आम घटना योजना से बचने के लिए गलतियाँ

गलतियों को व्यापार में और नियमित रूप से हमारे व्यक्तिगत जीवन में बनाया जाता है। इस तरह हम बढ़ते हैं और सीखते हैं। लेकिन कुछ गलतियां महंगी हैं। इन पांच बहुत आम घटना नियोजन गलतियों से बचने के लिए आवश्यक कदम उठाएं और - यदि आप कोई गलती करते हैं - सुनिश्चित करें कि आप दूसरी बार एक ही गलती नहीं करते हैं।

जल्दी शुरू नहीं किया जा रहा है

प्रक्षेपण आपका दुश्मन है। यह सबसे आम घटना योजनाओं में से एक है जिसे आप टालना चाहते हैं।

घटना नियोजन प्रक्रिया शुरू करने में विफल होने से लाइन के नीचे कई समस्याएं हो सकती हैं। जैसे ही कोई तिथि चुनी जाती है और आपके पास अपने ईवेंट और बजट का सामान्य दायरा है, काम पर आएं। होटल और अन्य स्थानों को अग्रिम रूप से बुक करने का तरीका इतना सुरक्षित है जितना जल्दी हो सके। ऐसा करने में विफलता आपके स्थल विकल्पों को सीमित कर देगी और दुर्भाग्यवश, जो कुछ भी स्थान उपलब्ध है, उसके साथ छोड़ा जाएगा। अतिथि वक्ताओं और लाइव मनोरंजन भी वास्तविक घटना की तारीख से आगे बुकिंग मार्ग लेते हैं। एक बार आपकी घटना की तारीख सुरक्षित हो जाने के बाद, अपना शोध करें और जब आप अपने पसंद के कलाकार पर निर्णय लेते हैं, तो तुरंत अनुबंध पर हस्ताक्षर करें।

एक ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट के साथ स्वयं को व्यवस्थित करना एक और कार्य है जिसे तुरंत निपटाना चाहिए। घटना नियोजन प्रक्रिया में सभी चरणों का मानचित्रण करके, यह निर्धारित करना कि उन्हें कब पूरा करने की आवश्यकता है, और प्रत्येक के लिए समय सारिणी विकसित करना, आपके पास शुरू करने और आपको ट्रैक रखने के लिए एक मूल्यवान मार्गदर्शिका होगी।

बहुत देर से शुरू करना सबसे आम घटना नियोजन गलतियों में से एक है।

प्रतिस्पर्धी घटनाओं के लिए जांच नहीं कर रहा है

क्या आपने कभी अपनी घटना को केवल सीखने के लिए शेड्यूल किया - एक बार योजना की प्रक्रिया शुरू हो जाने के बाद और घटना की तारीख तय हो गई - कि उसी दिन एक और प्रतिस्पर्धात्मक घटना है? केवल एक घटना भीड़ को आकर्षित करेगी, इसलिए अपनी संभावनाएं न लें और अपनी उंगलियों को पार करें जो आमंत्रित हैं वे आपकी घटना लेंगे।

पूरी तरह से स्थिति से बचें।

अपनी सावधानी बरतें और बहुत देर हो जाने से पहले किसी भी घटना के संघर्ष की जांच करें। उद्योग सभाओं (बड़े और छोटे दोनों) के लिए कार्यक्रमों को देखें, छुट्टियों के निकट, प्रमुख खेल आयोजन और स्थानीय सभाएं जो घटना के लिए ड्राइविंग करने वालों के लिए विनाश को खत्म कर सकती हैं। एक बार जब आप अपने कार्यक्रम की तारीख पर निर्णय ले लेते हैं, तो अपने मेहमानों को शब्द प्राप्त करें। "तिथि सहेजें" अधिसूचनाएं और "आने वाली घटनाएं" लिस्टिंग उन लोगों को दें जो आपके ईवेंट को अपने कैलेंडर पर चिह्नित करने का मौका देते हैं।

विक्रेताओं की पुष्टि नहीं

एक हस्ताक्षरित विक्रेता अनुबंध कानूनी रूप से बाध्यकारी समझौता है और आपको उन सेवाओं के लिए जिम्मेदार विक्रेता को पकड़ने के लिए लिखित रूप में कुछ देता है जो वे प्रदान करते हैं। हालांकि, यह घटना के समय आपके लिए कुछ भी नहीं करता है जब आप महसूस करते हैं कि विक्रेता कोई शो नहीं है। हाथ में वह घटना अनुबंध आपके भूख मेहमानों को भोजन नहीं देगा या एक खाली बॉलरूम में टेबल और कुर्सियां ​​प्रदान नहीं करेगा। प्रत्येक विक्रेता के साथ एक बार पुष्टि नहीं करें, लेकिन दो बार। हाँ, दो बार । उस समय आप अपने हस्ताक्षरित अनुबंध की प्राप्ति की पुष्टि करें जब आप दोनों शर्तों से सहमत हों। घटना से पहले एक बार फिर पुष्टि करें। यह खाद्य वितरण या सजावट के विवरण के बारे में आपके पास वार्तालाप नहीं है; यह विशेष रूप से यह सुनिश्चित करने के लिए एक अनुवर्ती अनुवर्ती है कि आपका ईवेंट अभी भी उनके कैलेंडर पर है।

इवेंट विक्रेता कई कार्यक्रमों को बुक करते हैं और कंपनी के किसी अन्य व्यक्ति द्वारा शफल में खोने या मिस्फील्ड करने के लिए आपके पेपरवर्क के लिए यह बहुत आसान है। तो सुनिश्चित करें कि इन्हें जांचने के लिए वापस आने से यह नहीं होता है और पुष्टि की जाती है कि आपके ईवेंट और तिथि, समय और सेवाओं के बारे में विनिर्देश वास्तव में उनके शेड्यूल पर हैं। और उस विक्रेता अनुबंध को आसानी से उपलब्ध रखें।

"प्लान बी" नहीं है

एक आकस्मिक योजना होने के लिए किसी भी घटना के लिए जरूरी है, लेकिन विशेष रूप से उन घटनाओं के लिए जो बाहर आयोजित किए जाने वाले कार्यक्रमों के लिए आवश्यक हैं। मौसम की स्थिति अप्रत्याशित है और यदि तूफान, भारी हवा सलाहकार या सनकी जय तूफान ने आपके कार्यक्रम को रद्द करने की धमकी दी है, तो बैकअप योजना बनाएं। वर्षा की तारीख, वैकल्पिक घटना स्थान, और एक संशोधित गतिविधि कार्यक्रम सभी विकल्प हैं यदि आपका बाहरी कार्यक्रम - या इसका हिस्सा - घर के अंदर ले जाना चाहिए।

मौसम अनिश्चितताओं की तैयारी के अलावा, समय से पहले अन्य असामान्य परिस्थितियों को भी संबोधित किया जा सकता है। साइट पर जनरेटर होने से पावर आउटेज कम किया जा सकता है। ओवरफ्लो पार्किंग को दूसरे, पूर्वस्थापित स्थान पर ले जाया जा सकता है। होटल के कमरे की उपलब्धता के साथ मुद्दों को आपके होटल ब्लॉक के भीतर आरक्षित पर कुछ अतिरिक्त कमरे रखकर हल किया जा सकता है। अपने कार्यक्रम के विनिर्देशों पर विचार करें और उन क्षेत्रों को सोचा जो उत्पन्न होने वाले मुद्दों के प्रति अधिक संवेदनशील हैं। वैकल्पिक परिदृश्यों को आगे बढ़ाने और विकसित करने की योजना बनाकर, आप सबसे महंगी घटना नियोजन गलतियों में से एक से बच सकते हैं।

पर्याप्त मदद नहीं भर्ती

जब ईवेंट स्टाफ को भर्ती करने की बात आती है, तो बेहतर होता है। इससे आपको अधिक पैसा लगेगा लेकिन यह आपकी घटना को बचा सकता है। इसे चित्रित करें: कारों का बैकअप एक पार्किंग स्थल में प्रवेश करने की प्रतीक्षा कर रहा है, जबकि पार्किंग परिचरों को बनाए रखने की कोशिश की जाती है। निराशाजनक मेहमानों की एक पंक्ति एक पेय के आदेश की प्रतीक्षा कर रही है क्योंकि एक सर्वर मांग के साथ बने रहने के लिए संघर्ष करता है। इवेंट पंजीकरण श्रमिकों ने बड़ी संख्या में मेहमानों से अभिभूत होकर, जो थके हुए यात्रियों को चेक-इन करने के लिए बहुत लंबा इंतजार कर रहे थे। आपको विचार मिलता है। व्यस्त समय के दौरान सहायता के लिए अतिरिक्त आयोजन कर्मचारी होने के कारण, ज़रूरत वाले क्षेत्रों को अतिरिक्त सेवा प्रदान करें, उत्पन्न होने वाली समस्याओं का समाधान करें, या प्रश्नों वाले मेहमानों के आने के लिए एक स्वागत उपस्थिति हो, अपने कार्यक्रम को एक अच्छी घटना से शानदार घटना तक बढ़ा सकते हैं।

इवेंट स्टाफ को भर्ती करते समय, उन कर्मचारियों की तलाश करें जिनके साथ आप योजना बना रहे हैं। केवल पेशेवर, अत्यधिक अनुशंसित कर्मचारियों को किराया। उन लोगों को शिक्षित करें कि आपकी घटना क्या है, मेहमान जो उपस्थित होंगे, आपकी उम्मीदें, और उनके संपर्क बिंदु किसके पास एक प्रश्न या समस्या होनी चाहिए। इवेंट स्टाफ - भले ही वे एक बाहरी विक्रेता द्वारा प्रदान किए जाते हैं - आपको और आपके कार्यक्रम नियोजन व्यवसाय का प्रतिनिधित्व करते हैं। इवेंट स्टाफ के साथ एक नकारात्मक मुठभेड़ अतिथि और ग्राहक दोनों की याद में रहती है और यहां तक ​​कि सबसे अच्छी तरह से योजनाबद्ध घटनाओं को भी खारिज कर सकती है।