन करना कार्यक्रम नियोजन प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण कदम है।
यह प्रश्न उठाने, पते की चिंताओं, और कमरे के सेट-अप, सजावट, पंजीकरण की नियुक्ति, और घटना के समग्र प्रवाह पर एक समझौते के लिए एक अवसर प्रस्तुत करता है। अक्सर बार, जब भी हम सोचते हैं कि हम स्पष्ट रूप से संवाद कर रहे हैं, तो कुछ भी हमारी दृष्टि हमारे वर्णन के आधार पर किसी और के बारे में कल्पना करने के विपरीत है। नियोजन चरणों के दौरान भौतिक अंतरिक्ष का चलना लें ताकि घटना के दिन कोई आश्चर्य न हो।
फॉलो-अप के लिए अनुस्मारक शामिल करें
आदर्श दुनिया में, एक बार किसी को यह बताने के लिए पर्याप्त होगा कि नौकरी पूरी हो जाए। दुर्भाग्यवश, असली कामकाजी दुनिया इस तरह से काम नहीं करती है या कम से कम घटना की योजना का व्यवसाय नहीं करती है। घटना के विभिन्न चरणों में शामिल प्रबंधन और कई खिलाड़ियों के प्रबंधन के लिए कई विवरणों के साथ, कुछ खोना आसान है।
इसलिए, जब आप व्यवस्थित और शेड्यूल रखने के लिए अपनी इवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट विकसित करते हैं, तो कुछ फॉलो-अप के लिए अनुस्मारक शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि आपने मेनू विचारों के बारे में कैटरर से बात की है, तो अपनी इवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट पर एक आइटम शामिल करें, जो "प्रस्तावित मेनू पर कैटरर के साथ अनुवर्ती" और "कैटरर के साथ स्वाद स्वाद" पढ़ता है। घटना नियोजन में, कोई नहीं है ऐसी चीज की पुष्टि करने के लिए कई बार।