अपना विषय और स्थान चुनें
यह चरण दो चरों का प्रतिनिधित्व करता है जो आपके दर्शक किसी और चीज़ से पहले जानना चाहते हैं।
बैठक के "कहां और क्यों" तुरंत प्रभावित होंगे कि किसको आमंत्रित किया जाएगा और चाहे वे भाग लेंगे या नहीं।
आपके द्वारा चुने गए स्थान पर समग्र बैठक को प्रभावित किया जाता है और घटना की योजना बनाते समय आपको अन्य निर्णय लेने की आवश्यकता होती है।
प्रतिभागियों की पहचान करें
एक केंद्रित और उत्पादक बैठक चलाने का एक बड़ा हिस्सा विचलन से परहेज कर रहा है, और इसका मतलब शीर्ष निर्णय निर्माताओं को आमंत्रित करना सीमित है। संचार में सभी संबंधित पार्टियों को शामिल करने के लिए कॉर्पोरेट संस्कृति में प्रवृत्ति है, लेकिन आप उन सहयोगियों को हटाकर उत्पादन को बढ़ावा दे सकते हैं जो महत्वहीन चर्चाओं के साथ प्रगति को धीमा कर सकते हैं। गैर-मतदान प्रतिभागियों को आमंत्रित करने के बजाय, बैठक में आने से पहले प्रमुख उपस्थित लोगों को उनके अधीनस्थों से बात करने के लिए प्रोत्साहित करें।
ऑफर तीन तिथियां और टाइम्स
प्रत्येक उपस्थिति की उपलब्धता के बारे में पूछताछ के बारे में सावधान रहें। जब आपकी बैठक के लिए एक पारस्परिक रूप से लाभप्रद तिथि निर्धारित करने की बात आती है तो मुद्दों के "पेंडोरा बॉक्स" को खोलना आसान होता है।
इससे बचने का एक तरीका कुछ तिथियों और समय की पेशकश करना है, फिर प्रत्येक व्यक्ति से पूछें कि कौन सा सबसे अच्छा काम करता है। यदि आप भाग्यशाली हैं तो तिथियों में से एक सभी के लिए मेल खाएगा। यदि नहीं, तो आउटलेटर्स से पूछने से डरो मत कि क्या वे बहुमत को समायोजित करने के लिए अपने कैलेंडर को समायोजित कर सकते हैं।
एक यात्रा कार्यक्रम बनाएँ
बैठक के प्रत्येक खंड का नेतृत्व करने वाले लोगों के साथ किस विषय पर चर्चा की जाएगी, इसके लिए एक कार्यक्रम निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।
एक यात्रा कार्यक्रम को सटीक रूप से बनाने के लिए योजनाकारों को शीर्ष अधिकारियों से सलाह लेनी पड़ सकती है। एक बार पहला मसौदा पूरा हो जाने के बाद इसे अनुमोदन के लिए समूह में जमा किया जाना चाहिए।
प्रस्तुति आवश्यकताओं पर चर्चा करें
समूह को विचार प्रस्तुत करने के कई अलग-अलग तरीके हैं, और प्रत्येक निर्धारित स्पीकर की अपनी प्राथमिकता होगी। पावरपॉइंट कार्यक्षमता, इंटरनेट का उपयोग, और सफेद बोर्ड केवल कुछ घटक हैं जिन्हें आपको व्यवस्थित करने की आवश्यकता हो सकती है। इन विवरणों का अनुरोध करने में सक्रिय रहें, और बैठक से कुछ दिन पहले उनकी पुष्टि करने के लिए उनका पालन करें।
अनुसूची खानपान
छोटी बैठकों के लिए भोजन का आदेश देने की कुंजी मेनू को कार्यात्मक रखना है। आप नहीं चाहते कि खानपान व्यापार के किसी भी पहलू से हस्तक्षेप करे, इसलिए यदि संभव हो तो अत्यधिक औपचारिक भोजन से बचें। यदि एक सीट-डाउन लंच का अनुरोध किया जाता है तो भोजन के लिए आसन्न कमरे बुक करने का प्रयास करें ताकि उपस्थित लोग जल्द से जल्द बैठक में वापस जा सकें।
अंतिम विवरण भेजें
घटना से लगभग सात दिन पहले आप प्रत्येक प्रतिभागी को यात्रा कार्यक्रम और विवरण की अंतिम प्रति भेजना चाहते हैं। इसमें दिन के लिए आदेश दिया गया सब कुछ शामिल होना चाहिए। दिशा-निर्देश, पार्किंग जानकारी, कमरे की संख्या और आपातकालीन संपर्क भी शामिल करें।
यदि आप अधिकारियों के साथ काम कर रहे हैं तो ईमेल पर अपने प्रशासनिक सहायकों की प्रतिलिपि बनाएँ।
मीटिंग डे
बैठक योजनाकार के रूप में, यह सुनिश्चित करना आपका काम है कि घटना सफलतापूर्वक बंद हो जाती है। बेशक, आप कमरे का निरीक्षण करने और खानपान और ए / वी समन्वयक से मिलने के लिए साइट पर जल्दी पहुंचना चाहेंगे। स्थान के आधार पर, आप साइनेज पोस्ट करना भी चाहेंगे ताकि सभी को कमरे में अपना रास्ता मिल सके।
और वहां आपके पास यह है - एक सफल छोटी बैठक की योजना बनाने के लिए आठ अपेक्षाकृत सरल कदम।
प्रत्येक चरण को निष्पादित करने से आपके हिस्से पर समय और परिश्रम होगा, लेकिन उपस्थित लोगों को आपकी योजनाओं को संचारित करना आधा युद्ध है। अधिक लोगों को पता है कि बैठक से क्या उम्मीद करनी है, उतना ही तैयार होगा कि वे व्यवसाय पर उतर जाएंगे।